Quando un dipendente deve spostarsi temporaneamente a lavorare in una sede di lavoro diversa da quella abituale, ha diritto ad un’indennità di trasferta o ad un rimborso spese. Nella guida che segue analizzeremo nel dettaglio cosa sia l’indennità di trasferta per dipendenti e come venga calcolata.
Preciseremo in primo luogo cosa si intenda per trasferta Italia e per trasferte di lavoro in generale, con una definizione di questo concetto.
Scopriremo le diverse tipologie di indennità di trasferta e spiegheremo nel dettaglio come si calcola il rimborso spese.
Concluderemo con il dettaglio delle indennità analizzandole per settore di appartenenza/tipologia di contratto collettivo applicato. Iniziamo però dal definire meglio cosa si intenda per indennità.
Cos’è l’indennità di trasferta?
Con trasferta si intende il trasferimento e il soggiorno temporaneo del lavoratore in una località diversa da quella usuale di lavoro. In altre parole, si tratta di un mutamento temporaneo del luogo di esecuzione della prestazione lavorativa o professionale.
Da un punto di vista economico, le ore di lavoro sono regolate in modo diverso rispetto alle ore lavorative svolte nella sede abituale.
Caratteristica distintiva della trasferta è quindi la temporaneità; diverso, invece, è il concetto di trasferimento con cui spesso la trasferta viene confusa.
Il trasferimento comporta infatti un cambiamento definitivo e non temporaneo del luogo di lavoro e deve essere sempre motivato da comprovate ragioni tecniche, organizzative e produttive.
Il calcolo dell’indennità di trasferta: 3 diverse tipologie
In seguito ad una trasferta in Italia o all’estero, il lavoratore ha diritto ad un’indennità che può essere calcolata secondo tre modalità:
- rimborso forfettario
- rimborso a piè di lista
- rimborso ibrido
La prima tipologia, detta rimborso spese forfettario o indennità di trasferta giornaliera, prevede che l’azienda paghi una somma prestabilita al dipendente, indipendentemente da quello che farà durante la trasferta. Le indennità di trasferta sono calcolate in base al contratto collettivo nazionale di riferimento (CCNL).
Nel rimborso spese a piè di lista il lavoratore alla fine della trasferta deve presentare una nota spese nella quale indica e documenta le spese sostenute, fornendo tutti i giustificativi necessari per il rimborso.
Il rimborso iibrido o misto è appunto un misto delle due precedenti modalità di indennità; per esempio, alcune voci vengono rimborsate con la modalità a piè di lista (vitto e alloggio) mentre altre in modo forfettario.
Come si calcola l’indennità di trasferta?
L’importo dell’indennità di trasferta è solitamente stabilito dai contratti collettivi e può essere fisso o stabilito in base ad una percentuale sulla retribuzione giornaliera.
L’indennità di trasferta deve essere corrisposta per tutte le giornate di durata della missione, comprese festività, domeniche e giornate di assenza per malattia. Non è invece prevista nel caso di permessi non retribuiti e assenze ingiustificate.
Da un punto di vista fiscale, se la trasferta ha i requisiti necessari (vale a dire, se riguarda una sede posta al di fuori del comune dove è situata l’abituale sede di lavoro), la cifra giornaliera corrisposta come indennità è esente da imposizione fiscale e contributiva, con limiti diversi a seconda che il periodo di lavoro si svolga in Italia (fino a 46,48 euro) o all’estero (fino a 77,47 euro).
Nel caso in cui l’importo dell’indennità dovesse superare questi i limiti, le tasse e i contributi Inps si calcoleranno solo sulla cifra eccedente i limiti imposti.
Caso diverso, invece, è quello in cui oltre alla diaria viene riconosciuto anche il rimborso per spese di vitto e alloggio (modalità di rimborso misto). I rimborsi di vitto e alloggio sono totalmente esentasse; i rimborsi di altre spese in aggiunta all’indennità di trasferta concorrono invece alla formazione del reddito imponibile.
In aggiunta, se, insieme all’indennità di trasferta, viene riconosciuto anche il rimborso di vitto e alloggio, il tetto di quota erogata per indennità di trasferta esente da imposte scende a 30,99 euro per le trasferte in Italia e a 51,65 euro per l’estero. Le cifre erogate per rimborsare vitto e alloggio sono invece completamente esenti da tassazione.
Se, insieme all’indennità di trasferta, viene riconosciuto il rimborso totale a piè di lista di tutte le spese di viaggio dei dipendenti, la cifre esenti da tassazione scendono ancora: 15,49 euro per le trasferte in Italia e 25,82 euro per le trasferte.
Il caso delle spese di parcheggio
Per quanto riguarda le spese di parcheggio, l’Agenzia delle Entrate ha sottolineato che si tratta di spese diverse da quelle di viaggio, trasporto, vitto e alloggio. Il rimborso di queste spese è assoggettabile a tassazione se il datore di lavoro ha adottato i sistemi del rimborso forfettario e misto.
Nei casi di rimborso analitico, rientrano tra le altre spese escluse dalla formazione del reddito di lavoro dipendente fino a un importo massimo di 15,49 euro giornalieri, 25,82 euro per trasferte all’estero.
Analizziamo ora le indennità in relazione ai contratti nazionali di lavoro.
Le indennità di trasferta per i dipendenti di alcuni contratti collettivi
In base al tipo di contratto collettivo nazionale del lavoro ci possono essere quantitativi di rimborsi differenti. Vediamone i più ricorrenti:
- Commercio – Confesercenti: l’indennità di trasferta non è inferiore al doppio della quota giornaliera della retribuzione di fatto. Nel caso in cui non ci fosse pernottamento fuori sede, la diaria verrà ridotta di un terzo. Per le missioni di durata superiore al mese verrà corrisposta una diaria ridotta del 10%.
- Metalmeccanica – artigianato: ai lavoratori che devono prestare la propria opera fuori dalla sede, dallo stabilimento, dal laboratorio o cantiere per il quale sono stati assunti è previsto, a partire dal 1° gennaio 2000, un rimborso di 30,98 euro che comprende due pasti e un pernottamento.
- Metalmeccanica – industria: ai lavoratori che devono prestare la propria opera fuori dalla sede, dallo stabilimento, dal laboratorio o cantiere per il quale sono stati assunti, dal 1° gennaio 2009 sono previsti 40 euro per l’intera trasferta, 11,30 euro per pranzo o cena e 17,40 euro per il pernottamento.
- Edili industria: l’operaio in servizio che deve prestare la propria opera in un cantiere diverso da quello per il quale è stato assunto ha diritto a percepire una diaria del 10% da calcolarsi sugli elementi della retribuzione.
- Chimici farmaceutici industria: i dipendenti hanno diritto a un’indennità di trasferta pari al 50% della retribuzione giornaliera a condizione che la trasferta duri più di 12 ore e meno di 24 ore. Tale indennità viene ridotta al 20% quando le trasferte del lavoratore sono particolarmente frequenti.
- Trasporto e spedizione merci – Confetra: per le trasferte nazionali sono previsti 20,60 euro se queste durano dalle 6 alle 12 ore, 31,82 euro se durano dalle 12 alle 18 ore e 39,96 euro se durano dalle 18 alle 24 ore.
- Studi professionali: la diaria in questo casi è di 15 euro giornalieri per missioni che durano più di 8 ore e fino alle 24 ore e di 30 € giornalieri per missioni che durano più di 24 ore. Per missioni di durata superiore al mese verrà corrisposta una diaria ridotta del 10%.
Come è facile intuire da quanto detto in precedenza, le casistiche delle indennità di trasferta sono molte e dipendono prevalentemente da tre fattori:
- tipologia di indennità
- contratto collettivo
- trasferta Italia/estera
Anche in questo caso, la corretta rendicontazione delle spese è necessaria per una gestione rapida ed ottimale delle spese e dei rimborsi; da questo punto di vista un'app per il rimborso spese dipendenti e un software per la gestione delle spese viaggi aziendali potranno certamente essere di aiuto e consentiranno di evitare errori e perdite di tempo, a favore di una più snella gestione aziendale.