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Nella guida che segue tratteremo del rimborso spese forfettario, una delle modalità che le aziende possono utilizzare per rimborsare i propri dipendenti. Ricorderemo in primo luogo quali sono le tre tipologie di rimborso possibili.
In seguito analizzeremo più nel dettaglio cosa siano le spese forfettarie e cosa si intenda per rimborso spese in questo senso.
Tratteremo infine di come si possa chiedere il rimborso spese e come venga calcolato anche in merito alla tassazione Irpef in busta paga.
Le tipologie di rimborso spese
Le aziende hanno a disposizione diverse modalità per rimborsare i dipendenti in trasferta. Le tre le modalità principali sono denominate rimborso spese:
- a piè di lista
- misto
- forfettario
Non ci dilungheremo in questa sede sulle differenze tra le tre tipologie, in quanto ne abbiamo già ampiamente parlato in altri post presenti su questo blog. Analizziamo invece meglio che cosa si intenda per rimborso spese forfettario.
Cos’è il rimborso spese forfettario
Il rimborso forfettario è un compenso erogato indipendentemente dalla spesa effettivamente sostenuta e il suo importo è solitamente stabilito dai contratti collettivi.
Questo significa che l'importo del rimborso non verrà erogato in base alle ricevute di spesa del dipendente, ma con una quota fissa stabilita a priori.
Una seconda caratteristica fondamentale in merito alle spese forfettarie è che questa tipologia di rimborso è esente dal conteggio dell'imponibile Irpef per una quota fissa giornaliera, che si differenzia in base al fatto che la trasferta sia effettuata in Italia o all’estero, come vedremo in seguito.
Come funziona il rimborso delle spese forfettarie
Nel caso in cui l’azienda decida di erogare al dipendente in trasferta il rimborso spese forfettario, la legge prevede che tale indennità non concorra alla formazione del reddito del dipendente fino a un importo di:
- 46,48 euro al giorno per le trasferte fuori del territorio comunale ma effettuate in Italia
- 77,46 euro al giorno per le trasferte all’estero
È inoltre interessante tenere in considerazione alcune caratteristiche specifiche del rimborso forfettario. In particolare, gli importi sono giornalieri e non dipendono dalla durata effettiva della trasferta: la trasferta, purché effettuata fuori dal territorio comunale sede dell’azienda, può durare anche solo poche ore.
Le eventuali spese di vitto e alloggio sostenute dal lavoratore in trasferta non devono essere documentate: l’indennità forfettaria copre anche questi costi, pertanto il lavoratore non dovrà presentare alcuno scontrino o giustificativo e non dovrà compilare nessuna nota spese.
Per le aziende non c’è alcun limite massimo di deducibilità: i rimborsi forfettari in capo alla società sono interamente deducibili in quanto corrisposti in base a norme di legge.
Come chiedere il rimborso
La richiesta deve essere effettuata direttamente al datore di lavoro, secondo le modalità concordate con l'azienda.
Può essere inviata attraverso una raccomandata A/R, essere inserita nei sistemi gestionali aziendali o consegnata a mano. In questo caso sarà necessario preparare una richiesta scritta, possibilmente in duplice copia da presentare al datore di lavoro o all'ufficio competente.
Il ricorso sempre maggiore ai sistemi gestionali automatizzati ed integrati ha però reso obsoleto questa modalità di rimborso, sostituito dai sistemi gestionali centralizzati.
Il rimborso spese avviene solitamente nella prima busta paga disponibile; come anticipavamo, entro i limiti già citati le spese forfettarie non concorrono alla determinazione del reddito ai fini Irpef e in questo senso sono quindi esenti dalla tassazione ordinaria applicata alle altre voci in busta paga.
In altre parole la presenza delle spese forfettarie tramite rimborso non comporta alcun tipo di svantaggio dal punto di vista fiscale per il dipendente.
Per quanto riguarda invece l’azienda, la scelta di questa tipologia di rimborso o di una delle altre disponibili dovrebbe essere valutata in base agli importi effettivi dei rimborsi spese, con un'attenta considerazione tra il tempo e le risorse necessarie per sostenere i rimborsi tramite il calcolo puntuale e la convenienza di un conteggio, appunto, forfettario.
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