La riconciliazione delle trasferte di lavoro sembra un’indagine investigativa: puoi vedere che il responsabilie delle vendite della tua azienda ha speso 500 euro durante una trasferta in Londra per una potenziale riunione con i clienti, ma dovrai dedicare molto tempo a raccogliere le ricevute e a porre domande se desideri un quadro completo.
Il problema per molte aziende è che il contesto delle spese si presenta sotto forma di dati di pagamento, di cui la maggior parte delle organizzazioni si occupa solo in parte. Un sondaggio sul pubblico durante l’ultima conferenza GBTA ha rilevato che il 39% dei responsabili delle spese non utilizza i dati di pagamento in modo efficace, mentre il 18% non sa come la propria organizzazione li gestisca.
Di conseguenza, i team finanziari non hanno visibilità sul comportamento di spesa dei dipendenti e fanno fatica a controllare la spesa, prevenire le frodi e ottimizzare le politiche di viaggio. Ma una soluzione esiste.
4 modi in cui i dati di pagamento creano valore per la finanza?
1. Visibilità nei modelli di spesa
Ogni transazione aziendale che i dipendenti effettuano durante il viaggio genera un set di dati prezioso. Le aziende possono raccogliere e analizzare questi dati per ottenere informazioni preziose sui modelli di spesa dei propri dipendenti. Incrociando i dati di pagamento con i dati di prenotazione e altre informazioni, i team finanziari possono comprendere meglio come i dipendenti spendono durante i viaggi.
2. Aggiornare le politiche di viaggio
Le informazioni ricavate dai dati di pagamento possono fornire indicazioni preziose per aggiornare le politiche di viaggio e i contratti con i fornitori in base alle preferenze di viaggio dei dipendenti.
3. Negoziare i contratti con i fornitori
I dati di pagamento possono anche dare una marcia in più durante le negoziazioni con i fornitori. La quantificazione del volume commerciale della tua azienda in una catena alberghiera preferita può aiutarti a ottenere uno sconto più consistente o vantaggi migliori da fornitori che desiderano ricavi affidabili.
4. Rischio e conformità
I dati dettagliati sulla spesa consentono anche un maggiore controllo dell’attività di spesa. Con un tale livello di dettaglio, i team finanziari possono eseguire la due diligence in modo più approfondito e scoprire più facilmente le violazioni della conformità o le frodi. Ad esempio, il reparto finanziario può verificare se i fornitori stanno rispettando i contratti e offrire ai dipendenti le tariffe e i benefit concordati, come il Wi-Fi gratuito o il parcheggio.
I tuoi dati di pagamento attuali sono aggiornati?
Non tutti i dati di pagamento sono uguali. C’è una grande differenza tra avere accesso alle informazioni di base, come la data della transazione, la cifra spesa e il fornitore, e informazioni più approfondite, come il tipo di tariffa aerea acquistata, la tariffa della camera d’albergo o il dettaglio dei servizi aggiuntivi.
Anche se la maggior parte delle aziende dispone almeno delle basi, sono necessari passaggi specifici per ottenere dati più granulari. La maggior parte delle carte di credito aziendali, come Mastercard, Visa e American Express, riporta oltre 200 campi dati che possono essere compilati e utilizzati per la creazione di report. Tuttavia, le aziende perdono informazioni sul quadro complessivo se vengono utilizzati più metodi di pagamento o se le spese vengono inviate manualmente.
La domanda quindi diventa: come gestire le spese di viaggio per sfruttare le enormi possibilità che offrono i dati di pagamento?
Cosa si può fare con i dati di pagamento
Un relatore di GBTA ha affermato che dopo che la sua azienda è stata penalizzata per non aver pagato in tempo il conto della carta di credito, ha iniziato a gestire ogni fase del programma di viaggio aziendale in modo più rigoroso.
Durante questo progetto, ha completamente revisionato le politiche di viaggio e il modo in cui utilizzava i dati di pagamento. Ha inserito dati su tutto, dal motivo dei viaggi dei dipendenti alle transazioni individuali con le compagnie aeree e le società di ridesharing, analizzando questi dati a un livello più granulare in modo da poter vedere da quale ramo dell’azienda proveniva la maggior parte delle spese di viaggio e perché.
I dati di spesa possono aiutarti con diversi obiettivi:
- Facilitare la riconciliazione
- Monitorare le spese
- Revisionare le operazioni di spesa
- Modificare le politiche di viaggio
- Negoziare i contratti con i fornitori
I dati di pagamento possono anche far emergere efficienze inaspettate. Molte aziende presumono che fornire auto a noleggio ai dipendenti sia troppo costoso. Tuttavia, analizzando le ricevute di ridesharing dei dipendenti, potresti scoprire che le auto a noleggio potrebbero costare meno rispetto ai servizi di ridesharing e ai taxi.
Sfrutta la potenza dei dati di pagamento
Le spese per le trasferte di lavoro sono una delle maggiori voci di spesa per molte aziende. Tuttavia, la maggior parte di queste aziende non utilizza le informazioni che si possono ricavare dai loro dati. Utilizzando il software di gestione delle spese, i team finanziari non solo possono semplificare e ottimizzare i processi di viaggi e note spese, ma possono anche risparmiare tempo e costi esplorando il potenziale nascosto dei loro dati di pagamento.