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Automazione della gestione delle spese: comprendere le esigenze della tua azienda
Il 44% dei responsabili finanziari ha dichiarato che aumenterà la visibilità e l’analisi delle spese per migliorare il benessere finanziario della propria organizzazione.
Secondo un recente studio Emburse
Prima di iniziare a valutare una soluzione di gestione delle spese
Quando si prende in considerazione l’implementazione dell’automazione della gestione delle spese all’interno della propria organizzazione, il passo iniziale è valutare attentamente le diverse soluzioni software. Questo processo critico inizia allineando le priorità interne per garantire che il software per la gestione delle spese scelto soddisfi le esigenze e gli obiettivi specifici dell’azienda. Per farlo in modo efficace, è essenziale comprendere a fondo i processi attuali e ogni flusso di lavoro di approvazione. Definendo chiaramente il processo di gestione delle spese, è possibile identificare le aree che si possono ottimizzare e semplificare attraverso l’automazione. Questo metodo consente un confronto più efficiente delle scelte di automazione delle spese e semplifica il processo di eliminazione dei fornitori che non soddisfano le esigenze di spesa specifiche della tua azienda.
1. Includere tutti gli stakeholder
La prima fase del processo consiste nell’iniziare la valutazione conducendo colloqui con gli stakeholder per allineare tutti i responsabili decisionali e definire aspettative precise. La definizione di aspettative chiare in anticipo getta le basi per un processo di valutazione della gestione delle spese più fluido e automatizzato. Ad esempio, identificare i requisiti critici di rendicontazione delle spese e gli obiettivi strategici è essenziale per ottimizzare i risparmi sui costi e migliorare l’efficienza dell’automazione delle spese operative. Coinvolgere gli stakeholder fin dall’inizio può agevolare la presa di decisioni e l’implementazione.
2. Definire i requisiti per la gestione automatizzata delle spese
Una volta che gli stakeholder hanno soddisfatto e condiviso le loro aspettative per una soluzione di gestione delle spese, devi stabilire un elenco di elementi non negoziabili. Ciò garantisce che il sistema di gestione delle spese scelto sia in linea con i requisiti normativi della tua organizzazione e supporti la conformità alle politiche interne.
Nell’elenco degli elementi non negoziabili, indica il gestionale utilizzato, delinea le regole che compongono la policy di spesa e definisci il flusso di lavoro di approvazione.
- Gestione dei programmi delle carte aziendali per semplificare il monitoraggio delle spese
- Fatturare una spesa a un cliente in modo tempestivo e accurato
- Monitorare i modelli di spesa in più reparti e progetti per controllare e gestire il budget in modo efficace
- Automatizzare il monitoraggio delle spese dei dipendenti per rimborsare viaggi e spese in modo efficiente e accurato
- Utilizzare dashboard in tempo reale per ottenere informazioni preziose sui dati di spesa
3. Delineare il processo di gestione delle spese
Illustra come vorresti migliorare il tuo attuale processo di rendicontazione delle spese. Concentrati su domande come:
- La tua organizzazione ha bisogno di aiuto per applicare la policy di spesa?
- I dipendenti conservano le ricevute di spesa per mesi e mesi?
- I dipendenti si lamentano perché il processo di rimborso spese richiede troppo tempo?
L’identificazione di questi problemi fondamentali fornisce obiettivi concreti per comunicare in modo efficace con i potenziali fornitori di sistemi di gestione delle spese.
4. Valutare i sistemi di gestione automatizzata delle spese disponibili: Rendicontazione in tempo reale o in modalità batch
Mentre implementi l’automazione della gestione delle spese all’interno della tua organizzazione, è il momento di condurre una ricerca completa. Questa fase prevede l’analisi delle varie soluzioni di gestione delle spese disponibili sul mercato, ciascuna delle quali offre vantaggi distinti in base alle diverse esigenze operative.
I sistemi automatizzati di gestione delle spese possono essere classificati in due tipi principali: rendicontazione delle spese in tempo reale e in modalità batch. La scelta tra questi sistemi avrà un impatto notevole sulle caratteristiche e le funzionalità a tua disposizione e influenzerà il modo in cui le spese vengono inviate, esaminate e approvate all’interno della tua organizzazione.
Soluzione di rendicontazione in modalità batch
Nella rendicontazione in batch, le spese vengono raccolte nel tempo, raggruppate in un’unica nota spese che verrà inviata per richiedere il rimborso. I sistemi di rendicontazione in batch sono noti per la loro efficienza nella gestione sistematica e sincronizzata di grandi volumi di dati di spesa. Consentono agli utenti di compilare e inviare periodicamente le note spese, semplificando il processo e garantendo che tutte le spese vengano registrate e contabilizzate in modo efficiente.
Pro: rispecchia il tradizionale processo di gestione delle spese, ma viene accelerato con tecnologie come l’acquisizione delle ricevute su dispositivo mobile e l’invio delle note spese online
Contro: le spese sono raggruppate arbitrariamente, il che limita fortemente la granularità del controllo e della visibilità, impedendo di fatto di creare note spese e flussi di lavoro dinamici.
Soluzione di rendicontazione in tempo reale
Al contrario, i sistemi di rendicontazione delle spese in tempo reale offrono un approccio più dinamico e immediato all’automazione delle note spese. Questi sistemi consentono di inviare e approvare una richiesta di spesa in tempo reale, fornendo maggiore visibilità e controllo sulle spese man mano che vengono effettuate. In questo modo è possibile accelerare le procedure di rimborso e migliorare il processo decisionale grazie a informazioni finanziarie in tempo reale. Una soluzione di rendicontazione delle spese in tempo reale indicizza le singole spese, riducendo la necessità di una nota spese in batch.
Nota: il termine “tempo reale” è di uso comune, ma può essere fuorviante in quanto spesso è limitato a funzioni specifiche come l’acquisizione delle ricevute. Una soluzione in tempo reale tratta le spese come singole transazioni, registrandole separatamente, in maniera simile al funzionamento di un motore di ricerca.
Pro: Puoi creare flussi di lavoro, visualizzazioni e report personalizzati in base alle tue esigenze e impostare controlli granulari a livello di spesa per la conformità alle policy e l’efficienza dell’automazione.
Contro: Per l’adozione di un nuovo sistema automatizzato di rendicontazione delle spese c’è una curva di apprendimento.
Selezionare il software giusto per la gestione delle spese
Per sceglie il software giusto per la gestione delle spese, è fondamentale valutare a fondo le esigenze e i processi operativi dell’ufficio contabilità. La distinzione tra rendicontazione delle spese in batch e in tempo reale è necessaria per fare una scelta informata che possa migliorare l’efficienza del software di gestione automatizzata delle spese.
Analizzando in modo completo le caratteristiche, le funzionalità e le implicazioni operative di ciascun tipo di software, puoi garantire che la soluzione di gestione delle spese selezionata soddisfi i requisiti della tua organizzazione per il monitoraggio delle spese, la creazione di note spese e la gestione di ciascun processo di approvazione. La scelta di un sistema perfettamente in linea con gli obiettivi della tua azienda è fondamentale per automatizzare la gestione delle spese.
Per maggiori informazioni sui vantaggi che comporta l’automazione della gestione delle spese e scoprire come altre organizzazioni stanno sfruttando questa tecnologia, fai riferimento alle risorse aggiuntive fornite di seguito:
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Calcola il ritorno sull'investimento che potresti ottenere con il rimborso della spesa in base ai dati di settore di GBTA e IOCP.