La tua organizzazione è pronta per il futuro dei viaggi aziendali?
Introduzione
I cambiamenti improvvisi nei viaggi di lavoro si presentano ormai con frequenza. L'evoluzione delle pratiche aziendali, l'innovazione tecnica e l'incertezza climatica richiedono un'esperienza di viaggio più fluida per amministratori e viaggiatori. Sebbene le organizzazioni non possano prevedere il futuro, possono prepararsi per evolversi con esso.
Questo eBook affronta le principali questioni organizzative che possono aiutarti a pianificare al meglio il futuro dei viaggi d'affari. Analizzeremo sei punti fondamentali per migliorare la gestione delle trasferte e delle spese (T&E), consentendo alla tua organizzazione di raggiungere il successo duraturo.
Automatizzare le politiche aziendali per semplificare il lavoro dei team
Secondo il "Rapporto sulle tendenze nella gestione delle spese" di Emburse del 2023, il 26% delle aziende ha segnalato una scarsa comprensione da parte dei viaggiatori delle proprie politiche aziendali, mentre il 6% ha riscontrato una comprensione quasi nulla. Le politiche di viaggio devono essere documenti sempre aggiornati e comunicati con chiarezza, per rispondere alle dinamiche in continua evoluzione. Se non vengono gestite correttamente, potrebbero creare confusione tra i viaggiatori e i responsabili dell'approvazione, con conseguenti perdite finanziarie e altre problematiche. Con l'avvento di modalità di lavoro flessibili o ibride, i dipendenti si sono abituati ad acquistare qualsiasi cosa con carte personali o aziendali. Le organizzazioni che utilizzano metodi di rendicontazione manuale delle spese registrano una maggiore presenza di costi che non rientrano nelle politiche. Quindi, aumentano le spese indirette. Le spese indirette sono quei costi che si collocano tra gli acquisti basati su fattura e le spese di viaggio tradizionali e spesso provengono dal budget assegnato a un determinato team.
Sempre più responsabili dei viaggi sono dell'opinione che, nell'elaborare e applicare una politica di viaggio, occorra bilanciare l'esperienza del viaggiatore con il rispetto delle normative aziendali. Secondo il "Rapporto sul personale" dell’iCIMS del 2024, il 51% dei lavoratori intervistati sta considerando di cambiare lavoro prima della fine dell’anno, e il 13% cita i benefit aziendali come una delle motivazioni principali.
Con l'incertezza che caratterizza il panorama occupazionale, è fondamentale che le aziende si adattino e innovino per conservare i migliori talenti. Offrire maggiore flessibilità negli acquisti di viaggio, come ad esempio allentare i requisiti per ottenere tariffe più basse sui voli, può migliorare la soddisfazione dei dipendenti e avere un impatto positivo sul loro coinvolgimento. Le piccole implicazioni finanziarie sarebbero compensate dall’effetto positivo sulla soddisfazione dei viaggiatori e sulla fidelizzazione dei dipendenti a lungo termine.
Modificare le politiche o introdurre maggiore tolleranza nei requisiti di conformità non dovrebbe gravare sugli approvatori o sul team finanziario. L'automatizzazione dell'applicazione delle politiche richiede che le modifiche vengano integrate direttamente negli strumenti utilizzati per la prenotazione e la gestione delle spese di viaggio. I sistemi di gestione delle spese possono semplificare i rimborsi, consentendo una certa flessibilità nelle regole di approvazione, eliminando così le complicazioni per piccole discrepanze nelle politiche.
Aumentare la soddisfazione dei dipendenti con un'esperienza incentrata sui dispositivi mobili
Nel corso dell'ultimo decennio, l'innovazione nei viaggi di lavoro si è concentrata sul miglioramento dell'esperienza dei viaggiatori attraverso l'uso di dispositivi mobili. I consumatori sono ormai abituati ad app potenti e facili da usare nella loro vita quotidiana e si aspettano la stessa esperienza anche sul lavoro. Per garantire che un'organizzazione possa supportare adeguatamente i propri dipendenti che viaggiano per lavoro in futuro, è fondamentale offrire soluzioni incentrate sui dispositivi mobili. Le aziende devono quindi assicurarsi che i loro ecosistemi di viaggio e spese siano ottimizzati per offrire un'esperienza mobile completa, dalla prenotazione iniziale alla gestione delle spese di viaggio. Tra le funzionalità principali che le organizzazioni dovrebbero considerare per i loro strumenti mobili di gestione viaggi e spese ci sono:
Prenotazione e modifica dei viaggi
Le prenotazioni e le modifiche dovrebbero essere integrate direttamente nella soluzione di gestione delle spese dell'utente, senza necessitare di ulteriori azioni da parte dell'utente, anche nel caso in cui l'organizzazione adotti soluzioni autonome per la prenotazione e la gestione delle spese.
Caricamento delle ricevute e invio dei resoconti delle spese
L'inserimento delle ricevute, sia fisiche che elettroniche, nella soluzione per la gestione delle spese dovrebbe essere semplice e immediato. Affinché una soluzione sia davvero efficace, deve anche automatizzare in modo preciso ed efficiente i processi fondamentali, come l'estrazione rapida e accurata dei dati e la capacità di generare automaticamente voci di spesa complete a partire dalla ricevuta.
Integrazione con altre soluzioni
È fondamentale semplificare il processo per i viaggiatori, permettendo loro di prenotare, pagare e contabilizzare le transazioni per le soluzioni di terze parti basate su app, senza dover caricare manualmente le ricevute. Le organizzazioni devono assicurarsi che i loro ecosistemi di viaggio e gestione delle spese siano ottimizzati per offrire un'esperienza mobile fluida e integrata in ogni fase del processo, dalla prenotazione iniziale all'invio delle spese sostenute durante il viaggio.
Ridurre le frodi e gli sprechi con l'audit automatizzato
Secondo TravelPerk, le frodi sulle spese sono tra le più diffuse tra i dipendenti. Si stima che a livello globale il 5% dei ricavi venga perso a causa delle frodi, e le frodi sulle spese rappresentano da sole il 14,5% di tutte quelle individuate. Fortunatamente, gli strumenti di gestione delle spese stanno migliorando le capacità di rilevare e prevenire le frodi prima che una spesa venga approvata. Il rilevamento delle ricevute duplicate è solo una delle funzionalità che le aziende possono utilizzare per ridurre il rischio. Un'altra tendenza in crescita è quella di obbligare i dipendenti a pagare le spese di viaggio tramite carte aziendali.
Anche la revisione contabile svolge un ruolo fondamentale nella lotta contro le frodi sulle spese. Tuttavia, ciò comporta alcune difficoltà. L'audit manuale è dispendioso in termini di tempo e risorse, e il suo valore è spesso commisurato ai benefici ottenuti dalla prevenzione delle attività fraudolente. Inoltre, gli audit manuali si basano sull'opinione del revisore e possono portare a falsi positivi. Grazie all'innovazione tecnologica, molte organizzazioni stanno rivalutando il modo in cui conducono la revisione delle spese. Invece di concentrarsi esclusivamente su singole violazioni, stanno adottando un approccio olistico, esaminando la spesa in modo globale. Focalizzandosi sul quadro generale, le aziende possono ridurre il tempo dedicato al perseguimento di infrazioni minori e concentrarsi su modelli o tendenze più ampie che potrebbero rivelare abusi sistemici.
Semplificare i processi di pagamento aumentando la conformità
Negli ultimi anni, le carte aziendali sono diventate sempre più comuni, grazie ai loro vantaggi, come il cash back e le funzionalità di prevenzione delle frodi. Con il passaggio dalle carte fisiche a quelle virtuali, il controllo degli acquisti presso il punto vendita è diventato più sofisticato. Le organizzazioni innovative sono sempre più inclini ad adottare carte di credito e di pagamento aziendali per semplificare i processi di pagamento e migliorare la conformità.
In passato, ottenere una carta aziendale significava dover affrontare lunghi processi di richiesta tramite l'ufficio finanziario e aspettare la consegna. Una volta ricevuti gli estratti conto, il team finanziario verificava manualmente la corrispondenza con le ricevute inviate dal viaggiatore, controllando eventuali discrepanze con il titolare della carta. Prevenire spese non conformi alla politica aziendale era difficile, e spesso il viaggiatore doveva rimborsare l'organizzazione successivamente.
L'introduzione delle carte virtuali, abbinata a controlli di spesa integrati più efficaci, ha semplificato l'emissione e il controllo delle carte aziendali. Le carte possono essere richieste direttamente al team finanziario dell'organizzazione e le carte virtuali possono essere elaborate e inviate ai telefoni cellulari istantaneamente. Gli amministratori possono, inoltre, gestirle in modo molto più dettagliato. Particolari tipologie di MCC (codice di categoria commerciale) possono limitare i pagamenti, ad esempio solo a determinati hotel e compagnie aeree, e persino a singole catene, compagnie aeree o fornitori. I limiti di spesa possono essere applicati in modo analogo a seconda delle esigenze, ad esempio per un periodo di tempo specifico o per un importo massimo per un soggiorno in hotel o un biglietto aereo. Queste politiche di spesa possono essere applicate a singoli utenti e modificate in tempo reale.
Questa flessibilità consente inoltre alle aziende di concedere l’uso delle proprie carte aziendali anche a chi non è un viaggiatore frequente. Gli amministratori delle carte delle organizzazioni possono emettere carte con limiti di tempo per viaggiatori occasionali e a chi deve sottoporsi a un colloquio di lavoro, permettendo di pagare lo spostamento per il colloquio, senza dover presentare le spese in un secondo momento. Le organizzazioni che adottano programmi di carte aziendali di nuova generazione, in collaborazione con fornitori all'avanguardia, possono assicurarsi di rimanere al passo con le tendenze emergenti nei pagamenti per i viaggi di lavoro.
Aumentare l'efficienza con un'esperienza end-to-end ottimale
Una soluzione semplificata e altamente automatizzata per l'inserimento delle ricevute e la creazione e l'invio delle note spese è fondamentale, ma rappresenta solo una parte del processo complessivo di gestione delle spese. La verifica automatica della conformità, il processo di approvazione e le integrazioni con sistemi di terze parti sono elementi chiave di un'esperienza end-to-end avanzata. Una soluzione di gestione delle spese orientata al futuro deve essere flessibile a livello di singola voce, inoltrare automaticamente le spese per l'approvazione e integrare le regole di approvazione in linea con le politiche stabilite dall'organizzazione. Inoltre, dovrebbe consentire di modificare le regole di inoltro per adattarsi a esigenze di cambiamento.
I dati relativi ai rimborsi spese approvati dovrebbero poter essere facilmente esportati nei sistemi destinati a questo scopo, inclusi i sistemi di contabilità/ERP per la registrazione contabile, i processori di pagamenti ACH per il rimborso e le soluzioni di fatturazione per le spese relative ai clienti. L'architettura di base di una soluzione di gestione delle spese deve essere abbastanza flessibile da consentire integrazioni in tempo reale con altre soluzioni tramite API o servizi Web. In base alle esigenze organizzative, anche i trasferimenti di file sicuri possono risultare sufficienti per collegare sistemi diversi. L'obiettivo finale è raccogliere i dati provenienti da questi sistemi affinché possano orientare il processo decisionale strategico.
Prendere decisioni più intelligenti analizzando i dati
I direttori finanziari e i dirigenti aziendali si aspettano che le decisioni siano sempre più basate su dati significativi, accurati e tempestivi. Le agenzie di viaggio forniscono resoconti dettagliati sulle prenotazioni di voli, hotel e treni, ma spesso ci sono ancora grandi volumi di spesa che non vengono adeguatamente monitorati. Ad esempio, le prenotazioni effettuate al di fuori dei canali predefiniti, le spese per il trasporto via terra e le spese per i pasti. Tutte queste spese, siano esse pagate con carte aziendali o con fondi personali, devono passare attraverso una soluzione di gestione delle spese. Le soluzioni di gestione delle spese per le organizzazioni di medie e grandi dimensioni raccolgono milioni di dati dettagliati su ogni aspetto delle spese dei dipendenti, tra cui gli acquisti effettuati, gli importi, gli orari e i luoghi delle transazioni
Un'analisi efficace dei dati migliora:
- La valutazione delle spese in base a vari parametri: reparto, sede, categoria, ecc. È fondamentale individuare tendenze o anomalie nelle spese di viaggio e altre voci che potrebbero non essere conformi alle politiche aziendali. Ad esempio: alcuni uffici spendono più della media per pasti e intrattenimento? Alcuni reparti prenotano viaggi fuori dai canali approvati?
- La visibilità delle spese per categoria e fornitore: per i viaggi, l'analisi delle spese con una compagnia aerea o una catena alberghiera consente di ottenere tariffe vantaggiose grazie a volumi elevati di spesa. È possibile monitorare quanto viene speso con i fornitori abituali per regolare il volume delle transazioni e ottenere sconti. Inoltre, i team finanziari possono esaminare i dati per rilevare non conformità, determinarne le cause e correggere i comportamenti non in linea con le politiche.
- La possibilità di individuare tendenze di spesa tra i dipendenti: analizzando i dati, è possibile identificare dipendenti che inviano frequentemente spese appena al di sotto della soglia consentita o approvatori che autorizzano continuamente spese non conformi alle politiche aziendali.
Avere una visione completa delle spese di viaggio e dei rimborsi è il primo passo per prendere decisioni più ponderate. Un'analisi efficace di questi dati può generare significativi vantaggi finanziari per l'organizzazione, orientando le scelte strategiche. La capacità di analizzare in modo preciso ed efficiente questi dati è fondamentale per i reparti finanziari, consentendo di ridurre spese superflue e inefficaci, prevenire frodi e garantire l'accesso a sconti vantaggiosi.
Rendere il programma di viaggio a prova di futuro con una soluzione T&E automatizzata
Per essere pronti al futuro, le organizzazioni devono agire su più fronti. L'adozione di tecnologie avanzate è un elemento fondamentale, ma deve essere supportata anche da un cambiamento culturale e da scelte orientate alla flessibilità.
È cruciale scegliere soluzioni agili che permettano di adattarsi rapidamente ai cambiamenti tecnologici, alle dinamiche dei viaggi e alle esigenze aziendali. Le soluzioni devono integrarsi facilmente con altri sistemi aziendali, formando un ecosistema che permetta una gestione fluida ed efficace dell'innovazione. La flessibilità deve estendersi anche alle politiche aziendali, dalla modifica delle regole di spesa all'inoltro delle approvazioni, per rispondere prontamente ai cambiamenti organizzativi.
È fondamentale monitorare i cambiamenti complessivi nell'ambiente aziendale e nel settore dei viaggi, rispondendo in modo agile alle nuove necessità. Per stare al passo con una forza lavoro sempre più tecnologica e competente, i team di gestione dei talenti devono puntare a ottimizzare costantemente l'esperienza utente. Con il confine sempre più sfumato tra vita professionale e personale, le persone si aspettano la stessa esperienza fluida e di qualità che hanno sui dispositivi personali, anche quando utilizzano gli strumenti aziendali.
Informazioni su Emburse
Emburse offre soluzioni innovative end-to-end per la gestione di viaggi e spese, in grado di risolvere i problemi delle organizzazioni che guardano al futuro. La nostra gamma di prodotti pluripremiati è apprezzata da oltre 12 milioni di leader del settore finanziario e dei viaggi, nonché da professionisti in tutto il mondo. Oltre 20.000 organizzazioni in 120 paesi, dalle grandi aziende Global 2000 alle piccole e medie imprese, fino alle agenzie del settore pubblico e alle organizzazioni non profit, contano su di noi per gestire comodamente i viaggi di lavoro e le spese dei dipendenti.
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