Di recente, l'intelligenza artificiale ha segnato un marcato cambio di paradigma ampliando le capacità di quanto si riteneva possibile e consentendo agli esperti di tecnologia di qualunque estrazione di creare applicazioni basate su AI che sfruttino enormi modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) sottoposti a una fase di preaddestramento, come ChatGPT.
Mentre gli LLM possono essere estremamente utili per la creazione di chatbot di risposta automatica alle domande, le principali attività necessarie all'elaborazione di viaggi e rimborsi spese richiedono la conoscenza e l'applicazione delle policy personalizzate di gestione delle spese del cliente. Tali attività ruotano intorno a comprensione dei documenti, classificazione delle spese e mitigazione del rischio. L'efficace automatizzazione di queste attività con l'AI richiede dati privati della società più che le informazioni pubbliche generalmente disponibili utilizzate per l'addestramento della maggior parte degli LLM. Sebbene si continuino a intensificare gli sforzi per ridurre gli addestramenti degli LLM e i costi dell'inferenza di produzione, attualmente Emburse dà priorità ad architetture di soluzioni di AI responsabile che riducano al minimo i costi massimizzando al contempo precisione e affidabilità.
Tradizionalmente lunghe e laboriose, queste attività essenziali di elaborazione delle spese sono attualmente rivoluzionate dalla potenza dell'AI. Emburse si serve ora dell'AI per automatizzare i flussi di lavoro inerenti a viaggi e rimborsi spese, garantire la conformità alle policy, rilevare le anomalie e tutelare contro le truffe, effettuando fino a 25.000 transazioni all'ora.
Ecco in che modo le innovazioni AI di Emburse semplificano e ottimizzano la precisione delle nostre soluzioni per la gestione delle spese:
Comprensione dei documenti
Ormai sono lontani i tempi dell'immissione manuale e della laboriosa estrazione di dati da scontrini e fatture, ma affinché l'automatizzazione raggiunga il massimo potenziale, è essenziale che le soluzioni per la gestione delle spese siano in grado di estrarre e classificare i dati con la massima precisione. A tal fine, gli aspetti più importanti durante l'elaborazione dei documenti e delle spese sono l'accurata classificazione e il contesto (ad esempio, a quale viaggio sono relativi). Il riconoscimento dell'entità basato su AI e i modelli di analisi creati in aggiunta a tecniche all'avanguardia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) consentono ai clienti di rintracciare e compilare automaticamente senza problemi le informazioni ricavate da questi documenti. Emburse estrae anche punti dati aggiuntivi come le date da/a per meglio interpretare i viaggi ai fini dell'automatizzazione della generazione di report e della creazione dei viaggi
Raccogliendo automaticamente dati quali gli importi delle transazioni, i nomi degli esercenti e persino i dettagli in elenco, l'AI semplifica il processo di rimborso, evitando agli utenti l'impegno di inserire manualmente i dati. Emburse ha anche sviluppato modelli di deep learning che sono stati addestrati per il rilevamento sugli scontrini di eventuali acquisti inopportuni quali alcolici e tabacco.
Classificazione delle spese
La base di tutte le applicazioni AI è il modello di dati sottostante. Per creare ed elaborare automaticamente una spesa e attribuirla al corretto codice contabile, deve essere classificata con precisione utilizzando un'ontologia dei dati aziendali, in cui diversi tipi di spese vengono gestiti sulla base delle specifiche del cliente.
Ulteriori attributi necessari per l'inserimento di particolari spese come la “classe di volo” per le spese aeree o il “numero dei commensali” per le spese dei pasti possono essere efficacemente previsti quando si è descritta una spesa in modo esaustivo utilizzando il grafico delle conoscenze per la gestione delle spese di Emburse. Un grafico delle conoscenze è un modello di dati simile a una tela di ragno, che assimila tutti i dati in ingresso nel sistema e aiuta a organizzarli in relazione ad altri punti dati. Funzioni e moduli diversi del nostro sistema sono poi in grado di accedere a quella rete di dati (e alla relazione tra di essi) per dedurre informazioni che altrimenti non saremmo stati in grado di compilare per l'utente.
Un esempio potrebbe essere una cena a cui partecipano due dipendenti. Utilizzando questa tecnologia, il sistema è facilmente in grado di rilevare che il dipendente A forse ha partecipato alla stessa cena che il dipendente B sta cercando di addebitare, oppure che una cena è associata a una visita a un particolare cliente.
Mitigazione del rischio
La garanzia di conformità alle policy aziendali e il rilevamento di spese potenzialmente illecite o rischiose è fondamentale per l'integrità finanziaria. Emburse utilizza algoritmi AI che sono stati addestrati per analizzare dati di spesa rispetto a policy predefinite ed esperienze precedenti, rilevando anomalie e schemi che possono indicare potenziali truffe e abusi. Grazie al costante monitoraggio delle transazioni di spesa e del comportamento degli utenti, Emburse si serve dell'AI per identificare attività sospette quali la presentazione della stessa spesa da parte di due utenti, schemi di spesa insoliti o spese non autorizzate. In questo modo, è possibile intervenire tempestivamente e mitigare il rischio da parte del cliente o di servizi estesi disponibili come l'audit umano assistito da AI (di cui parleremo in un altro post).
Che di si tratti di identificare fornitori non autorizzati, spese eccessive o acquisti non conformi, Emburse collabora con i clienti per offrire sistemi basati su AI che forniscano informazioni in tempo reale, consentendo una proattiva mitigazione del rischio e l'applicazione delle policy aziendali.
AI responsabile
Benché i vantaggi dell'AI nell'automazione dei flussi di lavoro relativi a viaggi e spese siano evidenti, l'implementazione responsabile è di primaria importanza in Emburse. I problemi relativi a riservatezza e sicurezza devono essere affrontati in modo da tutelare i dati finanziari sensibili. L'implementazione di solide tecniche di crittografia, controlli degli accessi e pratiche di anonimizzazione garantisce la protezione dei dati e la conformità normativa. Inoltre, adottando modelli AI umano-centrici e trasparenti che forniscano agli utenti informazioni e garanzie su un uso chiaro dei dati, come la riduzione al minimo dei bias, si incoraggiano l'attendibilità e la responsabilità.
L'integrazione dell'AI nei flussi di lavoro inerenti a viaggi e rimborsi spese offre capacità di efficienza, precisione e mitigazione del rischio senza precedenti. Grazie all'automazione dell'estrazione dei dati, alla garanzia di conformità alle policy aziendali e al rilevamento di anomalie e truffe, le soluzioni basate su AI semplificano i processi e potenziano l'integrità finanziaria. Tuttavia, l'implementazione responsabile, la sicurezza dei dati e l'efficienza in termini di costi sono considerazioni fondamentali soprattutto per le soluzioni SaaS ad alto volume che gestiscono un'elevata quantità di transazioni. L'adozione responsabile dell'AI e la scelta oculata dell'approccio corretto mette le aziende in condizioni di liberare tutto il potenziale della gestione automatizzata delle spese tutelandole al contempo da eventuali rischi.
Se siete alla ricerca di una soluzione per la gestione dei viaggi e delle spese per la vostra azienda e siete interessati a sapere in che modo i prodotti di ultima generazione di Emburse possono supportarvi, mettetevi in contatto con noi e date un'occhiata. Ci piacerebbe entrare in contatto con voi.
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