Checklist per l'ottimizzazione del programma viaggi aziendale

Ottimizza e prepara il programma viaggi aziendali per le sfide future. Si stima che la spesa globale per i viaggi d'affari raggiunga 1,9 miliardi di euro nei prossimi tre anni. Sebbene questa cifra segni una ripresa post-pandemia, le conclusioni della GBTA sottolineano che i livelli di spesa restano inferiori rispetto a quelli pre-COVID, se si considera l'inflazione.

Le pressioni inflazionistiche continueranno a causare incertezza programmi di viaggio aziendali, con conseguente necessità per le imprese di:

• Sviluppare politiche di viaggio che mettano al primo posto la sicurezza dei viaggiatori, senza compromettere il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
• Ottimizzare i processi strategici per migliorare l'esperienza complessiva dei viaggiatori, rafforzare la conformità alle politiche aziendali e garantire un controllo efficace delle spese.
• Integrare il benessere dei dipendenti nei programmi di viaggio, per favorire la loro salute, soddisfazione e coinvolgimento.
• Rivedere e adattare le politiche aziendali per favorire pratiche di viaggio più sostenibili.

Se queste preoccupazioni ti tengono sveglio la notte, la nostra checklist per ottimizzare il programma di viaggi aziendali ti sarà di grande aiuto. Ecco gli elementi chiave per pianificare un programma di viaggi flessibile, che metta al centro una comunicazione chiara, migliori l’esperienza dei viaggiatori, promuova la salute e il benessere e ottimizzi la gestione dei fornitori.

Fase 1: dare priorità a una comunicazione chiara per tutti i viaggiatori

Obiettivo: fornire una piattaforma di gestione dei viaggi chiara e accessibile che consenta ai viaggiatori d'affari di comprendere lo stato attuale delle loro trasferte, fornendo loro informazioni in tempo reale per prendere decisioni consapevoli e pianificare in modo efficace i loro viaggi futuri.

• Rivedere, approvare e distribuire tempestivamente le tempistiche dei viaggi aziendali alle parti interessate.
• Creare un piano di comunicazione che informi regolarmente i viaggiatori aziendali su destinazioni sicure, requisiti normativi, aggiornamenti delle politiche aziendali relative ai viaggi, e risorse dedicate a donne e minoranze.
• Verificare l’efficacia dei protocolli e dei canali di comunicazione esistenti, assicurandosi che siano funzionali e facilmente accessibili.
• Fornire una lista di opzioni di viaggio affidabili e di siti web con informazioni sempre aggiornate su normative e condizioni, consultabili in base alla località di destinazione.
• Esporre chiaramente gli aggiornamenti necessari per i profili dei viaggiatori e la documentazione richiesta per i viaggi nazionali e internazionali.
• Incoraggiare i viaggiatori a contattare direttamente le organizzazioni competenti per verificare eventuali normative aggiuntive per i visitatori esterni.
• Collaborare con il reparto risorse umane per definire le modalità di rientro in ufficio dopo un viaggio per i dipendenti che lavorano in sede.
  

Fase 2: creare un'esperienza di viaggio senza disservizi

Obiettivo: creare un'esperienza di viaggio fluida per i propri dipendenti, consentendo loro di prendere decisioni di acquisto consapevoli, in linea con le loro preferenze personali e nel rispetto della politica aziendale in materia di viaggi.

• Rivedere e aggiornare la politica aziendale sui viaggi, stabilendo limiti chiari e linee guida per la prenotazione anticipata delle spese, inclusi voli, treni, noleggio auto, car sharing e fornitori della sharing economy.
• Arricchire la politica di viaggio con addendum per gestire cambiamenti temporanei, come le nuove politiche per il lavoro ibrido, la gestione di fornitori non preferenziali e la sostituzione di servizi negoziati non disponibili.
• Rendere accessibile la politica di viaggio e le linee guida sulle spese in modo centralizzato, integrandola nella soluzione di gestione delle spese, affinché i dipendenti possano consultarla ovunque si trovino.
• Ottimizzare la gestione del budget di viaggio, razionalizzando gli investimenti in ciascun viaggio d'affari attraverso l’utilizzo di valutazioni e flussi di lavoro di approvazione pre-viaggio.
• Creare controlli personalizzati che segnaleranno automaticamente le spese non conformi o effettuate con fornitori non preferiti.
• Automatizzare il processo di invio, revisione e approvazione delle spese per semplificare i flussi di lavoro, acquisendo in tempo reale tutti i dati necessari su spese e viaggi.
• Delegare la gestione dell’approvazione delle spese a un personale di riserva per garantire la continuità operativa in caso di assenza dell'incaricato.
• Realizzare sondaggi per valutare il gradimento dei viaggiatori al termine di ogni viaggio, per migliorare continuamente il programma di viaggio aziendale.
• Garantire che i viaggiatori siano informati sui loro contatti di emergenza e sulle modalità per ottenere assistenza durante il viaggio.
• Implementare una soluzione di gestione dei viaggi self-service tramite app, semplificando ogni fase del viaggio, dalla prenotazione dei trasporti al check-in/check-out in hotel.

Fase 3: dare priorità alla salute e al benessere di chi viaggia per lavoro

Obiettivo: Implementare un programma di viaggi aziendali che tuteli il benessere fisico e mentale di ogni dipendente, garantendo un ambiente sicuro e sano durante i viaggi di lavoro.

• Fornire servizi, opportunità e strumenti per i viaggi aziendali affinché i dipendenti possano valutare i rischi insiti nei loro viaggi.
• Prima di intraprendere viaggi verso destinazioni ad alto rischio, redigere rapporti dettagliati di valutazione dei rischi di viaggio, che comprendano dati consolidati e aggiornati a livello globale.
• Collaborare strettamente con il reparto Risorse Umane per garantire che l'azienda adempia agli obblighi di diligenza e adotti misure adeguate per affrontare i rischi legati ai viaggi aziendali.
• Sviluppare e implementare un programma di benessere che aiuti i dipendenti a gestire lo stress e il malessere legati ai viaggi, sia in territorio nazionale che internazionale.
• Fornire risorse aggiuntive per supportare la salute mentale, inclusi strumenti per l'accesso a servizi di consulenza psicologica e assicurazioni integrative, così che i viaggiatori possano ricevere assistenza di alta qualità, indipendentemente dalla copertura personale.
• Effettuare controlli regolari con i dipendenti per assicurarsi che si sentano adeguatamente supportati e a proprio agio durante i viaggi di lavoro.

Fase 4: costruire relazioni strategiche con i fornitori

Obiettivo: Stabilire e rafforzare partnership solide con i fornitori preferiti, al fine di soddisfare le esigenze dell’organizzazione e migliorare l’esperienza dei viaggiatori aziendali.

• Utilizzare l’analisi dei dati di viaggio per definire la politica aziendale, identificare opportunità di risparmio e promuovere decisioni di prenotazione più consapevoli.
• Mantenere una comunicazione regolare con i fornitori preferiti per monitorare eventuali cambiamenti che potrebbero influire sulla disponibilità, sulle tariffe o sui servizi offerti.
• Rinegoziare i contratti con i fornitori, tenendo conto delle modifiche nei volumi di viaggio, per garantire che le condizioni negoziate rimangano favorevoli.
• Rivedere i contratti per verificare l'introduzione di nuove tariffe aggiuntive, come quelle relative alle procedure di pulizia migliorate o altre modifiche operative.
• Richiedere informazioni dettagliate sui cambiamenti nei percorsi dei servizi o su altre variazioni in caso di circostanze impreviste, per garantire che i viaggiatori siano sempre aggiornati.
• Verificare i protocolli di igiene dei fornitori, assicurandosi che rispettino gli standard di sicurezza e determinare se questi comportano costi aggiuntivi per l'azienda.
• Raggiungere obiettivi ambientali, sociali e di governance (ESG) con i fornitori, specificatamente:
  • Selezionare fornitori che riducono l’impronta di carbonio compensando le emissioni tramite crediti di carbonio o altre iniziative ecologiche
  • Preferire opzioni alberghiere che implementano politiche ecologiche e servizi sostenibili.
  • Optare per fornitori di autonoleggio che offrono veicoli ibridi o a basse emissioni per contribuire a ridurre l'impatto ambientale.

Predisporre il programma viaggi per il futuro per l’agilità e soddisfazione del viaggiatore

Un programma viaggi ottimizzato e strategico, concepito con flessibilità, permette all’organizzazione di adattarsi rapidamente alle condizioni mutevoli e massimizzare il valore di ogni viaggio. Integrare soluzioni proattive e agili assicura che il programma di viaggi aziendali rimanga efficiente e sostenibile nel lungo periodo, offrendo anche al team la possibilità di cogliere le opportunità emergenti per generare un impatto aziendale positivo e duraturo.

Informazioni su Emburse

Emburse offre soluzioni innovative end-to-end per la gestione di viaggi e spese, in grado di risolvere i problemi delle organizzazioni che guardano al futuro. La nostra gamma di prodotti pluripremiati è apprezzata da oltre 12 milioni di leader del settore finanziario e dei viaggi, nonché da professionisti in tutto il mondo. Oltre 20.000 organizzazioni in 120 paesi, dalle grandi aziende Global 2000 alle piccole e medie imprese, fino alle agenzie del settore pubblico e alle organizzazioni non profit, contano su di noi per gestire comodamente i viaggi di lavoro e le spese dei dipendenti.

Le nostre soluzioni, altamente automatizzate e focalizzate sui dispositivi mobili, semplificano la pianificazione, la prenotazione e la gestione dei viaggi aziendali, eliminando le lunghe procedure manuali di invio, approvazione e riconciliazione delle spese. Garantiamo maggiore efficienza, risparmio di tempo, visibilità finanziaria avanzata, ottimizzazione del controllo e della conformità delle spese, migliorando così l'intera esperienza del viaggio d'affari. In questo modo, permettiamo ai nostri clienti e ai loro team di generare valore significativo per le loro organizzazioni.

Per ulteriori informazioni visita emburse.com o segui i nostri canali social su @emburse.