Assumere il controllo delle spese: sfruttare al meglio la gestione delle spese aziendali

Chiedere denaro in prestito oggi è più costoso che negli ultimi vent'anni. Se siete dei responsabili finanziari, una cosa è certa: è il momento di migliorare le cattive pratiche di spesa che possono influire negativamente sui profitti.

Sapete quali sono.

Ogni processo manuale ripetitivo che carica di lavoro il team addetto alle finanze. Tutto ciò che va dall'ordinare pile di scontrini, note spese dei dipendenti e fatture fino all'inserimento delle spese in un foglio di calcolo.
I processi manuali non solo vi rallentano. Mettono l'azienda più a rischio di errori manuali e truffe sulle spese, e complicano l'attento controllo della conformità.

In quale modo si possono ottenere maggiore visibilità e controllo delle spese?

Per cominciare, è arrivato il momento di abbandonare i processi manuali e decidere di implementare una soluzione per la gestione delle spese. Una potente soluzione per la gestione delle spese semplifica al team il flusso di lavoro di presentazione e revisione delle spese aziendali. Consentendo di controllare le spese, aumenta la visibilità per un processo decisionale oculato e promuove la produttività dei dipendenti.

Passare a un processo di gestione delle spese più solido non è sconvolgente come si può pensare. Analizziamo punto per punto:

Spese dei dipendenti

• Processo legacy: principalmente un processo manuale accompagnato da un uso limitato della tecnologia: ad esempio, la scansione e l'invio per e-mail degli scontrini per l'approvazione.
• Da dove cominciare: implementate un software di gestione delle spese per raccogliere ed elaborare le informazioni sulle spese dei dipendenti.
• Gestione automatizzata delle spese: un'esperienza in tempo reale completamente automatizzata dall'acquisto al rimborso.

Prenotazione di viaggi

• Processo legacy: il dipendente prenota un viaggio sui siti di consumo con scarsa supervisione e paga con la carta di credito personale.
• Da dove cominciare: per la gestione dei viaggi, utilizzate una soluzione, un'azienda o uno strumento di prenotazione che applichi policy sui viaggi.
• Gestione automatizzata delle spese: un approccio olistico di raccolta, analisi e controllo delle spese di viaggio che utilizzi i dati di viaggio per affrontare i rapporti la relazione venditore-fornitore. Prenotazione dei viaggi su schede virtuali già emesse e approvate con limiti di spesa.

Fatture

• Processo legacy: principalmente l'elaborazione manuale delle fatture accompagnata da un uso limitato della tecnologia, ad esempio la scansione e l'invio per e-mail degli scontrini per l'approvazione.
• Da dove cominciare: sfruttate una soluzione AP automatizzata con tecnologia OCR per presentare e approvare le fatture online.
• Gestione automatizzata delle spese: elaborazione delle fatture totalmente automatizzata, dal pagamento alla riconciliazione, con una visualizzazione completa di tutte le fatture.

Pagamenti

• Processo legacy: emissioni di assegni, con assegni cartacei inviati per posta.
• Da dove cominciare: passare dagli assegni ai pagamenti ACH, eliminando l'emissione manuale di assegni.
• Gestione automatizzata delle spese: pieno controllo sui tempi di pagamento, utilizzando schede virtuali per approfittare di sconti e riduzioni.

Conformità del controllo delle spese

• Processo legacy: policy confuse sulla gestione delle spese che sono arbitrarie e difficili da applicare.
• Da dove cominciare: configurazione delle policy sulle spese nelle soluzioni per la gestione delle spese e AP automatizzate.
• Gestione automatizzata delle spese: funzionalità di machine learning integrata con revisione mirata di auditor indipendenti al fine di eliminare tutte le spese estranee alle policy aziendali.

Approfondimenti e analisi

• Processo legacy: dati archiviati in sistemi disparati rendendo l'analisi manuale faticosa e imprecisa.
• Da dove cominciare: creazione di report di base con limitate capacità del dashboard di analisi ad alto livello.
• Gestione automatizzata delle spese: capacità analitiche personalizzate che consentono di prendere decisioni strategiche sulla base dei dati anziché dell'intuizione.
  

Nell'economia attuale, il team addetto alle finanze non può permettersi di affidarsi a processi legacy privi di visibilità e controllo sulle spese.

Adottando una gestione automatizzata delle spese, è possibile liberare il team addetto alle finanze dalle attività ordinarie. Un efficace controllo delle spese consente invece al team di concentrarsi su iniziative strategiche che proteggano i profitti.

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