Quando un dipendente utilizza la propria auto per motivi di lavoro, ha diritto a un rimborso chilometrico che copre i costi legati all'uso del veicolo. Questo rimborso, detraibile e non imponibile, viene calcolato in base alle tabelle dell’Automobile Club d’Italia (ACI), che stabiliscono il valore del chilometro in base a vari fattori, come il tipo di auto e carburante.
Cos'è il rimborso chilometrico?
Il rimborso chilometrico è l’indennità che un datore di lavoro paga al dipendente per l’utilizzo della propria auto durante le trasferte. Viene calcolato utilizzando le tabelle ACI, aggiornate annualmente, che stabiliscono il valore per chilometro percorso in base al modello di veicolo, alla sua alimentazione e alla potenza del motore. La tariffa chilometrica è diversa per le auto a benzina, diesel, metano o ibride.
Le tabelle ACI: come funzionano?
Ogni anno, l'ACI pubblica le tariffe chilometriche che variano in base a diversi parametri, tra cui il tipo di carburante e la potenza dell'auto. Queste tariffe sono utilizzate per determinare il rimborso che il dipendente riceve. Ad esempio, nel caso di un'auto a benzina, la tariffa sarà diversa rispetto a un'auto a diesel o metano. Le tariffe sono approvate entro novembre e pubblicate dal Ministero delle Finanze entro dicembre, con effetto dal periodo d’imposta successivo.
Nel Rapporto Emburse Captio 2024, si evidenzia che il prezzo medio del chilometraggio in Italia nel 2023 è stato di 0,21 € al chilometro, con un range che va da un minimo di 0,08 € a un massimo di 1,20 €. Il valore dipende dalla politica aziendale e dal settore in cui opera l'azienda.
Come calcolare il rimborso chilometrico: esempio pratico
Per calcolare il rimborso chilometrico, bisogna fare riferimento alla tabella ACI per determinare la tariffa corretta in base al modello di veicolo e al tipo di carburante. Prendiamo come esempio un dipendente che deve effettuare una trasferta di 300 chilometri utilizzando una Jeep Cherokee 2.2 MTJ 194CV (gasolio). La tariffa ACI per questo veicolo è 0,6227 € al chilometro.
Il calcolo per determinare il rimborso sarà:
- 0,6227 € x 300 km = 186,81 €
Quindi, il dipendente riceverà 186,81 € per la trasferta di 300 chilometri. Questo è l'importo che l’azienda dovrà rimborsare al dipendente.
Fattori che influenzano il rimborso chilometrico
Il rimborso chilometrico può variare in base a diversi fattori, tra cui:
- Tipo di veicolo: La tariffa cambia in base al modello dell'auto e al tipo di carburante.
- Settore aziendale: A seconda del settore in cui l'azienda opera, la tariffa può variare. Settori come il manifatturiero o i servizi essenziali tendono ad avere politiche di rimborso più generose rispetto a settori con minore necessità di mobilità.
- Anzianità del dipendente e ruolo: Alcune aziende pagano una tariffa più alta ai dipendenti con maggiore esperienza o con ruoli di maggiore responsabilità.
Tendenze del chilometraggio nel 2023-2024
Il Rapporto Emburse Captio ha analizzato anche le tendenze relative al chilometraggio aziendale in Italia. Tra i dati più rilevanti:
- Il prezzo medio per chilometro nel 2023 è stato di 0,21 €, ma le piccole imprese tendono a pagare 0,19 € al chilometro, mentre le grandi imprese pagano 0,21 €.
- La distanza media per viaggio è aumentata nel 2023, passando da 107 km a 144 km, con un aumento del 35%. Le medie imprese hanno visto un incremento significativo, con un aumento del 64%, mentre le grandi imprese hanno registrato un aumento più contenuto del 20%.
I settori con il chilometraggio più alto per viaggio sono stati la sanità e assistenza sociale, i servizi essenziali (utilities) e i servizi professionali. Questi settori sono caratterizzati da una forte mobilità dei dipendenti, che per il secondo anno consecutivo ha visto un ritorno ai livelli pre-pandemia.
Quando si viaggia di più?
Il Rapporto Emburse Captio evidenzia anche i periodi dell’anno con maggiore mobilità aziendale. Nel 2023, il mese con il maggior numero di trasferte è stato ottobre, seguito da maggio e marzo. Al contrario, i mesi con minore mobilità sono stati dicembre e agosto, poiché coincidenti con i periodi di ferie.
Settori che pagano meglio
Il rapporto ha anche esaminato i settori che hanno pagato meglio per il chilometraggio. Nel 2023, i settori che hanno offerto il miglior rimborso sono stati:
- Manifatturiero (primo posto)
- Commercio al dettaglio (retail) (secondo posto)
- Servizi essenziali (utilities) (terzo posto)
Questi settori sono quelli con la maggiore mobilità aziendale, che ha visto una ripresa costante rispetto agli anni precedenti.
Il calcolo del rimborso chilometrico è un processo importante per garantire che i dipendenti vengano compensati adeguatamente per l’utilizzo del proprio veicolo durante le trasferte. Le tabelle ACI offrono un riferimento ufficiale per determinare l’importo da rimborsare, ma è fondamentale considerare anche fattori come il tipo di veicolo, il settore e le politiche aziendali.
Conoscere e analizzare le tendenze di chilometraggio del mercato, come quelle emerse dal Rapporto Emburse Captio, permette alle aziende di ottimizzare la gestione delle spese di trasferta e di prendere decisioni informate in merito alla politica di rimborso chilometrico. Inoltre, l’uso di piattaforme di gestione delle spese aziendali, come Emburse Captio, può rendere il processo ancora più efficiente, aiutando le aziende a monitorare e controllare meglio le spese di mobilità.
Vuoi risparmiare fino al 70% del tempo nella gestione delle note spese?
Richiedi ora una demo gratuita e inizia a ottimizzare il tempo dei tuoi dipendenti dicendo addio alla carta.