Quando acquistano qualcosa di costoso, come un’auto nuova, gli acquirenti più esperti effettuano uno studio di mercato comparativo per decidere qual è il modello migliore. Quali sono le prestazioni ottengo per il prezzo che pago? Quanto consuma? Qual è la sua capacità di carico? Sono tutte domande concrete e facili da rispondere, e spesso è proprio il venditore a risolvere questi dubbi. Ma ci sono altri aspetti di cui il concessionario non ti parlerà: quanto è affidabile? Quanto costa la manutenzione? È adatta alle mie esigenze?
Le aziende sperimentano la stessa cosa con acquisti poco frequenti e di alto
valore, come quello di un software aziendale. Le schede tecniche e gli addetti alla vendita possono raccontare parte della storia, ma la verità è che le esigenze di ciascuna organizzazione possono variare notevolmente da un’azienda all’altra. Quando acquistiamo qualcosa dobbiamo andare oltre ciò che ci è stato detto e chiederci – a noi stessi e ai nostri colleghi – quale soluzione funziona meglio per noi.
E se parliamo di acquistare un software per la gestione delle spese, in questo articolo ti spieghiamo le quattro domande chiave che dovresti porti prima di prendere una decisione e scegliere la soluzione che fa per te: Captio o Concur?
Qual è il costo totale di proprietà?
I costi di implementazione e di abbonamento potrebbero non essere l’unica cosa che paghiamo nel corso della vita di un software. È fondamentale avere una visione d’insieme di quale sarà il costo complessivo e non solo di ciò che
pagheremo come base di partenza. È previsto un costo aggiuntivo per ogni
funzionalità non inclusa nei requisiti minimi? Sarà necessario pagare una cifra
importante per un servizio di consulenza ogni volta che vorremo implementare un cambiamento?
Emburse include nella sua tariffa mensile la maggior parte delle prestazioni che altre aziende addebitano separatamente. Quello che deciderai di pagare all’inizio sarà quello che pagherai sempre, dalle funzionalità più elementari, come un lettore OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per la trascrizione delle ricevute, a un servizio di consulenza continuativo per iniziative di gestione del cambiamento con il nostro programma Emburse Solution Administrator. Senza sorprese.
Questa soluzione è pensata per aziende come la mia?
Le soluzioni valide per tutti non sono una panacea e spesso implicano che
nessuno riesca a soddisfare completamente le proprie esigenze. Le famiglie
numerose probabilmente sceglieranno un SUV o una monovolume, mentre i single potrebbero trovarsi meglio con un’auto sportiva a due posti. Perché allora far sì che tutti abbiano una berlina di medie dimensioni? Lo stesso vale per le soluzioni tecnologiche aziendali. Se l’offerta del fornitore è adatta a qualsiasi tipo di organizzazione, è probabile che il sistema funzionerà bene per tutti, ma non sarà perfetto per quasi nessuno.
Emburse è stato progettato tenendo conto delle esigenze specifiche delle aziende più importanti a livello globale, alle quali rende già la vita più facile grazie al suo motore di flussi, di avvisi e di approvazioni con grandi possibilità di configurazione, un’interfaccia in 8 lingue, delle robuste funzionalità di conformità fiscale locale ed internazionale, uno staff di assistenza multilingue 24 ore su 24 o potenti funzioni di rimborso a livello internazionale.
E se non hai bisogno di un insieme di funzionalità così ampio, siamo certi che una delle altre soluzioni offerte da Emburse si adatterà perfettamente alle tue esigenze. Le nostre soluzioni per la gestione delle spese aziendali e l’automatizzazione delle fatture sono rivolte sia alle start-up che alle aziende Fortune 500, pertanto sia che tu abbia bisogno di un’auto sportiva veloce o di un SUV con l’ultima tecnologia, puoi contare su di noi.
Quante persone vorranno utilizzare la soluzione sui propri dispositivi mobili?
La maggior parte degli utenti inizierà a gestire le proprie spese su un dispositivo mobile, probabilmente acquisendo e caricando una ricevuta, e la verità è che, per molte soluzioni di spesa, la cosa si ferma qui. Ciò è dovuto a diversi motivi.
Il primo è che molte soluzioni di OCR sono lente o poco precise. Inoltre,
affidandosi alla verifica umana per ogni ricevuta, il processo di estrazione e
mappatura dei dati nel programma di spesa spesso potrebbe richiedere diversi minuti o addirittura ore. Frequentemente questo ritardo induce l’utente a posticipare la registrazione delle spese. D’altra parte, molte app di spesa native per iOS e Android presentano limitazioni. Potrebbero non avere il livello di funzionalità della versione completa, potrebbero essere obsolete o non essere disponibili in tutte le lingue. Tutto ciò rappresenta un ostacolo per l’adozione del software e un peggioramento dell’esperienza utente.
Emburse è stato progettato come una soluzione di gestione delle spese
focalizzata sui dispositivi mobili. La tecnologia di trascrizione delle ricevute di Emburse Captio, estremamente rapida e precisa, soprattutto se combinata con avvisi in tempo reale per le carte di credito e la riconciliazione automatica, consente, ad esempio, di trasferire una spesa dalla ricevuta al rapporto in modo che gli utenti possano completare l'intero processo in una volta sola. Inoltre, la soluzione adotta un approccio innovativo basato su app mobili ibride: gli utenti possono sfruttare le opzioni di sicurezza di un’app iOS o Android, come l’autenticazione unica (SSO), e combinarle con le potenti funzionalità della versione completa. Tutto ciò che si può fare da un portatile, lo si potrà fare con la stessa facilità da un cellulare, in qualsiasi momento e da qualunque luogo.
Prevedi di utilizzare molto il servizio clienti e l’assistenza?
Ci sono automobilisti che amano cambiare da soli l’olio della propria auto e che non hanno bisogno di alcuna assistenza aggiuntiva. Tuttavia, questo accade sempre meno, soprattutto con le auto più moderne.
La stessa cosa accade con un software. Sebbene ci siano aziende che utilizzano raramente servizi aggiuntivi e di assistenza, maggiore è l’implementazione, più complesse saranno le esigenze e maggiore sarà la probabilità di processi di gestione del cambiamento, siano essi dovuti a nuovi mercati, a fornitori di carte o di viaggi, o a qualsiasi altra modifica nella configurazione.
Non abbiamo bisogno di un semplice fornitore di software, ma di un partner con cui collaborare in qualsiasi scenario ci troviamo per sfruttare al meglio la soluzione scelta. Quando sei uno tra le migliaia di clienti di un fornitore - molti dei quali probabilmente più grandi di te - potresti finire per non ricevere il tipo di servizio che ti aspettavi. Potresti aver bisogno di più tempo per risolvere un problema, oppure potrebbero impiegare più tempo per rispondere al telefono o a un’email.
Quindi, poniti queste domande quando decidi quale software di gestione delle spese è migliore per te. E chiedilo anche ai tuoi colleghi, analisti e terze parti, poiché saranno in grado di darti una prospettiva molto più accurata di quanto possa mai fare un fornitore.
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