In questo articolo:
Come si presenta un ecosistema T&E completo?
- Automazione della rendicontazione delle spese
- Gestione delle carte aziendali
- Prenotazione e gestione delle trasferte
- Applicazione e conformità delle politiche
- Elaborazione dei rimborsi
- Rendicontazione e analisi
Quattro risultati decisivi che un ecosistema T&E completo può offrire alla tua azienda
- Previsioni efficaci e pianificazione degli scenari
- Maggiore soddisfazione e produttività dei dipendenti
- Ottimizzazione strategica dei costi
- Conformità quasi totale grazie alla prevenzione avanzata delle frodi
Conclusione
I viaggi d'affari rappresentano un investimento significativo per le aziende di ogni dimensione. Nel 2024, GBTA segnala che un singolo viaggio di lavoro costa in media 833,72 dollari (796,36 euro), comprensivo di alloggio, trasporti, pasti e spese varie. Annualmente, questo si traduce circa 26.090 dollari (24.910,98 euro) per le piccole imprese e 155.896 (148.836,68 euro) per le medie imprese. Per le aziende globali? Milioni.
La maggior parte delle organizzazioni gestisce trasferte e relative spese (T&E) attraverso un processo di rimborso di base: i dipendenti inviano note spese, attendono l'approvazione e ricevono il rimborso dopo alcune settimane. Sebbene questo approccio risponda alle esigenze immediate, trascura un'opportunità cruciale. Come seconda spesa controllabile più grande dopo stipendi e benefit, il T&E merita maggiore attenzione strategica, soprattutto considerando che si prevede che la spesa per i viaggi d'affari crescerà del 6% all'anno, raggiungendo i 1.910,56 milioni di euro in tutto il mondo entro il 2028.
I responsabili finanziari hanno l'opportunità di trasformare il T&E da un centro di costo a un motore di profitto adottando un ecosistema di gestione completo. Questo significa adottare un approccio che vada oltre l'ottimizzazione dei tempi di rimborso e comprenda anche la prenotazione delle trasferte, l'applicazione delle politiche e la gestione strategica delle spese.
Come si presenta un ecosistema T&E completo?
Un ecosistema T&E completo include molto più del semplice rimborso spese. Sebbene molte organizzazioni si affidino a soluzioni di gestione delle spese all'interno di sistemi di gestione finanziaria più ampi come Oracle Netsuite o Sage Intacct, spesso queste soluzioni non riescono a fornire le funzionalità e la configurabilità necessarie, soprattutto quando si tratta di viaggi di lavoro.
Un ecosistema T&E realmente completo deve includere sei funzionalità chiave:
1. Automazione della rendicontazione delle spese
Una soluzione efficace per la gestione delle spese trasforma il tradizionale e macchinoso processo di invio delle note spese in un'esperienza fluida. Ad esempio, le soluzioni avanzate solitamente offrono app per dispositivi mobili che consentono ai dipendenti di scansionare le ricevute e generare note spese in pochissimi passaggi. Supportano inoltre flussi di lavoro di approvazione dettagliati, indirizzando automaticamente le spese ai responsabili competenti e gestendo catene di approvazione multilivello per le spese più elevate.
2. Gestione delle carte aziendali
Le carte aziendali riducono al minimo la necessità di spese personali e garantiscono all'azienda livelli superiori di controllo e visibilità. Inoltre, se integrate direttamente con le soluzioni di gestione T&E, semplificano il processo di monitoraggio e rendicontazione delle spese aziendali. Le carte di credito aziendali contribuiscono notevolmente alla soddisfazione dei dipendenti, poiché eliminano alcuni dei principali punti critici, come la compilazione delle note spese e l'anticipo di acquisti elevati.
3. Prenotazione e gestione delle trasferte
Una piattaforma centralizzata per la prenotazione di voli, hotel e altre voci delle trasferte è fondamentale per la soddisfazione dei dipendenti e il controllo dei costi. Una buona soluzione deve dare accesso alle tariffe negoziate con le compagnie aeree e gli hotel, insieme alla possibilità di modificare le prenotazioni, per garantire che l'organizzazione paghi le tariffe più basse. Deve inoltre aiutare il team a rispettare gli obblighi di diligenza, grazie al monitoraggio in tempo reale della posizione dei dipendenti, agli strumenti di valutazione dei rischi e ai sistemi di comunicazione di emergenza.
4. Applicazione e conformità delle politiche
L'applicazione automatizzata delle politiche T&E è essenziale per garantire l'efficacia su larga scala. Le soluzioni migliori verificano automaticamente le spese inviate in base alla politica, segnalando le voci che non la rispettano, per ridurre al minimo errori e frodi. Devono inoltre aiutare a rispettare le normative fiscali, offrendo funzionalità come l'archiviazione illimitata delle ricevute nel cloud per gli audit e il monitoraggio dell'IVA per una rendicontazione accurata delle spese in più paesi.
5. Elaborazione dei rimborsi
Per ottenere rimborsi rapidi ed efficienti, è necessaria una stretta integrazione con i sistemi di gestione delle buste paga e le piattaforme di pagamento. Questa funzionalità deve essere automatizzata per consentire rimborsi in blocco e una rapida erogazione dei fondi in tutto il mondo. La soluzione T&E deve inoltre offrire integrazioni flessibili con i sistemi per le fatture passive e una riconciliazione automatica con i sistemi contabili per aumentare al massimo la precisione e ridurre al minimo il lavoro manuale.
6. Rendicontazione e analisi
Un potente strumento di rendicontazione e analisi è essenziale per consentire al tuo team di prepararsi al futuro. Grazie alle dashboard personalizzabili, il team può analizzare in dettaglio categorie di spesa specifiche, identificare le aree di rischio e comprendere i fattori che influenzano le performance finanziarie. Questo controllo approfondito dei dati permette inoltre di scoprire con maggiore precisione opportunità di approvvigionamento strategico, di identificare tendenze emergenti e di risolvere i colli di bottiglia nel processo di rimborso.
Anche se questo elenco può sembrare complesso, la sua implementazione è sorprendentemente semplice. Cerca una suite di soluzioni T&E che integri tutti e sei i componenti. La tua organizzazione può scegliere di implementare queste funzionalità contemporaneamente o in modo graduale. L'importante è che la soluzione offra automazione, configurabilità e le funzionalità di prenotazione e gestione delle trasferte necessarie per semplificare la gestione delle spese T&E.
Quattro risultati decisivi che un ecosistema T&E completo può offrire alla tua azienda
Se implementate correttamente, ciascuna delle sei funzionalità menzionate rappresenta un vero cambiamento nella gestione delle trasferte e delle note spese. Insieme, tuttavia, queste funzionalità sono davvero trasformative, poiché offrono miglioramenti significativi in termini di pianificazione strategica, risparmio sui costi, gestione dei rischi e soddisfazione dei dipendenti.
Esploriamo più nel dettaglio ciascuno di questi risultati:
1. Previsioni efficaci e pianificazione degli scenari
Gli ecosistemi T&E integrati forniscono ai team finanziari una visibilità in tempo reale senza precedenti sui modelli di spesa con l'invio delle note spese tramite dispositivi mobili, l'integrazione delle carte aziendali e i portali di prenotazione connessi. Questa maggiore visibilità consente ai responsabili finanziari di creare previsioni più accurate, pianificare varie evenienze e prendere decisioni sulle spese future basate sui dati.
Ad esempio, un'analisi delle spese di viaggio della tua azienda negli ultimi due anni potrebbe rivelare che il quarto trimestre registra costantemente un aumento del 30% delle spese di viaggio a causa delle riunioni con i clienti di fine anno. Questo potrebbe indurre il tuo team ad allocare i budget di conseguenza per evitare un deficit. Approfondendo questa analisi, il tuo team potrebbe modellare l'impatto di una riduzione del 20% delle spese di trasferta tra i reparti e creare un piano di emergenza che individui le trasferte a cui dare priorità (per mantenere relazioni cruciali con i clienti) in caso di taglio al budget.
2. Maggiore soddisfazione e produttività dei dipendenti
Un ecosistema T&E integrato semplifica notevolmente l'intera esperienza di pianificazione dei viaggi e di rendicontazione delle spese. Invece di dover navigare su più siti web di viaggi, i dipendenti possono ora accedere a un portale unificato per tutte le loro esigenze di prenotazione. Le approvazioni avvengono praticamente in tempo reale, con l'inoltro automatico delle richieste ai responsabili, mentre i rimborsi sono processati in pochi giorni, non in mesi, grazie a flussi di lavoro digitali senza la necessità di documenti cartacei e sistemi di pagamento integrati.
Queste piccole e significative efficienze lungo l'intero processo T&E si traducono in un aumento della produttività e in risparmio sui costi. Daikin ha ottenuto un maggiore controllo sulle spese ed è riuscita a prevenire in anticipo pagamenti non conformi alla politica aziendale, digitalizzando le ricevute attraverso la Conservazione Sostitutiva a norma di legge.
3. Ottimizzazione strategica dei costi
L'integrazione di più sistemi, in particolare quelli legati alla prenotazione e alla gestione delle trasferte, consente al reparto finanziario di individuare numerose opportunità per realizzare risparmi sui costi, oltre a contenere i budget e rafforzare l'applicazione delle politiche aziendali.
Ad esempio, un'analisi completa dei dati di spesa potrebbe rivelare che l'azienda si avvale di più società di gestione dei viaggi (TMC, Travel Management Company) in diverse aree geografiche. Il reparto finanziario potrebbe quindi decidere di sostituire molti piccoli fornitori locali con un unico TMC globale, migliorando l'uniformità del servizio e negoziando condizioni migliori, con conseguenti ulteriori risparmi sulle commissioni di gestione delle trasferte.
Un altro ottimo esempio riguarda l'audit dei contratti con le compagnie aeree, che consente ai responsabili dei programmi di viaggio di individuare facilmente le prenotazioni di voli che non rispettano i termini del contratto e di garantire una risoluzione delle discrepanze di costo con i partner delle compagnie aeree.
4. Conformità quasi quasi totale grazie alla prevenzione avanzata delle frodi
La stretta integrazione dell'ecosistema T&E consente di ridurre le frodi legate ai viaggi attraverso molteplici misure di sicurezza. I sistemi basati sull'intelligenza artificiale sono in grado di identificare in tempo reale le spese che non rispettano le politiche, mentre gli audit automatizzati degli accordi con i fornitori, effettuati prima delle trasferte contribuiscono a prevenire le violazioni delle politiche prima che si verifichino. I controlli post-viaggio forniscono un ulteriore livello di sicurezza, individuando eventuali spese sospette che potrebbero essere sfuggite al controllo iniziale. Nel complesso, questo approccio globale ha dimostrato di ridurre significativamente le spese non conformi.
Grazie agli avvisi automatici, ad esempio, il reparto finanziario può essere informato di una tendenza a spese eccessive per i pasti in una determinata area geografica e modificare rapidamente la politica aziendale per risolvere il problema. E se un dipendente tenta di prenotare un volo di prima classe violando la politica aziendale, il sistema può reindirizzarlo automaticamente verso opzioni conformi, evitando una potenziale spesa di 4.763,75 euro.
Conclusione
Un ecosistema T&E completo rappresenta più di un semplice upgrade tecnologico: è la strategia per i responsabili finanziari che desiderano trasformare la gestione delle spese di viaggio delle proprie aziende. Per ottenere un valore significativo che vada oltre il semplice controllo dei costi, è fondamentale adottare soluzioni che integrino la prenotazione delle trasferte, la rendicontazione delle spese e l'analisi dei dati. Con una spesa per i viaggi di lavoro destinata a raggiungere i 1.910,56 di euro entro il 2028, è arrivato il momento di agire.
Inizia valutando i tuoi processi attuali in ambito trasferte e note spese, identificando eventuali lacune nella gestione delle spese di viaggio. Successivamente cerca una soluzione integrata che combini tutte e sei le funzionalità essenziali, con un focus particolare alle funzionalità di prenotazione e gestione delle trasferte, per posizionare la tua organizzazione in modo strategico, affrontando con successo un ambiente aziendale sempre più dinamico e competitivo.