Spesenbetrug, Arbeitnehmerzufriedenheit und Bilanzen

Einführung

Wenn Sie zu den CFOs gehören, die ihr Reise- und Spesenabrechnungssystem (T&E) sehr arbeitnehmerfreundlich finden, ist Ihnen vielleicht gar nicht bewusst, welches Gewicht bestimmte operative Abläufe auf die Finanzen Ihrer Angestellten haben – sodass diese sogar vor Spesenbetrug nicht zurückschrecken. Auch wenn die Problematik der T&E-Richtlinien in Ihrem Unternehmen bislang noch kein Thema ist, sollten Sie bei Kostensenkungsstrategien, die entsprechende Spannungen auslösen können, behutsam vorgehen.

In diesem Artikel wollen wir die sozialen, wirtschaftlichen und technischen Aspekte beleuchten, die zu diesem Problem beitragen und in praxiserprobte Tipps geben, damit Finanzleitern ein Spendageddon in ihrem Unternehmen erspart bleibt.

KAPITEL 1

So öffnen Sie dem Spendageddon Tür und Tor

Nicht nur Sie sind betroffen: Überall auf der Welt müssen CFOs den Gürtel enger schnallen. Angesichts von Vibecession (Wahrnehmung einer schlechten Wirtschaftslage, in der Unternehmen proaktiv Budget- und Stellenabbau betreiben) und im Zuge der Return-to-office-Bewegung (RTO), ist der Druck auf Gewinnspanne und Margensteigerung groß. Wer seinen Umsatz nicht so rasch steigern kann, dass er seine Zielvorgaben erreicht, muss seine Ausgaben kürzen. Aktuell bleibt vielen Unternehmen nur die zweite Option.

Aber das Ziel der Spesenreduzierung steht im Konflikt mit den Bedürfnissen der Belegschaft, da sich stringentere Kosteneindämmungsmaßnahmen in Form von neuen T&E-Richtlinien nicht selten stark in ihrem Arbeitsalltag bemerkbar machen. Dabei sind die meisten Bedürfnisse der Angestellten ja nur zu verständlich – sie möchten ein problemloses Bezahlsystem für alle beruflichen Ausgaben haben, die Höhe ihres Budgets und ihres Aufwendungsrahmens kennen und für die Verwendung ihrer persönlichen Kreditkarten rasche Erstattungen erhalten. Im Zeitalter explodierender Lebenskosten

wollen Angestellte keine Spesen mehr auslegen und auf deren Erstattung warten, sondern firmeneigene Kreditkarten nutzen und ihre persönlichen Finanzen vom Zugriff des Arbeitgebers abschirmen.

Eine Umfrage unter über 1000 CFOs ermittelte, dass viele Angestellte fehlende Flexibilität und Transparenz in ihren unternehmenseigenen T&E-Praktiken beklagen.

Der Übergang zum hybriden Arbeiten hat zudem die Grenzziehung zu erstattungsfähigen Spesen schwammiger werden lassen. Die Unzufriedenheit der Belegschaft gegenüber überholten T&E-Praktiken steigt ebenso wie der Spesenbetrug, was sich an den vielen, diesbezüglich derzeit anhängigen Verfahren zu Unterschlagungen am Arbeitsplatz ablesen lässt.

Unternehmen, die jetzt nicht über Tools, Verfahren oder Richtlinien zur effizienten Verarbeitung von Reisekosten, Spesen und Ausgaben der Belegschaft verfügen, nähern sich einem gefährlichen Brennpunkt – sie trudeln geradewegs ins Spendageddon.

Von Spendageddon reden wir, wenn die Spannung zwischen den Bedürfnissen der Belegschaft und den Praktiken der Finanzabteilungen auseinanderklaffen, und die CFOs zunehmend die Kontrolle über die Ausgaben verlieren und ihre Bilanzen ruinieren. In der Folge stoßen die zwei Kräfte –Finanzbuchhaltung und Belegschaft – aufeinander, weil sie widerstreitende Anliegen bei Kontrolle und Flexibilität verfolgen.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen neue Erkenntnisse präsentieren, weshalb Finanzbuchhaltung und Belegschaft in puncto Spesenpraxis so grundlegend abweichende Wahrnehmungen haben und erläutern, was diese Kluft für die Kostenkontrollmaßnahmen bedeutet.

„CFOs heute stehen unter Druck, einerseits die Spesenbudgets so schlank wie möglich zu halten und andererseits die Belegschaft nicht in ihrer Eigenständigkeit zu beeinträchtigen, grundlegende berufsbezogene Käufe zu tätigen. Sie müssen also das richtige Gleichgewicht zwischen Zugang und Kontrolle finden. Gelingt ihnen dies nicht, wird sich der Graben zwischen diesen beiden Sichtweisen vergrößern und das der Firmenpolitik zuwiderlaufende Ausgabenvolumen noch zunehmen.“

Kevin Permenter

Forschungsleiter für Finanzanwendungen

IDC

KAPITEL 2

Alles beginnt mit der Firmenkreditkarte

Der Kern des Konflikts ist leicht zu umreißen: Die meisten Mitarbeiter wollen Firmenkreditkarten, um berufsbezogene Ausgaben zu tätigen, ohne eigenen Mittel vorschießen zu müssen, wohingegen Finanzbuchhaltungen in ihrem Bestreben nach Kostenkontrolle diese Firmenkreditkarten nur an Mitarbeiter ausgeben möchten, die sie dafür geeignet halten. Viele Mitarbeiter erhalten daher keine Firmenkreditkarten, worin die erste Ursache für die grundlegende Kluft zwischen den Ansprüchen der Mitarbeiter und der geltenden Unternehmenspraxis liegt.

Im Rahmen einer Befragung unter Arbeitnehmern und Finanzbuchhaltungsexperten durch YouGov im Januar 2024 fand Emburse heraus, dass viele Arbeitnehmer (29 %) Firmenspesen noch immer aus eigener Tasche vorstrecken und Erstattungen beantragen müssen, weil sie keinen Zugang zu einer Firmenkreditkarte haben. Die meisten von ihnen möchten ihre persönlichen Kreditkarten nicht für diese Zwecke verwenden. Angesichts der gestiegenen Lebenskosten würde eine Mehrheit der Angestellten (55 %) Geschäftsausgaben lieber mit einer Firmenkreditkarte tätigen.

So zahlen Arbeitnehmer für Geschäftsausgaben

So würden sie ihre Geschäftsausgaben gern bestreiten

Von Arbeitnehmern, die eine persönliche Debit-/Kreditkarte verwenden:

• haben 21 % die Möglichkeit, eine Firmenkreditkarte zu nutzen, 29 % jedoch nicht

Von Arbeitnehmern, die eine Firmenkreditkarte verwenden:

• haben 19 % die Möglichkeit, eine persönliche Kreditkarte zu nutzen, während 14 % eine Firmenkreditkarte nutzen müssen
• 45 % aller Arbeitnehmer würden lieber eine persönliche Debit-/Kreditkarte verwenden
• 55 % aller Arbeitnehmer würden lieber eine firmeneigene Debit-/Kreditkarte verwenden

Mittlerweile geben Finanzbuchhaltungen Firmenkreditkarten nur an Arbeitnehmer mit bestimmten Qualifikationen aus: 21 % der Unternehmen geben Firmenkreditkarten nur an leitende Mitarbeiter (mind. Bereichsleiter) aus, 22 % nur an Manager und darüber, und 20 % an Manager und darüber mit speziellem Bedarf. Insgesamt geben 63 % der Unternehmen zumindest in einigen Fällen Kreditkarten an Manager aus. Nur 17 % der Unternehmen geben Firmenkreditkarten an einfache Mitarbeiter ohne leitende Funktionen aus.

Für einige dieser Unternehmen mag die selektive Ausgabe von Firmenkreditkarten zur Kostenkontrolle funktionieren. Aber aus Sicht der Angestellten kann diese Praxis dazu führen, dass sie in ihrer Arbeit ungewollt ineffektiver werden. Wenn sich ein Angestellter beispielsweise eine wichtige Software-Suite zulegen muss, muss er sich entscheiden, ob er die Kosten für ein potenziell aufwendiges Abonnement selbst auslegt oder auf die Genehmigung und Zahlung seines Vorgesetzten wartet, was seine Arbeit bedeutend verlangsamen kann. Viele Arbeitnehmer haben eine Einkaufsliste mit Produkten für die alltägliche Arbeit, von Software-Abonnements über Remote Office-Verbrauchsmitteln bis hin zu digitalen Anzeigen. Werden Arbeitnehmern aber Steine in den Weg gelegt, sich diese Arbeitsmittel zuzulegen, bricht ein Spesenchaos aus, wie wir in den folgenden Kapiteln sehen werden.

Ausgestellte Firmenkreditkarten nach Angestelltenklassen

• 21 % leitende Angestellte (Bereichsleiter und darüber)
• 22 % Manager und höher
• 20 % Manager und höher mit speziellem Bedarf
• 17 % normale Angestellte, die sie unabhängig von ihrer Stellung benötigen

KAPITEL 3

Return-to-office-Kosten und hybride Arbeitsmodelle sorgen für weitere Verwirrung

Viele Unternehmen haben auf ihrem Weg zum hybriden Arbeiten ungewollt einen Graubereich in Bezug auf erstattbare Spesen geschaffen. So haben einige Organisationen etwa entschieden, Reise- und Unterbringungskosten für Angestellte zu erstatten, die mittlerweile nicht mehr in Pendelentfernung zum Büro wohnten und eine „Super-Pendlerpauschale“ etabliert, während Pendler mit geringeren Entfernungen leer ausgingen. Dazu verkomplizierten Änderungen in der Rechtsprechung von Einzelstaaten das ohnehin schon komplexe Puzzle des „New Normal“, an das CFOs nun ihre veralteten Richtlinien anpassen müssen. Während viele Arbeitgeber

Spesenregelungen für Arbeitnehmer in Homeoffice-Arbeitsverhältnissen aufgestellt haben (und einige US-Bundesstaaten wie Kalifornien zugunsten der Forderungen von Arbeitnehmern nach Erstattung von entstandenen Homeoffice-Spesen während des pandemiebedingten Shutdowns entschieden haben), gelten diese Regelungen meist nicht für Return-to-office-Ausgaben.

Denn leider hat die Rückkehr ins Büro das Portemonnaie der Arbeitnehmer weiter belastet. So geben 27 % der Arbeitnehmer an, nun höhere Pendlerkosten zu haben, 20 % klagen über höhere Lebensmittelpreise, 12 % führen gestiegene Ausgaben für Kinder- oder Haustierbetreuung an und 13 % mussten (wieder) in die Stadt ziehen, um den RTO-Weisungen des Arbeitgebers zu genügen.

Neben den Auswirkungen auf die persönlichen Finanzen der Arbeitnehmer setzt ein hybrider Arbeitsplatz auch eine ganze Armada von Kostenkontrollproblemen in Gang. Eine verteilte Belegschaft kann ein höheres Volumen an wiederkehrenden, dezentralisierten Kosten erzeugen. So ist es bei verteilter Belegschaft für Arbeitnehmer gängig, Lieferantenrechnungen mit Firmenkreditkarten oder auch ihren persönlichen Kreditkarten zu begleichen. Wenn Arbeitnehmer Waren und Dienstleistungen direkt von Lieferanten erwerben (dazu zählen insbesondere wiederkehrende Dienstleistungen wie SaaS-Abonnements), neigen sie dazu, diese als Auslagen einzureichen – ein Alptraum für die Finanznbuchhaltung, die erst von diesen Kreditorenzahlungen erfährt, wenn sie den nächsten Schub regelmäßiger Spesenabrechnungen abarbeitet.

Für die Finanzbuchhaltung ist es nämlich alles andere als leicht, diese wiederkehrenden Kreditorenzahlungen nachzuverfolgen, sie korrekt zuzuordnen und zeitnah mit den entsprechenden Budgets abzugleichen. Zudem können Arbeitnehmer auch Käufe ohne Einhaltung der Standardgenehmigungsverfahren für Lieferanten abschließen, was zu doppelten oder von den unternehmensinternen Prozessen abweichenden Ausgaben führt, deren Verarbeitung zusätzliche Zeit und Energie kostet. Während 63 % aller Mitarbeiter in den Finanzbuchhaltungen angeben, vollständige oder angemessene Einsicht in wiederkehrende Arbeitnehmerausgaben zu haben, muss die Mehrheit zumindest Kreditorenrechnungen weiterhin manuell nachverfolgen und verarbeiten.

KAPITEL 4

Spesenregelungen verleiten Arbeitnehmer zum Betrug

Die obig angegebenen Konflikte haben bei einigen Arbeitnehmern zu einem Umdenken geführt. Sie sind zunehmend besorgt über den Zustand ihrer persönlichen Finanzen, enthält man ihnen doch Firmenkreditkarten vor und geht davon aus, dass sie Geschäftsauslagen schon zinslos vorschießen werden. Arbeitnehmer zahlen den Preis ungerechter Spesenregelungen, indem sie sich verschulden und finanziellen Stress im Namen ihres Arbeitgebers auf sich nehmen, insbesondere dann, wenn ihnen die Geldmittel fehlen, um eine Kreditkartenabrechnung vollständig zu begleichen, bevor die Spesenerstattung eintrifft.

40 % aller Arbeitnehmer berichten von wiederholter Kontoüberziehung, Selbstbehalten, Säumniszahlungen oder Zinsen auf eine persönliche Kredit- oder Debitkarte aufgrund von beruflichen Anschaffungen. Weitere 40 % werden finanziell von den späten Erstattungsfristen ihres Arbeitgebers geschädigt, müssen entweder ihre Finanzen genauer im Auge behalten oder Zahlungen verzögern, weil sie auf die Erstattung warten.

Der durchschnittliche Arbeitnehmer, der sich mit Spesenrückerstattungen herumschlagen muss, die ihn Geld und finanziellen Stress kosten, ist oft bereits ohnehin mit finanziellen Engpässen geschlagen: 62 % aller Arbeitnehmer sorgen sich um ihre persönlichen Finanzen, 22 % geben sogar an, „sehr besorgt“ zu sein.

Und das Sahnehäubchen? Viele Buchhalter ahnen nicht einmal, dass ihre Kostenmanagement-Verfahren Arbeitnehmer in prekäre finanzielle Situationen gebracht haben, was man daran erkennen kann, dass 50 % aller Buchhalter in Unternehmen die Zufriedenheit der Arbeitnehmer mit dem Spesenabrechnungsprozess mit 8 von 10 oder höher bewerteten.

Die Spesenregelungen von Unternehmen erhöhen den finanziellen Druck auf Mitarbeiter noch zusätzlich: So wundert es nicht, dass 24 % aller befragten Arbeitnehmer zugeben, persönliche Ausgaben als Geschäftskosten zu verbuchen. Weitere 15 % haben schon einmal darüber nachgedacht, ihre Spesenabrechnungen zu fälschen, haben es aber noch nicht getan.

Ist es angesichts dieser Zahlen verwunderlich, dass eine so hohe Zahl von Arbeitnehmer, getrieben von ihren persönlichen prekären finanziellen Umständen, zu betrügerischen Methoden greift? Nicht, wenn man berücksichtigt, wie sie von unternehmenseigenen Spesenabrechnungen benachteiligt werden oder sich das Timing dieses Phänomens anschaut. Die Zahl der Betrugsfälle steigt während wirtschaftlicher Rezessionen, wenn also die Lebenskosten außergewöhnlich hoch sind, tendenziell an. In einer Studie aus dem Jahr 2009 der Association of Certified Fraud Examiners gaben 55 % der Befragten an, seit Beginn der Wirtschaftskrise mehr Betrugsaktivitäten in ihren Organisationen zu verzeichnen. 48 % beobachteten einen Anstieg von Unterschlagungen durch die Belegschaft.

Eine zwischen 2016 und 2019 von Emburse durchgeführte Untersuchung zu Spesenbetrug fand heraus, dass sich die Betrugsrate jedes Jahr stabil auf ca. 5 % belief. Für diese 2024 durchgeführte Befragung haben wir zum ersten Mal wieder seit unserem Bericht von 2019 Mitarbeiter gebeten, von ihnen beobachtete Betrugsvorfälle selbst zu melden. Auf diese Weise können wir nachvollziehen, was sich in den Jahren dazwischen mit der Covid-19-Pandemie, dem anhaltenden ökonomischen Abschwung und dem Übergang zu Hybrid- und Remote-Arbeitsmodellen verändert hat.

Wenn die gestiegenen Lebenshaltungskosten ein Faktor sind, weshalb Angestellte zu betrügerischen Methoden greifen, würde dies erklären, weshalb die Raten in nur wenigen Jahren von 5 % auf 24 % angestiegen sind. So ergibt sich ein vollständigeres Bild – der gestiegene Anteil an Arbeitnehmern, denen Kosten durch betriebliche Ausgaben auf ihren persönlichen Kreditkarten anfallen, die durch späte Erstattungsfristen ihres Arbeitgebers finanziell in Mitleidenschaft gezogen werden oder betrügerische Methoden zugeben. All dies unterstreicht, dass unternehmenseigene Spesenrichtlinien Arbeitnehmer zunehmend belasten und der Ruf nach einer neuen Strategie zur Kostenkontrolle lauter wird. Geschieht dies nicht, werden Arbeitnehmer und Finanzbuchhaltung weiterhin ungebremst auf die Spendageddon-Kollision zusteuern.

KAPITEL 5

Anzeichen für Spendageddon

Es ist deutlich geworden, dass Arbeitgeber den Arbeitnehmerwünschen nach einfacheren Abrechnungsmodalitäten und mehr Eigenständigkeit entgegenkommen müssen. Finanzabteilungen müssen Spesenabrechnungssysteme auf den Weg bringen, die Arbeitnehmer diesbezüglich entlasten. Sie wissen jetzt, dass eine unternehmenseigene T&E-Praxis, die die Endnutzer vernachlässigt, potenziell zu mehr betrügerischen Machenschaften ihrer Arbeitnehmer führt. Wenn dies nicht der Weckruf ist, den die Finanznuchhaltungen benötigen, um ihre Spesenabrechnungpraxis zu überdenken, was dann?

Denn nicht nur die Belegschaft leidet, auch die Bilanz. Ungeeignete und überholte Spesenrichtlinien, Instrumente und Prozesse bedrohen das finanzielle Wohlergehen von Arbeitnehmern und Unternehmen gleichermaßen. Moderne Spesenabrechnungssysteme können jedoch die Kluft zwischen dem Kontrollbedarf der Finanzbuchhaltungen und dem Ruf nach mehr Autonomie der Arbeitnehmer überbrücken. Indem Richtlinien eingerichtet werden, die regelwidrige Spesenverbuchungen und Budgetüberschreitungen einhegen, können Finanzabteilungen den Überblick behalten, ohne die Arbeitnehmerseite zu belasten.

Einige Unternehmen fürchten, dass mehr Angestellte mit Firmenkreditkarten die Gesamtauslagen des Unternehmens erhöhen könnten. Verfügt Ihr Unternehmen aber über die Technologie, die Richtliniendurchsetzung zu automatisieren, kann die Vergrößerung des Firmenkarten-Nutzerpools CFOs aber tatsächlich dabei helfen, Ausgaben genau nachzuvollziehen, zu kontrollieren und sogar zu senken.

Die Dezentralisierung von Arbeitnehmerauslagen, insbesondere für digitale Anzeigenkampagnen, SaaS-Abonnements und Homeoffice-Spesen, ist sehr komplex, wenn Arbeitnehmer diese Auslagen über T&E-Kanäle abwickeln. Dies führt nicht selten zu Fehlbuchungen, die die Budgetkontrolle und finanzielle Transparenz verkomplizieren und das Spesenmanagement durch CFOs erschweren.

Unternehmen müssen darüber nachdenken, wie sie ihre Vorabgenehmigungsverfahren über herkömmliche AP-Mechanismen hinaus erweitern können, um alle Arten von Arbeitnehmern initiierter Auslagen abzudecken. Dies kann über Richtlinien für genehmigte Anbieter und Lieferanten, Ausgabenobergrenzen und Vorabgenehmigungen für Käufe erfolgen, um die Ausgaben mit der Unternehmenspolitik und den Budgets in Einklang zu bringen.

Wir empfehlen vier Strategien zur Ausgabenkontrolle, mit denen Kosten gedeckelt und eine hohe Wirtschaftlichkeit erzielt wird –während Sie gleichzeitig gleichzeitig den Mitarbeiterwünschen nach Benutzerfreundlichkeit und Zugang zu Firmenkreditkarten entsprechen.

Einrichtung automatisierter Kostenkontrollen zur Vermeidung von „Kostenlecks“.

Richtlinien sind allein nicht hinreichend, unnötige Ausgaben zu unterbinden. Fiinanzbuchhaltungen müssen über Kontrollverfahren im Vorabgenehmigungs- und Beschaffungsstadium verfügen, die Richtlinien automatisch durchsetzen und Echtzeit-Transparenz zur Nachverfolgung der Kapitalströme bieten. Wenn Arbeitnehmer geschäftswichtige Erwerbe tätigen, insbesondere für Software oder Abonnements, sollte die Finanzabteilung über eine direkte Handhabe verfügen, den Anbieter und den jeweiligen Kauf zu identifizieren und nachzuvollziehen. Diese Transparenz ist grundlegend für das Management von Software-Kosten, die ansonsten in allgemeinen Spesenabrechnungen untergehen. Eine Methode zur Einführung strenger Vorabgenehmigungsverfahren für Arbeitnehmer-seitige Ausgaben ist die Ausgabe von Firmenkreditkarten mit automatisierter Kostenkontrolle. Admins und Manager können so Compliance-Vorschriften für Kreditkarten vorgeben und individuell anpassen, um unzulässige und übermäßige Kosten zum Zeitpunkt des Kaufs, oder noch proaktiver, zum Auftragszeitpunkt zu unterbinden. Mit diesen Karten lassen sich angemessene Kostenrahmen vorab genehmigen, kontextbezogene Überprüfungen für andere hinzufügen, Nutzer zur Richtlinieneinhaltung anhalten und regelwidrige Transaktionen vermeiden.

Kostenplanung und -Rückverfolgung

Die Planung erwarteter Ausgaben ist das zentrale Puzzleteil für ein effizientes Cashflow-Management. Unternehmen sollten sicherstellen, dass der Budgetprozess umfassende Daten zu Lieferantenausgaben beinhaltet, auch solchen, die durch T&E verarbeitet werden. Auf diese Weise werden genauere und realistischere Budgets erstellt, die alle geplanten und regelmäßigen Aufwendungen für Lieferanten berücksichtigen.

Echtzeit-Übersichten zu Lieferantenausgaben über den T&E-Prozess können die Entscheidungsfindung verbessern, Trends ermitteln und Potenzial zur Konsolidierung und Neuaushandlung von Verträgen freilegen. Mit Transaktionsdaten von vorab genehmigten Käufen haben CFOs Zugriff auf Analytiken, die Einblicke in Kostenmuster, Lieferantenbeziehungen und Budgeteinhaltung bieten. Mit diesen Einblicken können Finanzabteilungen alle aktiven Lieferanten identifizieren, Abo-Verlängerungen einplanen und Lücken im Budget verhindern.

Lieferantenzahlungen auf virtuelle Firmenkreditkarten buchen

Die Erweiterung des Firmenkreditkartenprogramms durch die Ausgabe von virtuellen Kreditkarten mit fixem Guthaben kann ebenfalls dazu beitragen, Betrug und Unterschlagung vorzubeugen und ermöglicht Finanzleitern effizientere Kontrollen von Mitarbeiterausgaben. Virtuelle Karten erleichtern Arbeitnehmern den Kauf von Betriebsmitteln, sind sie doch innerhalb von Minuten statt von Tagen eingerichtet und ihre Geldmittel sofort verfügbar.

Wie bei allen modernen Firmenkreditkarten lassen sich im Vorfeld Ausgabenobergrenzen und Richtlinienkontrollen festlegen, um Ausgaben vorausschauend zu überblicken, anstatt ihnen nachspüren zu müssen. Da virtuelle Karten sofort ausgegeben werden können, können Finanzabteilungen problemlos eine für jeden Lieferanten erstellen, um Zahlungen einfach nachzuverfolgen und abzustimmen. Durch die Kennzeichnung dieser Karten mit Details zu Vorabgenehmigungen und Ausgabenobergrenzen können Transaktionen direkt ins Hauptbuch übertragen werden, was die Spesenerfassung vereinfacht und manuelle Einträge überflüssig macht. Mit virtuellen Kreditkarten sind Unternehmen in der Lage, Firmenkreditkarten an mehr Angestellte ausgeben, ohne das Risiko von Budgetüberschreitungen oder Betrugsversuchen einzugehen.

Proaktiv prüfen und betrügerische Absichten vereiteln

Auch mit allen diesen Maßnahmen im Gepäck wird es weiterhin Verstöße gegen Ihre Richtlinien geben – ob nun vorsätzlicher oder fahrlässiger Natur – sodass ein koordiniertes Betrugserkennungsverfahren unabdingbar ist. KI ist in der Lage, Routine- und regelbasierte Aufgaben bei Prüfprozessen zu automatisieren, was auch für die Durchsetzung von Spesen- und Ausgabenrichtlinien gilt.

Mit der Nutzung von KI-Technologie erkennen Finanzbuchhaltungen verdächtige Aktivitäten vor der Verarbeitung von Zahlungen und können Warnungen für ungewöhnliche oder sehr hohe Ausgaben ausgeben. KI-Tools untersuchen Transaktionen nach vorgegebenen Kriterien, wie wahrscheinlich sie Richtlinien und Vorschriften einhalten, und leiten Rechnungsposten mit hoher Betrugs- oder Fehlerwahrscheinlichkeit an menschliche Prüfer weiter. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Bilanzen mit weniger Aufwand schützen.

Fazit

CFOs müssen den Angestellten in ihrem Arbeitsalltag entgegenkommen, sollten sie nicht finanziell durch betriebliche Ausgaben belasten und mit ihnen an der Überarbeitung der T&E-Management-Praxis arbeiten. Sie müssen sich fragen, wie ein proaktiver Ansatz im T&E-Management am besten umgesetzt werden kann, der die Notwendigkeit der Kostenkontrolle mit der realen Praxis der betrieblich notwendigen Ausgaben durch Arbeitnehmer verschränkt. Die Abkehr vom Spendaggedon muss über gegenseitiges Verständnis, neue Technologien und die Einführung entsprechender Richtlinien erfolgen.

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Methode

Alle Abblldungen, sofern nicht anderweitig ausgewiesen, stammen von YouGov Plc. Beide Befragungen wurden online durchgeführt. Das gesamte Sample der „Arbeitnehmerumfrage” umfasste 1021 volljährige Gewerbetreibende aus den USA. Die Befragungen wurden vom 5. bis 11. Januar 2024 durchgeführt. Das gesamte Sample der „Finanz-Umfrage“ umfasste 1002 Angestellte von Finanzbuchhaltungen. Die Befragungen wurden vom 16. bis 21. Januar 2024 durchgeführt.