Cosa rende efficace una politica di viaggio?
"Agisci nel migliore interesse di Netflix".
Solo cinque semplici parole costituiscono una delle politiche di viaggio più discusse nelle aziende americane. Sorprendente per un'azienda con oltre 13.000 dipendenti? Certamente. Realistico? No.
Una politica di viaggio aziendale efficace si fonda su un delicato equilibrio tra responsabilità fiscale ed esperienza dei dipendenti. È cruciale sviluppare un framework che controlli i costi senza ostacolare le relazioni commerciali che i viaggiatori stanno cercando di costruire.I travel manager di successo sanno che una politica troppo restrittiva può risultare controproducente. Misure estreme per ridurre i costi, come limitare il rimborso dei pasti al solo pranzo o richiedere tre voli in classe economica prima di consentire l'upgrade in business class, spesso generano più attrito che valore. La politica deve essere abbastanza flessibile da soddisfare le esigenze pratiche dei viaggi aziendali moderni.
Per essere efficace, la politica sui viaggi aziendali deve soddisfare tre requisiti fondamentali:
- Chiarezza La politica deve essere semplice, chiara e facilmente accessibile a tutti i dipendenti. Le politiche complicate o poco chiare spesso falliscono nel guidare il comportamento dei dipendenti durante i viaggi.
- Equità: La politica deve essere sviluppata, realizzata e gestita con un approccio equo e responsabile. Dovrebbe consentire all'organizzazione di responsabilizzare i dipendenti.
- Equilibrio: La politica deve essere orientata a gestire la conformità, prevenire le frodi e controllare i costi relativi ai viaggi, pur garantendo la sicurezza e il comfort dei viaggiatori. Prenditi cura dei tuoi dipendenti e loro si prenderanno cura del tuo business.
In definitiva, una buona politica di viaggio dovrebbe essere di supporto piuttosto che punitiva e incoraggiare il rispetto delle disposizioni attraverso la comprensione. Il tutto sempre nel perseguimento degli obiettivi aziendali più ampi. Si tratta di un investimento fondamentale, non di un insieme di regole, e di una dichiarazione su come la tua azienda valorizza i suoi dipendenti e i loro contributi.
Solo considerando la propria politica aziendale sui viaggi come uno strumento strategico per la responsabilizzazione si va nella direzione giusta per crearne una che funzioni sia per i dipendenti che per l'azienda.
Quanto è efficace il programma relativo ai viaggi aziendali?
Valuta le seguenti aree e processi per verificare chiarezza, equità ed equilibrio:
- Come vengono attualmente prenotati i viaggi aziendali (ad esempio, voli, hotel)?
- Qual è la procedura per il rimborso dei dipendenti?
- Chi si occupa della prenotazione del viaggio?
- Con quanti giorni di anticipo in media si prenota un viaggio?
- Qual è il costo medio del viaggio prenotato (ad esempio, hotel, voli, pasti)?
- Qual è il livello generale dei viaggi prenotati (ad esempio, classe economy, camere a 4 stelle)?
- Chi supervisiona e approva i viaggi prenotati?
- Quanti dipendenti partecipano in media per ogni viaggio?
Anche se può sembrare una sfida, comprendere le pratiche di prenotazione attuali dell'azienda è fondamentale per sviluppare linee guida efficaci. Queste informazioni forniranno preziose indicazioni nel processo di definizione della politica.
Elementi chiave di una politica di viaggio
L'elaborazione di una politica di viaggio efficace si basa su sei considerazioni fondamentali. Questi elementi chiave, tra cui la gestione delle spese di viaggio, la prenotazione del viaggio e il dovere di diligenza, determineranno alla fine il buon esito della politica. Analizziamo ciascuno di essi in dettaglio.
1. Rendicontazione e rimborso spese
L'elemento fondamentale di una politica di viaggio aziendale è definire cosa è rimborsabile e cosa non lo è e come si svolge il processo di rimborso. Non si tratta di un esercizio di descrizione dello stato attuale, ma piuttosto di un’opportunità per apportare miglioramenti.
Per quanto riguarda i rimborsi, è importante rispondere a due domande chiave: quali documenti deve presentare il viaggiatore e quando? La maggior parte delle aziende richiede come base di partenza ricevute dettagliate per ogni spesa sostenuta durante il viaggio di lavoro, nonché ulteriori informazioni, come i partecipanti e lo scopo commerciale dei pranzi di lavoro con i clienti. Per quanto riguarda le scadenze, è prassi comune richiedere tutta la documentazione entro due settimane dal ritorno da un viaggio. Questa tempistica aiuta a prevenire ritardi e garantisce che tutti ricevano un rimborso tempestivo.
Il processo descritto è tipico per le aziende con sistemi di rendicontazione manuali. Le aziende che utilizzano soluzioni moderne per la gestione di viaggi e spese potrebbero voler ottimizzare i processi, ad esempio attraverso l’utilizzo di carte aziendali virtuali pre-approvate per le prenotazioni o l’invio delle spese tramite un’app mobile per la scansione delle ricevute.
Come si decide quali richieste di rimborso coprire? Si inizia stabilendo degli standard semplici e in linea con il proprio budget di viaggio. Ad esempio, si può decidere di rimborsare solo voli in classe economica, limitare i soggiorni in hotel a 3 stelle o applicare tariffe giornaliere per pasti e alloggio, basate su quelle stabilite dalle agenzie governative. Qualunque sia il limite scelto, è fondamentale che sia trasparente e coerente. Quando i dipendenti comprendono chiaramente il "perché" delle regole, è più probabile che le rispettino.
È altrettanto importante specificare cosa non è coperto dalla politica di rimborso. I viaggiatori devono sapere esattamente se il pass per la lounge dell'aeroporto o il servizio in camera saranno rimborsati. Essere chiari e precisi riguardo agli articoli non rimborsabili e fornire una spiegazione logica per tali esclusioni è essenziale. Se esistono circostanze particolari che giustificano delle eccezioni, queste vanno esplicitamente chiarite.
Le politiche aziendali sui viaggi devono essere coerenti, ma anche pratiche. Le esigenze aziendali talvolta richiedono una certa flessibilità. Il segreto è trovare il giusto equilibrio tra il mantenimento degli standard e la consapevolezza che non tutte le situazioni possano essere rigidamente inquadrate in schemi prestabiliti.
Consiglio
Valutate l’opportunità di mettere in discussione lo status quo delle note spese manuali e delle scadenze tradizionali di due settimane. Esplorate la possibilità di eliminare completamente le note spese, riflettendo su come questo potrebbe trasformare i processi aziendali.
2. Ruoli e approvazioni dei viaggi
I viaggi di lavoro rappresentano in genere la seconda spesa più grande per un'azienda dopo gli stipendi, motivo per cui il processo di prenotazione e approvazione dei viaggi merita un'attenzione particolare all'interno della politica aziendale.
Che sia necessario o meno richiedere più approvazioni, il percorso che i viaggiatori devono seguire per ottenere l'autorizzazione a prenotare un viaggio deve essere descritto in modo chiaro e conciso. Se si dispone di una moderna soluzione T&E con un sistema di prenotazione viaggi integrato, sarebbe opportuno richiedere l'approvazione preventiva per ogni viaggio, per evitare che vengano sostenute spese non autorizzate.
In genere, consigliamo di ridurre al minimo il numero di approvazioni per rendere più agevole il processo di prenotazione del viaggio. Quante più approvazioni necessita una richiesta di viaggio, tanto più a lungo rimarrà inevasa. Per evitare di accumulare richieste di viaggio, attuare una politica di viaggio aziendale che richieda solo uno o due approvatori: un responsabile diretto e il travel manager. Più è semplice la procedura per i viaggiatori, più è probabile che richiedano l'autorizzazione appropriata e rispettino le linee guida della politica.
Le politiche di viaggio aziendali più efficaci stabiliscono ruoli, responsabilità e flussi di processo chiari. Per trattare le richieste e le approvazioni di viaggio, l'ideale sarebbe un semplice processo in tre fasi come il seguente:
Fase 1: Viaggiatore aziendale
Il dipendente in viaggio sarà responsabile della prenotazione dei viaggi e della documentazione di tutte le spese che fanno parte del viaggio. Il viaggiatore è tenuto a compilare note spese in cui siano incluse tutte le spese sostenute e a garantire che ciascuna di esse sia conforme alla politica di viaggio.
Fase 2: Manager
I manager sono tenuti ad approvare tutte le spese associate al viaggio di lavoro. Il manager avrà il compito di valutare ciò che è contemplato dalla politica e di escludere le spese non conformi.
Fase 3: Contabile
Il contabile ha il compito di riconciliare e rimborsare le note spese dei viaggiatori. Sarà lui o lei a fungere da livello finale per l'approvazione e a verificare che le spese siano coperte dalla politica sui viaggi aziendali.
Consiglio
Semplificare il processo di approvazione del viaggio limitando le autorizzazioni a una o due fasi, integrando un sistema di approvazione preventiva per evitare prenotazioni non conformi e ridurre i ritardi.
3. Partner per i viaggi e sconti concordati
I dipendenti che confrontano le tariffe online non potranno mai eguagliare il potere d'acquisto degli sconti aziendali. Pertanto, è fondamentale stabilire e comunicare chiaramente gli accordi con i partner preferiti e i relativi sconti. Se non hai ancora creato delle partnership, è il momento di iniziare. Le compagnie aeree, gli hotel e altri operatori del settore viaggi sono in cerca di clienti aziendali stabili e offrono tariffe vantaggiose per guadagnare la loro fiducia. La chiave del successo è selezionare partner che non solo offrano risparmi, ma che garantiscano anche un buon livello di servizio per i viaggiatori aziendali.
Quando sei al tavolo delle trattative, lascia che siano i numeri a parlare. Utilizza i dati storici dei tuoi viaggi per evidenziare il volume di affari che puoi offrire. Tuttavia, non limitarti solo alle tariffe più basse. Collabora con fornitori che possano servire tutte le tue destinazioni principali. Uno sconto elevato che si applica solo al 20% delle destinazioni previste non rappresenta un vero vantaggio nel lungo periodo.
Effettua revisioni regolari delle tariffe con i fornitori preferiti: le condizioni di mercato cambiano e le promozioni dovrebbero evolversi di conseguenza. E non dimenticare la componente tecnologica: il processo di prenotazione per la gestione dei viaggi aziendali dovrebbe includere funzionalità come il monitoraggio automatico delle tariffe, semplici opzioni di riprenotazione e verifiche delle tariffe per garantire di assicurarsi sempre le migliori offerte possibili.
Consiglio
Sfruttare il potere d'acquisto aziendale per ottenere sconti dai fornitori di servizi di viaggio. Utilizzare i dati storici per ottenere partnership che offrano sia risparmi che servizi di qualità.
4. Dovere di diligenza e altri obblighi
Poiché i viaggi aziendali sono ormai una pratica consolidata sia a livello nazionale che internazionale, è fondamentale che i datori di lavoro garantiscano la sicurezza dei viaggiatori ovunque si trovino. Una politica di viaggio ben formulata e applicata può aiutare l'azienda a rispettare gli standard legali e finanziari necessari, che potrebbero avere un impatto significativo.
Molti paesi, inclusi gli Stati Uniti, hanno adottato leggi che obbligano i datori di lavoro a fornire un livello di protezione base per i dipendenti in viaggio. È essenziale che la politica di viaggio aziendale consideri questi obblighi, anche se i mercati in cui l'azienda opera potrebbero non richiedere uno standard di sicurezza elevato. Come datore di lavoro, è tua responsabilità assicurarti che venga garantito un livello minimo di sicurezza per i dipendenti durante i loro spostamenti per lavoro.
Quando si tiene conto della sicurezza dei dipendenti, l'attenzione tende a concentrarsi sugli eventi più drammatici, come calamità naturali, attacchi terroristici o rapimenti. La realtà è che la sicurezza dei dipendenti riguarda anche incidenti con auto a noleggio, situazioni mediche o aspetti più semplici come prenotare un hotel in una zona più sicura della città. I viaggi di lavoro possono rappresentare anche un evento stressante per i dipendenti, a causa dei numerosi imprevisti che si verificano.
Sebbene le aziende non possano eliminare completamente lo stress dei viaggi di lavoro, la sicurezza non dovrebbe essere una preoccupazione per i viaggiatori. Consulta gli esperti della tua azienda, i consulenti legali e i responsabili dei viaggi per tutta la rendicontazione e la documentazione necessarie dai viaggiatori. Per facilitare il viaggio aziendale, è opportuno creare un elenco di tutta la documentazione necessaria. Evidenzia inoltre gli atti, le leggi e i regolamenti specifici che si applicano all'azienda, nonché i processi che devono essere seguiti per garantirne la conformità.
Oltre ai requisiti standard dell'Agenzia delle Entrate o altro ente competente, la politica di viaggio deve tenere conto anche di varie normative specifiche del settore. Ad esempio, i produttori di dispositivi medici devono rispettare il Physician Payments Sunshine Act (PPSA), che richiede la divulgazione dettagliata di tutti i pagamenti effettuati a medici o ospedali universitari. Allo stesso modo, le società quotate in borsa devono rispettare il Sarbanes-Oxley Act (SOX), che impone una rendicontazione e una verifica approfondite di tutti i bilanci per prevenire le frodi contabili. Queste normative possono avere un impatto significativo sul modo in cui vengono strutturate le politiche sulle spese di viaggio.
Assicurati che la tua politica sui viaggi di lavoro delinei chiaramente quali leggi si applicano alla tua azienda e preveda le necessarie misure di conformità. Questo approccio proattivo contribuirà a proteggere sia l'azienda sia i viaggiatori da potenziali problemi normativi.
Consiglio
Rivedere le politiche sul dovere di diligenza su base trimestrale, concentrandosi non solo sugli scenari più critici ma anche sui rischi quotidiani, come la sicurezza delle sedi degli alberghi e la copertura medica. Aggiornare regolarmente per garantire la conformità continua.
5. Eccezioni alla politica aziendale sui viaggi
Alcune aziende adottano politiche di viaggio separate per i dirigenti, consentendo loro di sostenere spese più elevate per biglietti aerei, alloggio, trasporto e pasti, dato il loro ruolo cruciale nell'organizzazione. Mentre la politica aziendale standard sui viaggi è pensata per essere applicata a tutti i dipendenti, la politica destinata ai dirigenti tiene conto delle esigenze e delle aspettative di dipendenti di alto valore.
A differenza delle politiche standard, che vengono comunicate a tutti i dipendenti e rese facilmente accessibili online, la politica sui viaggi per i dirigenti è spesso riservata a loro e ai membri chiave dell'amministrazione, senza essere ampiamente condivisa tra gli altri dipendenti.
Oltre alla politica di viaggio dei dirigenti, l’azienda può anche estendere i limiti di spesa per i dipendenti che effettuano viaggi di lavoro più frequentemente di altri. Inoltre, ai dipendenti che impiegano più di sei ore per raggiungere la loro destinazione o che trascorrono più di una settimana in viaggio possono essere concessi limiti di spesa più elevati o indennità più elevate per alloggio e biglietti aerei.
Si consiglia di creare eccezioni per le seguenti categorie:
Dirigenti: molte organizzazioni scelgono di prevedere eccezioni alle politiche per i viaggi di lavoro dei dirigenti oppure implementano una politica di viaggio specifica per queste figure che prevede opzioni di viaggio più ampie.
Viaggi lunghi: per i viaggiatori che effettuano viaggi più lunghi della media, alcune organizzazioni consentono viaggi aerei in classe business e sistemazioni di livello superiore rispetto a quanto solitamente previsto dalla politica aziendale.
Viaggiatori frequenti: per i dipendenti che sono costantemente in viaggio, è prevista una politica di viaggio aziendale più favorevole, che prevede opzioni di viaggio di livello superiore.
Consiglio
Creare politiche di viaggio a più livelli per dirigenti, viaggiatori frequenti e lunghi viaggi. Offrire opzioni avanzate mantenendo trasparenza ed equità all'interno dell'organizzazione.
6. Incentivi alla conformità
Per applicare efficacemente le politiche aziendali in materia di viaggi è necessario un approccio equilibrato che vada oltre i tradizionali software per la rendicontazione delle spese e gli strumenti automatizzati. Considera l'attuazione delle seguenti misure per incentivare la conformità:
Ricompense finanziarie
Le aziende possono condividere i risparmi sui costi direttamente con i dipendenti che effettuano scelte di viaggio conformi alle politiche. Quando i dipendenti prenotano viaggi al di sotto del budget, ricevono una percentuale del risparmio come ricompensa, anche se vale la pena menzionare che questi incentivi sono normalmente tassati.
Programmi a punti
Un sistema di premi strutturato può tenere traccia dei risparmi rispetto ai budget di viaggio prestabiliti. I dipendenti guadagnano punti riscattabili per essersi tenuti al di sotto del budget, che possono convertire in diversi vantaggi, tra cui buoni regalo, upgrade di viaggio o donazioni di beneficenza a loro nome.
Concorsi
Creare una competizione amichevole mediante classifiche e concorsi può aumentare significativamente i tassi di conformità. Premi di valore come parcheggi premium, pasti omaggio o ferie retribuite aggiuntive possono motivare efficacemente i dipendenti a prendere decisioni di viaggio attente ai costi.
Sebbene alcune organizzazioni optino per misure punitive per far rispettare le norme, questo approccio dovrebbe essere attentamente valutato in quanto potrebbe avere un impatto negativo sul morale dei dipendenti. Una strategia più efficace solitamente combina una comunicazione chiara sulle politiche con meccanismi di rinforzo positivo che premiano i comportamenti desiderati anziché punire le infrazioni.
Consiglio
Incoraggiare le scelte di viaggio che rispettano la conformità alle politiche attraverso misure competitive e non punitive.
Redigere la politica di viaggio
Ora che hai un'idea chiara degli elementi di una politica di viaggio aziendale, è il momento di mettere insieme il tutto.
L'elaborazione delle politiche non è un processo complicato. Richiede, tuttavia, un'attenta riflessione e una pianificazione approfondita. Per essere efficace, una politica di viaggio deve essere allineata con gli obiettivi aziendali, riflettendo al contempo la cultura unica dell'impresa, le aspettative dei dipendenti e la sua storia.
Ecco cosa considerare al momento di redigere la politica di viaggio:
Obiettivi aziendali
Le aziende spesso creano politiche di viaggio per gestire i crescenti costi e la complessità degli spostamenti. Qualunque siano le motivazioni, definire obiettivi strategici chiari e in linea con gli obiettivi aziendali è la chiave del successo.
Per iniziare, collabora con le parti interessate per stabilire le priorità tra i diversi obiettivi per la politica di viaggio. Di quanto è necessario ridurre le spese di viaggio? La sicurezza dei dipendenti deve essere migliorata? Ci sono problemi legali o di conformità con l’Agenzia delle Entrate che devono essere affrontati?
Senza obiettivi chiari, le politiche di viaggio aziendali rischiano di diventare frammentate, il che potrebbe portare a spese incoerenti, riduzione del controllo dei costi, frustrazione dei dipendenti e potenziali spese eccessive. A sua volta, questa mancanza di allineamento strategico può comportare una gestione inefficiente dei viaggi e la perdita di opportunità di ottimizzazione delle spese di viaggio.
Pubblico
L'adozione di un processo di sviluppo inclusivo, che consideri più punti di vista, è cruciale per promuovere un senso di appartenenza tra i dipendenti e garantire l'efficacia di una politica.
Ad esempio, le tariffe giornaliere per i pasti potrebbero risultare insufficienti in città ad alto costo come New York e San Francisco, o la regola che richiede l'approvazione del responsabile per spese superiori a 100$ potrebbe rallentare inutilmente le operazioni. Questi dettagli possono emergere solo ascoltando le esperienze dirette dei dipendenti.
Quando si implementano nuove linee guida sulle spese, è fondamentale essere trasparenti riguardo alla loro importanza. Spiegare ai dipendenti come queste politiche siano necessarie per mantenere l'integrità finanziaria dell'azienda, e quindi per garantire la sicurezza del loro posto di lavoro, aiuta a creare un clima di collaborazione. I cambiamenti nell'orientamento aziendale dovrebbero essere visti come il risultato di un lavoro di squadra, non come imposizioni dall'alto.
Budget
Inizia stabilendo dei limiti di spesa chiari per i viaggi e l'alloggio. Se non disponi di dati storici, fai un confronto con gli standard del settore per creare un budget di riferimento iniziale. Quindi, esamina le seguenti aree per confermare la correttezza dei tuoi calcoli:
- Spesa storica: esamina le spese di viaggio degli anni precedenti per comprendere le tendenze di spesa, il numero di viaggiatori e la frequenza dei viaggi di lavoro.
- Tendenze dei viaggi: identifica le destinazioni di viaggio più frequenti, le compagnie aeree preferite, gli hotel più prenotati e i reparti o i dipendenti che viaggiano di più.
- Categorie di spesa: scomponi le spese oltre a voli e alloggi. Analizza i costi per pasti, trasporti e spese accessorie per creare un quadro completo del budget.
- Esperti interni: coinvolgi i viaggiatori frequenti e i team interfunzionali (legale, risorse umane, IT) per raccogliere informazioni dettagliate sulle esigenze di viaggio previste, tra cui la partecipazione a convegni e riunioni con i clienti.
- Risorse esterne: utilizza parametri di riferimento del settore provenienti da organizzazioni come la US Travel Association e le tariffe giornaliere della General Services Administration (GSA).
Rivedi regolarmente le spese di viaggio, idealmente trimestralmente, per garantire un allineamento continuo con gli obiettivi aziendali e i vincoli finanziari.
Conclusione
Sebbene non esista un metodo standard per elaborare una politica aziendale sui viaggi, una politica efficace deve sempre essere chiara, giusta ed equilibrata.
Quando i dipendenti comprendono esattamente quali spese sono coperte, come prenotare il viaggio e quali sono le procedure di rimborso, si sentono più sicuri e preparati. Questa chiarezza riduce al minimo la confusione, previene violazioni involontarie delle politiche aziendali, riduce le perdite relative alle spese e semplifica l'intera esperienza di viaggio.
Quando i dipendenti percepiscono che tutti sono soggetti agli stessi ragionevoli standard, il morale aumenta e si crea un senso di unità nell'organizzazione. Al contrario, una distribuzione non coerente delle risorse può portare a insoddisfazione e danneggiare le dinamiche di squadra.
Inoltre, quando i dipendenti comprendono come e perché una politica di viaggio deve trovare un equilibrio tra la gestione dei costi e il comfort dei dipendenti, apprezzeranno maggiormente i difficili compromessi che il reparto finanziario deve affrontare.
Non c'è motivo per cui una politica aziendale sui viaggi non possa essere vantaggiosa sia per l'azienda che per i dipendenti.