Le migliori pratiche per viaggi e spese aziendali

12 buone pratiche per la gestione di viaggi e spese

Questo articolo esplora dodici delle migliori pratiche per la gestione delle spese e viaggi aziendali, identificate come le più efficaci da un ampio campione di aziende internazionali. Tali pratiche possono essere adottate da altre organizzazioni per perfezionare e ottimizzare i loro programmi di gestione dei viaggi, migliorando il controllo, l'efficienza e la sostenibilità delle spese.

Introduzione

Per sviluppare una politica efficace per la gestione dei viaggi e delle spese aziendali, è fondamentale andare oltre le pratiche interne e osservare come altre organizzazioni affrontano questi aspetti. Che la tua azienda sia alle prime armi o abbia anni di esperienza, questo approccio ti permette di affinare la tua politica di spesa, integrando le migliori pratiche del settore per ottimizzare il controllo e l'efficienza.

Tuttavia, copiare semplicemente i programmi di viaggio e spesa (T&E) di altre aziende, pur essendo una forma di ammirazione, non è la soluzione ideale. Per implementare un processo solido di gestione delle spese di viaggio, è necessario definire, attuare e personalizzare le best practice in modo chiaro, per rispondere alle esigenze specifiche della propria organizzazione.

Molte aziende all'avanguardia, come Microsoft, General Mills, Jotun e l'University of Illinois System, hanno scelto Emburse per affrontare le sfide specifiche del settore. Lavoriamo a stretto contatto con i nostri clienti per sviluppare e implementare programmi di gestione dei viaggi e delle spese che rispondano alle loro esigenze.

Questa guida si basa su oltre dieci anni di esperienza diretta e analizza dodici delle pratiche più efficaci per la gestione dei viaggi e delle spese, raccolte da una vasta gamma di aziende a livello globale. Questi consigli sono pensati per migliorare il programma T&E di qualsiasi azienda, contribuendo a ottimizzare la gestione delle spese e l'efficienza complessiva.

1. Attuare un sistema di indennità di trasferta giornaliera

Le aziende utilizzano frequentemente l'indennità giornaliera (diaria) perché rappresenta un modo semplice ed efficace per i team finanziari di pagare e contabilizzare le spese di viaggio dei dipendenti. Le tariffe vengono stabilite in base alla località e seguono i calcoli ufficiali indicati dai governi, sia per i viaggi nazionali che internazionali. In questo modo, si garantisce ai dipendenti un'importo sufficiente a coprire le loro spese durante il viaggio. La diaria tiene conto di diversi fattori, tra cui i costi di alloggio, pasti e trasporti. Questo è particolarmente importante per i team globali, i cui dipendenti sono spesso destinati a località costose come Londra, San Francisco o Tokyo.

Mettere in pratica l’indennità giornaliera

Le indennità di trasferta vengono generalmente erogate tramite una procedura di pre-approvazione (vedi sotto). Possono essere fornite come anticipo in denaro o attraverso una carta prepagata ricaricabile.

Oltre a offrire ai viaggiatori un metodo efficiente per gestire le loro spese, le diarie rappresentano anche uno strumento efficace di controllo dei costi per l'azienda emittente. In questo modo, si garantisce che i dipendenti non possano abusare del sistema di gestione delle spese aziendali per effettuare acquisti non conformi. Ad esempio, se un dipendente decidesse di acquistare una bottiglia di champagne da 577,6 euro durante un viaggio, sarà responsabile per tutte le spese eccedenti l'importo della diaria, senza possibilità di recuperare la somma in eccesso.

2. Richiedere pre-approvazioni

Richiedere un'approvazione preventiva prima di intraprendere un viaggio o di effettuare acquisti rilevanti può contribuire a prevenire spese eccessive, sia accidentali che intenzionali. Questo approccio è particolarmente efficace se integrato con l'indennità giornaliera, offrendo così un processo completo di verifica e approvazione delle spese dei viaggiatori.

Le pre-approvazioni vengono spesso gestite tramite un programma di carte di acquisto o attraverso una carta non nominativa (un numero di carta centralizzato utilizzato da un dipartimento o un'intera organizzazione) per la prenotazione dei viaggi. Sebbene i dipendenti possano cercare e selezionare gli articoli o i biglietti desiderati, non possono completare l'acquisto fino a quando non ottengono l'approvazione di un supervisore. I sistemi automatizzati inviano notifiche agli approvatori (che possono variare a seconda dell'importo dell'acquisto, in conformità con le politiche aziendali) per ogni richiesta di pre-approvazione. L'approvatore (o gli approvatori) devono quindi dare il loro consenso prima che l'acquisto o la prenotazione possa essere finalizzata.

La pre-approvazione aumenta l'efficienza

Un ulteriore modo per sfruttare le pre-approvazioni e semplificare l'intero processo è utilizzarle come punto di partenza per la rendicontazione delle spese. I viaggiatori possono inviare richieste di pre-approvazione tramite il sistema aziendale per acquisti specifici o per l'intero viaggio. Una volta concluso il viaggio, la pre-approvazione accettata può essere facilmente trasformata in un report delle spese di viaggio, con le relative transazioni automaticamente assegnate al report all'interno della soluzione di gestione delle spese. Questo processo elimina la duplicazione delle informazioni sul viaggio e semplifica notevolmente le operazioni di contabilità, riconciliazione e rimborso delle spese.

3. Sviluppare un piano responsabile

Secondo l'IRS (l'Agenzia delle Entrate degli Stati Uniti), ogni programma di rimborso spese o indennità di un'organizzazione deve rispettare alcune regole fondamentali per essere considerato un piano responsabile. Tali regole includono:

1. Le spese devono essere direttamente legate all'attività aziendale. Le spese deducibili devono essere sostenute durante l'esecuzione di compiti come dipendente, per conto del datore di lavoro.
2. Le spese dei viaggi di lavoro devono essere presentate tempestivamente. Le spese devono essere adeguatamente contabilizzate entro un periodo di tempo ragionevole.
3. Qualsiasi rimborso o indennità pagata in eccesso rispetto a quanto dovuto deve essere restituita al datore di lavoro entro un termine ragionevole, per evitare situazioni di indebito vantaggio per il dipendente.

Stabilire le tempistiche del piano

La definizione di un "periodo di tempo ragionevole" dipende dalle circostanze specifiche della situazione. Tuttavia, le azioni che rientrano nei seguenti limiti temporali sono generalmente considerate conformi a un periodo di tempo ragionevole:

• Anticipo: deve essere ricevuto entro 30 giorni dal momento in cui viene sostenuta una spesa.
• Contabilizzazione delle spese: deve avvenire entro 60 giorni dal pagamento o dal sostenimento della spesa.
• Restituzione dei rimborsi eccedenti: deve essere effettuata entro 120 giorni dal pagamento o dal sostenimento della spesa.
• Rendicontazione degli anticipi in sospeso: il dipendente deve fornire una rendicontazione adeguata entro 120 giorni dal ricevimento di un rendiconto periodico (almeno trimestrale).

In aggiunta a queste tempistiche, la sezione 274(d) del Codice IRS stabilisce che, per convalidare una spesa, il dipendente deve presentare i seguenti dettagli allegando la documentazione giustificativa (ad esempio, le ricevute):

• Importo della spesa
• Data e luogo della spesa
• Motivazione della spesa
• Rapporto professionale del dipendente con le persone che ricevono il regalo, vengono intrattenute o utilizzano una struttura o una proprietà aziendale.

Considerando tutte queste regole e norme, le aziende dovrebbero rivedere regolarmente le linee guida e le politiche di viaggio con i dipendenti, in modo che siano sempre aggiornate (almeno una volta all’anno).

4. Avviare un programma di carte di credito

I programmi di carte “aziendali” fornite dal datore di lavoro (carte di viaggio, carte riunioni e/o carte virtuali) sono numerosi e altamente competitivi e offrono diversi vantaggi finanziari e operativi. Ecco solo alcuni dei numerosi vantaggi che un buon programma di carte può offrire:

• Incentivi finanziari e sconti per tutti gli acquisti: le carte aziendali offrono un rimborso in contanti per tutte le spese, il che può comportare notevoli vantaggi. Molte aziende ricevono rimborsi a sei cifre sui loro acquisti annuali tramite carta.
• Le carte aziendali riducono i costi di gestione delle note spese: integrando i dati delle carte nei sistemi T&E e riconciliando automaticamente le ricevute con i dati delle carte, i dipendenti non devono più reinserire le proprie spese e si migliora l'accuratezza dei dati acquisiti. Questo riduce il tempo impiegato dai dipendenti per la rendicontazione delle spese e dagli approvatori per garantire la conformità.
• Utilizzando le carte aziendali si riduce il numero di ricevute falsificate: ad esempio, il conto di una cena prevede una mancia del 10%, ma il dipendente invia una richiesta di rimborso per una mancia del 20%. Utilizzare una carta fornita dal datore di lavoro elimina la tentazione e la possibilità di farlo.
• Portare con sé una carta aziendale elimina la necessità di anticipare il denaro: questo semplifica non solo i processi per l'azienda, ma anche il processo per i viaggiatori stessi.

Affrontare le principali questioni legate ai programmi delle carte di credito

Alcuni potrebbero temere che i dipendenti possano sostenere spese non autorizzate, di cui l'azienda potrebbe essere ritenuta responsabile. Questo rischio può essere ridotto ricordando ai dipendenti, tramite la politica aziendale, che saranno rimborsate solo le spese legittime, a condizione che vengano presentate tempestivamente le relative richieste di rimborso. L'efficacia di una politica che prevede il rifiuto del rimborso per spese presentate oltre i termini stabiliti, sia che si tratti di un addebito sulla carta del dipendente o su una carta aziendale, è ben compresa dalla maggior parte degli utenti.

Per ridurre i timori riguardo l'uso improprio delle carte, si può anche ricorrere all'uso di carte fisiche o virtuali prepagate, associate agli importi della diaria o a quelli pre-approvati. Queste carte offrono la comodità di un pagamento diretto da parte del datore di lavoro, mantenendo comunque il controllo sui limiti di spesa.

5. Automatizzare l'applicazione delle politiche

Quando si utilizzano fogli di calcolo, l'applicazione delle politiche di spesa richiede generalmente la verifica delle spese da parte di diversi dipendenti, ognuno dei quali potrebbe concentrarsi su altre attività cruciali per l'azienda, se non fosse occupato con questo compito. Un sistema di gestione dei viaggi e delle spese, al contrario, applica automaticamente le regole di conformità tramite un motore dedicato. Questo approccio assicura che tutte le spese vengano convalidate in anticipo, in linea con la politica di spesa aziendale.

Ad esempio, se un dipendente deve viaggiare all'estero, gli verrà assegnato un budget pre-approvato per le spese di vitto e alloggio. Affidarsi a fogli di calcolo per applicare le politiche non solo richiederebbe approvazioni manuali per ogni singola spesa, ma aumenterebbe anche il rischio di errori umani e sviste, che potrebbero portare a spese fraudolente o non conformi.

Lasciamo fare alle macchine

Grazie a un processo automatizzato, la voce di spesa viene immediatamente contrassegnata quando un viaggiatore tenta di inserire una spesa non conforme alla politica. A seconda del tipo di infrazione, al dipendente potrebbe essere chiesto di fornire spiegazioni. Gli approvatori determinano l'esito o possono rimuovere del tutto la voce dalla nota spese. Supponiamo che le spese personali vengano addebitate su una carta aziendale pagata dal datore di lavoro. In tal caso, i responsabili delle spese possono contrassegnare la voce come personale e la spesa verrà quindi automaticamente detratta dal rimborso spese.

6. Documentare chiaramente il processo di approvazione

Molti processi di approvazione delle spese aziendali non sono ben definiti o comunicati in modo efficace, il che porta a ritardi nei rimborsi e altre inefficienze. Per risolvere questo problema, è fondamentale fare un passo indietro e analizzare i ruoli, le responsabilità e la delega dell'autorità, al fine di creare un chiaro schema di approvazione. Questo schema può essere facilmente automatizzato utilizzando un software di gestione delle spese e dei viaggi, soprattutto quando la soluzione include un sofisticato motore di regole aziendali in grado di gestire qualsiasi combinazione di criteri.

I percorsi di approvazione possono essere strutturati in base a vari fattori, come la gerarchia aziendale, le soglie dei valori delle transazioni, la codifica delle voci di spesa, gli attributi del responsabile della spesa e molti altri criteri. In genere, un processo di approvazione efficace prevede da due a quattro livelli. Un numero troppo ridotto di livelli può comportare una revisione inadeguata delle spese, mentre troppi livelli possono rendere il processo troppo complesso e difficile da gestire. La maggior parte delle aziende preferisce che il personale addetto al pagamento dei fornitori esegua un ultimo controllo nel processo di approvazione, prima che il voucher approvato venga esportato nel sistema finanziario per il pagamento.

7. Abbandonare le pratiche di revisione contabile che guardano al centesimo

Controllare il 100% delle note spese è un cattivo uso del tempo e delle risorse e dà ai team finanziari un falso senso di sicurezza. Per garantire un controllo efficace, i gruppi contabili dovrebbero adottare un approccio più metodico.

Migliorare l'approccio agli audit

È essenziale stabilire chi deve eseguire l'audit: il personale responsabile dei debiti o un team dedicato alla revisione contabile? Le organizzazioni dovrebbero definire un campione statisticamente valido da analizzare e incaricare i revisori (e non il personale che gestisce i pagamenti) di esaminare con attenzione le note spese e le ricevute. L'analisi dovrebbe riguardare sia il rapporto attuale che un intervallo di spese di tre o sei mesi per ogni responsabile delle spese.

A chi presenta spese che non superano il controllo viene assegnata una classificazione di rischio, ad esempio su una scala da uno a cinque. Se una persona riceve una valutazione di rischio cinque, tutte le sue spese dovranno essere verificate. Al contrario, chi riceve un rischio uno vedrà controllate solo una spesa su dieci. Le aziende devono determinare la metodologia di campionamento statistico più adatta per le loro necessità.

Una volta concluso l'audit, i dipendenti le cui spese sono state verificate dovrebbero ricevere un'email che li informi di eventuali problematiche da approfondire o, al contrario, li congratuli per aver rispettato le politiche aziendali. Condurre audit indipendenti e discutere i risultati con i dipendenti può influenzare positivamente il comportamento di tutta l'organizzazione.

8. Aiutare i dipendenti a prendere buone decisioni

Perché alcuni dipendenti presentano spese errate o gonfiate? Sebbene alcuni ammettano di falsificare intenzionalmente le spese, la maggior parte dei dipendenti non lo fa con l'intento di frodare l'azienda. Piuttosto, potrebbero essere spinti ad agire in modo opportunistico, soprattutto quando i processi di gestione delle spese sono poco chiari o troppo permissivi, facilitando comportamenti non conformi.

Come prevenire le richieste fraudolente

Esistono diverse soluzioni efficaci che le aziende possono adottare per ridurre il rischio di richieste di rimborso fraudolente:

• Richiedere una nota spese per ogni viaggio: questo semplifica il processo di controllo delle spese e permette una verifica puntuale delle transazioni. L'emissione di carte aziendali per i viaggiatori frequenti riduce inoltre il rischio di non ricevere il rimborso per voli cancellati e altre transazioni potenzialmente fraudolente.
• Implementare un sistema di gestione dei viaggi e delle spese: una soluzione tecnologica avanzata che identifichi automaticamente tentativi di frode, come addebiti inconsistenti o spese non conformi alle politiche aziendali.
• Escludere viaggi con date future non addebitati su una carta aziendale: questa misura evita che i dipendenti effettuino prenotazioni per viaggi non giustificati o non preventivamente approvati.
• Stabilire regole chiare per prevenire collusioni: ad esempio, può essere utile richiedere che il dipendente senior sia sempre colui che paga il conto durante i pranzi di lavoro, per evitare la possibilità di spese non autorizzate o condivise tra più dipendenti.
  

9. Prendersi cura dei propri viaggiatori

Le grandi aziende, che inviano frequentemente dipendenti in tutto il mondo, devono dare priorità alla sicurezza fisica dei propri viaggiatori. Garantire che i dipendenti siano protetti durante i loro viaggi è essenziale, ma altrettanto importante è la gestione dei rischi legati ai viaggi. Il dovere di diligenza sta diventando sempre più cruciale, soprattutto in un contesto globale instabile, segnato da crescenti tensioni geopolitiche e da un clima in continua evoluzione. In questo scenario, le aziende devono adottare politiche e soluzioni che tutelino la sicurezza dei dipendenti, monitorando costantemente i rischi e fornendo supporto in caso di emergenze, per ridurre al minimo i pericoli e garantire un viaggio sicuro e sereno.

Dovere di diligenza

Un piano di diligenza efficace richiede un approccio che comprenda sia la pianificazione preventiva che un monitoraggio costante durante il viaggio. Esistono diverse soluzioni che raccolgono e analizzano dati su criminalità, sicurezza pubblica, salute, terrorismo e altri rischi legati a condizioni meteorologiche o climatiche, specifici per località in tutto il mondo. Questi dati vengono poi forniti alle aziende tramite abbonamenti, permettendo di integrare le informazioni in strumenti di prenotazione viaggi o moduli di pre-approvazione delle spese. In questo modo, gli approvatori possono ricevere avvisi sui potenziali rischi, accompagnati da un punteggio complessivo di rischio, che li aiuterà a valutare i vantaggi e la necessità del viaggio rispetto ai rischi connessi.

Durante il viaggio, una soluzione di gestione dei rischi, in combinazione con i dati sui voli e sugli hotel, consente di avvisare tempestivamente i viaggiatori di eventuali problemi che potrebbero influire sul loro percorso. Questi strumenti garantiscono una gestione proattiva, migliorando la sicurezza e riducendo al minimo i rischi per i dipendenti durante i viaggi aziendali.

10. Centralizzare il processo di gestione delle spese di viaggio

Molti dei processi descritti in questa guida possono essere attuati solo tramite una soluzione software solida per la gestione di viaggi e spese. Senza soluzioni automatizzate per la gestione delle spese di viaggio, le aziende devono fare affidamento su un notevole intervento manuale per convalidare correttamente le spese in base alla propria politica T&E e garantire che tali spese vengano inoltrate ai responsabili prima del pagamento. Per le organizzazioni di grandi dimensioni, questo processo manuale può diventare particolarmente complesso, poiché coinvolge numerosi dipendenti distribuiti tra vari reparti e sedi.

La centralizzazione fa risparmiare tempo e fatica

Implementando una piattaforma automatizzata di gestione dei viaggi e delle spese, un approccio programmatico coerente sostituisce una quantità sostanziale di intervento umano:

• Validazione delle spese: le spese vengono convalidate in base alla politica aziendale al momento dell'inserimento della spesa. ai dipendenti può essere impedito di presentare spese non conformi ("hard stop") oppure può essere richiesto loro di fornire una spiegazione che consenta all’approvatore di decidere se fornire rimborsi totali, parziali o non fornirli affatto ("soft stop").
• Regole di inoltro per l'approvazione: vengono applicate in base agli attributi delle voci di spesa o dell'intero report (ad esempio, reparto allocazione, centro spese, progetto, finanziamento). Grazie a un motore di regole avanzato, è possibile gestire facilmente processi di approvazione standard e di eccezione, garantendo flessibilità senza complicare la gestione.
• Individuazione delle spese duplicate: eventuali spese duplicate vengono segnalate durante l'inserimento delle spese o possono essere verificate tramite report analitici.
• Efficienza per gli approvatori: possono concentrarsi sulle giuste allocazioni per le spese e sull'accuratezza delle voci, senza doversi preoccupare di verificare continuamente la conformità alle politiche aziendali, poiché il sistema lo fa in automatico.
• Contabilità semplificata: Il personale addetto alla contabilità e/o ai pagamenti può essere inserito come ultimo approvatore e avere visibilità completa su tutte le violazioni delle politiche, le spiegazioni, le approvazioni della direzione, le note e le comunicazioni, oltre che avere copie di tutte le ricevute.
• Automatizzazione nel sistema finanziario: le spese approvate vengono trasferite automaticamente al sistema finanziario dell'azienda.

11. Abbandonare gli assegni

L'uso degli assegni cartacei non solo comporta un consumo inutile di risorse naturali, ma può anche annullare i benefici derivanti dall'automazione del processo di gestione delle spese aziendali. Le aziende che adottano le migliori pratiche nella gestione dei viaggi e delle spese stanno progressivamente adottando soluzioni di pagamento elettroniche automatizzate, come ACH o EFT , per tutte le transazioni. Ecco perché:

Riduzione di pagamenti duplicati e frodi: pagare le spese tramite assegno aumenta il rischio di pagamenti duplicati e frodi.

• Riduzione dei tempi di elaborazione: i tempi di elaborazione per l'acquisto, il pagamento e la riconciliazione si riducono notevolmente poiché l'intero processo di pagamento debiti diventa più efficiente.
• Pagamenti più puntuali: un importante vantaggio derivante dalla riduzione dei tempi di elaborazione è rappresentato dai pagamenti più puntuali, che si traducono in dipendenti più soddisfatti.
• Semplificazione della rendicontazione delle spese: la rendicontazione dei dati sui pagamenti elettronici migliora il flusso di informazioni riducendo la necessità di inserimenti manuali, aumentando l'accuratezza della rendicontazione e migliorando l'efficienza dei processi.
• Migliorare l’analisi della spesa: una rendicontazione elettronica più completa dei dati sui debiti aziendali migliora l’analisi delle spese e favorisce una migliore gestione dei viaggi.
• Aumentare la conformità: l’automazione generata dai pagamenti elettronici aumenta la trasparenza del processo di pagamento degli importi dovuti e favorisce una maggiore conformità alle politiche, alle procedure e alle normative dell’agenzia delle entrate pertinente dell’azienda.

12. Sfruttare i dati

Dopo aver implementato una soluzione automatizzata di gestione di viaggi e spese che includa alcune (o tutte) le migliori pratiche di cui sopra, è il momento di "sfruttare i dati" attraverso analisi e reporting di business intelligence. Il fatto che migliaia o milioni di dollari di spesa fluiscano attraverso questo ambiente altamente visibile offre un'eccezionale opportunità di miglioramenti finanziari e operativi, tra cui:

• Analizzare la spesa per categoria per scoprire opportunità di approvvigionamento strategico. Valutare la spesa complessiva per determinati tipi di costi aziendali (ad esempio voli, hotel, noleggio auto) può aiutare un'azienda a sviluppare un rapporto preferenziale con uno o più fornitori chiave.
• Analizzare e visualizzare i modelli di spesa attraverso una piattaforma semplice e coerente. L'analisi dei dati aiuta a identificare tendenze o anomalie, come spese non conformi alle politiche aziendali o spese inefficienti, che possono essere corrette per migliorare la conformità e ottimizzare le risorse. Queste informazioni possono anche essere usate per aggiornare e rafforzare le politiche aziendali in futuro.
• Fornire una visione approfondita degli accantonamenti e aiutare nella chiusura di fine periodo utilizzando report che combinano i dati delle carte attive e le spese non rimborsate.
• Usare indicatori chiave di prestazione (KPI) come l'accumulo di approvazioni inevase per identificare e risolvere i colli di bottiglia nei processi di approvazione, accelerando così i rimborsi e migliorando l'efficienza complessiva. Inoltre, il monitoraggio della conformità alle politiche aziendali può rivelare quali dipendenti o team sono a maggior rischio di violazioni delle politiche, permettendo interventi mirati per migliorare la formazione e la consapevolezza.

In conclusione

Molte organizzazioni si trovano ancora a dover gestire processi manuali per la gestione dei viaggi aziendali. Questi processi obsoleti rendono difficoltosa la gestione dei rimborsi ai dipendenti, degli anticipi di contante, della riconciliazione dei programmi delle carte e della sicurezza dei viaggiatori. Tuttavia, un numero crescente di aziende orientate al futuro sta dando priorità all'automazione delle spese di viaggio aziendali. Questo approccio consente ai dipendenti di concentrarsi sulla loro missione principale: occuparsi delle proprie responsabilità e dei propri clienti. Adottare le migliori pratiche per la gestione dei viaggi e delle spese offre alle aziende l'opportunità di focalizzarsi sulle attività davvero strategiche, migliorando al contempo la soddisfazione dei dipendenti.

È importante scegliere una piattaforma di automazione della rendicontazione delle spese che consenta all'azienda di continuare a evolversi verso nuovi modi di gestire i viaggi e le spese. Per raggiungere questo obiettivo è fondamentale disporre di una piattaforma innovativa che trae vantaggio dalle funzionalità tecnologiche più recenti.

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