Bessere finanzielle Effizienz beginnt mit Daten und Analysen

KurzerÜberblick

AngesichtsderglobalenwirtschaftlichenBedingungenundder steigenden Kosten für die Geschäftstätigkeit ist finanzielles Wohlbefinden für die meisten Unternehmen zur obersten Priorität geworden.

Finanzabteilungen müssen die Ausgaben im gesamten Unternehmen kontrollieren und einen Überblick darüber haben, welcheArtendengrößtenROIgenerieren.Ohneaufschlussreiche Analysen ist die Verbesserung der Prognose und Budgetierung kompliziert – wenn nicht sogar unmöglich – da unzusammenhängende oder minderwertige Daten Teams daran hindern, eine ganzheitliche Übersicht über die Ausgaben im gesamten Unternehmen zu erhalten.

Unternehmen, die umfassende Daten undAnalysenverwenden, erhalten ein ganzheitlicheres, genaueres Bild der Unternehmensausgaben in Echtzeit, was ihnen die Möglichkeit gibt, die finanzielle Effizienz zu steigern. Hier erfahren Sie, was FührungskräfteüberdieHerausforderungunddiegeschäftlichen Auswirkungen der Nutzung von Analysen zur Kontrolle der Ausgaben und zur Verbesserung des Betriebs sagen.

WennMarktkräfteund Geschäftsprioritäten sich auf die finanzielle Effizienz auswirken

Finanzielles Wohlbefinden auf dem aktuellen Markt kann nur durch eine verbesserte Ausgabentransparenz, aufschlussreicheAnalysen und Effizienz durchAutomatisierung erreichtwerden. Der „aktuelle Markt“ ist hier ein Schlüsselbegriff. Unternehmen stehen heute vorwirtschaftlichem und menschlichem Kapitaldruck durch Inflation und Einstellungsstopps, während sie den Druck von Investorenspüren,diedenGewinngegenüberdemWachstumpriorisieren.AlldieseKräftebeeinflussen die Fähigkeit der Finanzabteilung, effizient zu arbeiten.

Angesichts der stetig steigenden Geschäftskosten überdenken viele Groß- und MittelstandsunternehmenihreAusgabenmanagementsysteme,umihnenzuhelfen,Kostenund kontinuierliches Wachstum effektiv auszugleichen.

Finanzteamswerdenvielleichtnichtunbedingtversuchen,dieKostenfürdasSpesenmanagementzu senken, da diese Ausgaben oft auf Geschäftswachstum zurückzuführen sind, was Anleger natürlich sehen möchten. Dennoch müssen sie diese Kosten kontrollieren.

Laut einer kürzlich durchgeführten Emburse-Studienannten Finanz- und Controllingexperten überwiegenddieAbsicht,ihreAusgabensorgfältigerzuverwalten,anstattalsReaktionaufMarktkräfte die Mitarbeiterzahl zu reduzieren.

EtwadieHälfte(44%)gaban,dasssiedieSichtbarkeitundAnalysederAusgabenerhöhenwerden,um dasfinanzielleWohlbefindenihrerOrganisationzuverbessern.DazubenötigenFinanzteamsZugriffauf Ausgabendaten und Erkenntnisse. Diese Erkenntnisse ermöglichen es ihnen, Ausgabentrends zu identifizieren, die signalisieren,wo sie Investitionen zurückhalten undwo sie dieseverdoppeln können.

Das Problem von Budgetierung und Planung ohne Analysen

In unserer jüngsten Umfrage sagten Finanz- und Controllingexperten, dass „Finanzberichterstattung“ der wichtigste Prozess war, mit dessen Automatisierungsie2022begonnenhaben,undbeabsichtigen,dies2023 fortzuführen. Automatisierung spart viel Zeit, aber die Anwendung von Analysen auf die Berichterstattung ist der Punkt, an dem echte Effizienzgewinne erzielt werden.

Das Problem, mit dem sich viele Teams bei derAutomatisierung der Finanzberichterstattung konfrontiert sehen, ist die schiere Datenmenge, die verarbeitetundanalysiertwerdenmuss.DiemeistenUnternehmenverfügen übergrundlegende Berichtsfunktionen, die den Gesamtbetrag anzeigen, der für verschiedene Ausgaben wie Reisen und Unterhaltung ausgegeben wird, die normalerweise aus ERP-Systemen oder Firmenkarten bezogen werden. Diese grundlegende Berichterstattung kratzt jedoch lediglich an der Oberfläche. Diese Systeme sind nicht umfassend genug, um Finanzteams darüber zu informieren, warum sich die Ausgabenmuster geändert haben.

Zum Beispiel könnte eineTasse Kaffee imWertvon 5 USD 20verschiedene Datenfelder enthalten, die für das Humankapital relevant sind, wie z. B. InformationenüberdenMitarbeiter,seinTeam,dengenehmigendenManager und die Zentrale. Sie kann auch 20 Felder umfassen, die für die Ausgabenrichtlinie relevant sind, wie z. B. die Bestellung, das Kaffeeunternehmen, den Standort und die verwendete Karte.

Ein Kaffee mit 40 verschiedenen Datenpunkten verdeutlicht, warum ein genauer Überblick über dieAusgabendaten eines Unternehmens so schwierig ist. Das schiere Volumen und die granulare Naturvon Ausgabendaten erschwerendieFähigkeitderFinanzabteilung,dieBüchereffizientzuschließen und die Daten ohne detaillierte Analysen zu verstehen.

Schließlich dreht sich finanzielles Wohlbefinden nicht nur um die Geldmittel, dieeinUnternehmenausgibt.EsumfasstauchdieFähigkeit,dieGründefürdie Ausgaben zu verstehen und zu wissen, welche Dollar den echten ROI für das Unternehmen steigern.

Mittelständische HR-Firma verwendetAnalysen,umAusgaben inHöhevonüber500.000USDzu erfassen

Mitmehrals700AußendienstmitarbeiternüberwiegtedieHöhederAusgaben(unddiegesamte Abwicklung, die damitverbundenwar) schnell die Fähigkeitvon International Services, Inc. (ISI),wichtige Kennzahlen zuverarbeiten und Berichte zu erstellen. Selbst mit massiver Zeit, die für die Berichterstattung aufgewendetwurde,griffderProzessimmernochnichttiefgenug–undISIwarnichtinderLage,den WertdesSpesenmanagementszuquantifizieren.

ISIentschiedsichzunächstfürEmburseCertify,umdieGenauigkeitundPünktlichkeitseiner Ausgabeneinreichungen zuverbessern. Die Finanzen hätten jedoch durch dasVolumen und dieTiefe der benutzerdefinierten Berichteverbessertwerden können, dievon derOrganisation benötigtwerden.Jede WocheverbrachteAthena Gazikas, SeniorExpenseAdministrator, Stunden damit, Daten ausverschiedenen Quellenzusammenzutragen,umBerichteüberdenfinanziellenZustanddesUnternehmenszuerstellen undstrategischeOrientierungzubieten.Dermanuelle,Excel-basierteProzesswarmühsam.Oftkonntesie keinegenauenAngabenüberkritischeKennzahlenwiewöchentlicheAusgabenmachen.

Gazikas erkannte denWert derVerwendungvonAusgabendaten zurOptimierung derAusgaben und Verbesserung derCompliance. Dennoch zog ISI zunächst keineAnalyselösung in Betracht, da dasTeam nur einige spezifische Berichte benötigte.Als es sich entschied, EmburseAnalytics hinzuzufügen, begann ISI sofort, Einsparungen in mehreren Bereichen aufzudecken und gleichzeitig seinenTeams zu helfen, die Berichterstattungsprozess.

VorEmburseAnalytics hat das ISI-Team durchschnittlich 300.000 Euro proJahrmanuell zurückerhalten, konntedenZeitaufwandjedochnichtbemessen.Heutewerdenjährlichbiszu300%schnellerund genaueralszuvorAusgabeninHöhevon500.000USDerfasstundBerichteverarbeitet.

ISI meldete nach der Umstellung auf Emburse-Lösungen letztendlich jährliche Einsparungen von 2 Mio. USD.

SchlechteDatenqualität führt zu geringer Ausgabentransparenz

vEineVielzahlvonFinanzanalyse-Toolskanneine10-prozentigeErhöhungder Ausgaben nach Abteilung, Abteilung, Mitarbeiter oder übernommenem Unternehmen aufschlüsseln. Aber die Erkenntnisse aus den Daten werdenmit der Skalierung des Unternehmens kompliziert. Mitarbeiter in verschiedenen Staaten oder Ländern zu haben, eine Mischung aus Neu- und Alteinstellungen und verschiedene Ausgabenrichtlinien basierend auf Abteilung und Jobfunktion bedeutet, dass Groß- und Mittelstandsunternehmen mit verschiedenen Kreditorenmanagement- und Spesen-Richtlinien jonglieren müssen. Ohne ein System zur Zentralisierung derAusgabendatenerforderteseineMengeBeinarbeit,umdieGründehinter einem Ausgabenanstieg von 10 % zu ermitteln.

Warum?FinanzteamsziehenDatenausverschiedenenQuellen(wieERPund CRM) zurAnalyse in Tabellenkalkulationen. Alle diese Quellen unterliegen einzigartigen Datenstandards, was bedeutet, dass Finanzteams die Daten standardisierenundverfeinern müssen,bevorsiesieanalysierenkönnen.Da 50%derUnternehmenimmernochExcelzurVerwaltungvonAusgaben verwenden,habenvieleFinanzteamsmitsolchenDatenqualitätsproblemen zu kämpfen.
Die Verwaltung dieser getrennten Systeme ist mit großem zusätzlichen Betriebsaufwandverbunden.DaseigentlicheProblembestehtjedochinder fehlenden Datenqualität und Ausgabentransparenz, die sie verursachen.

Finanzteamssindgezwungen,mitunzureichendenoderübermäßig komplizierten Daten zu arbeiten, und können keine fundierten Entscheidungen über die Richtlinienaktualisierungen oder Personaländerungen treffen, die zurVerbesserung derfinanziellen Gesundheit des Unternehmens erforderlich sind.

Finanz- und Controllingexperten müssen die Analysefunktionen ihrer Ausgabenmanagementplattformvollausschöpfen.DurchdieImplementierung von Analysen innerhalb ihrer bestehenden Buchhaltungs- und Spesenmanagement-Lösungen können sie enorme Effizienzsteigerungen schaffen, bei denen das System automatisch Ausgabendaten konsolidiert.

Finanzteams sparen nicht nur die Zeit, die sie mit der Erfassung, Zuordnung undVerarbeitungvonAusgabendatenverbringen,sondernerweiternauchdie

KI-gestützteAnalytik+ Ausgabenmanagement= Effizienz, multipliziert

Jede Finanzabteilung hat das gleiche Ziel: das finanzielle Wohlbefinden des Unternehmens zu verbessern. Aber die Spielregeln haben sich verändert, und die Verwaltung und Interpretation von Rohdaten in der Größenordnung, die moderne Unternehmen benötigen, ist allein durch menschliche Arbeit nicht mehr möglich. FinanzteamsmüssendieAnalyselastaufneuronaleKI-undmaschinellesLernen(ML) verlagern, beginnend mit ihrem höchsten Volumen Ausgabenkategorien.

KI- und ML-Algorithmen zeigen Ausgabemuster in Rohdaten auf, die Menschen verpassen(oderfürdiesieTagebenötigenwürden).Dazugehörenkritischefinanzielle Ineffizienzen, wie z. B. doppelte Lieferantenzahlungen, nicht konsolidierte Softwareabonnements, Verzugsgebühren auf Rechnungen oder genehmigte SpesenabrechnungenaußerhalbderRichtlinien.UnddasistnurderAusgangspunktfür KI-gestützte Analysen. Je mehr Rohdaten einem neuronalen Netzwerk zugeführt werden,destobesserfunktioniertesundverbessertdieFähigkeitderFinanzabteilung, intelligente Ausgabenentscheidungen zu treffen.

Auf welche andere Weise wird die tägliche Arbeit von Finanz- und Controllingexpertenwirkungsvoller, wenn sie Analysen auf ihre Ausgabenmanagementplattformen anwenden?

• SieerhaltenwichtigeEinblicke,dieProblembereicheimKreditoren-und Spesenmanagement identifizieren, welche sich auf das finanzielle Wohlbefinden auswirken
• SieverfügenübereinheitlicheDatenquellen,dieInformationenschnell undeinfachfilternundihneneinenumfassenderenÜberblicküberdie Ausgaben im gesamten Unternehmen geben
• SiekönnenfundiertereInvestitionsentscheidungenmitbesser ausgewogenen Ausgaben und Budgets treffen
• SiekönneneineverbesserteAusgabentransparenznutzen,um datengesteuerte Entscheidungen zu treffen
• SiesindinderLage,dieGesamtkostenzusenken
• SiekönnenmanuelleArbeitreduzierenundsichaufstrategischere Funktionen konzentrieren

Einstieg in die Nutzung vonDatenundAnalysen, um die finanzielle Effizienz zu steigern

Die Implementierung neuer Daten- und Analyseprozesse zur MaximierungderfinanziellenEffizienzmagabschreckendklingen, aber keine Sorge. Starten Sie wie folgt:

1. MaximierenSieIhreZahlungen:

Erfassen Sie Rabatte auf Kartentransaktionen, um Renditen zu erzielen oder Kosten zu senken. Sie könnenauchdenZahlungszeitpunktoptimieren–Sie entscheiden, ob Sie frühzeitig bezahlen, um Rabatte zu erhalten, oder später bezahlen, um Bargeld für anstehende Rechnungen zu sparen.

BargeldmanagementinEchtzeitmachteinengroßen Unterschied während eines Abschwungs.

2. AutomatisierenSieIhreTransaktionen

Lassen Sie alle Transaktionen, einschließlich Ausgaben und Kreditorenbuchhaltung, durch Automatisierung verwalten. Die Erfassung dieser Transaktionen ermöglicht eine Ausgabenanalyse. DarüberhinausbietetdieAutomatisierungerhebliche Effizienzsteigerungen, da sie den Mitarbeitern hilft, produktiver zu arbeiten.

3. Ausgabenoptimieren

Verwenden Sie virtuelle Prepaid- Unternehmenskarten,umdiedurchschnittlicheZeit und die Kosten für die Bearbeitung von Mitarbeiterausgabenzureduzieren.Prepaid-Karten machen auch Spesenabrechnungen und Datenabgleich überflüssig.

4. NutzenSieAnalyseund Intelligenz:

FührenSieKI-undML-basierteAnalysenüberdie erfasstenZahlungenundTransaktionenbishinzu Richtlinien hinweg durch, die mehr Investitionen oder Kostenreduzierung erfordern.

5. Planen Sie eine Ausgabenoptimierungsbewertungmit Emburse:

Identifizieren Sie die einzigartigen Möglichkeiten Ihrer Organisation, die Betriebskosten zu senken und die Schritte zu formulieren, die Sie unternehmen müssen, um vollständige Transparenz und Kontrolle der Ausgaben zu erreichen.

Über Emburse

EmburseistweltweitführendinderAusgabenoptimierung. Mehr als12 MillionenGeschäftsleute, darunterCFOs, Finanzteams und Reisende,vertrauen unseren Lösungen in den Bereichen Spesen- und Reisemanagement , EinkaufundKreditorenbuchhaltungsowieZahlungsverkehr.Über

18.000 Organisationen in 120 Ländern, darunter FORTUNE 100-Unternehmen, wachstumsstarke Startups, Behörden und gemeinnützige Organisationen setzen auf unsere intelligente Automatisierung, ausgefeilte Analytik und unübertroffene Ausgabenkontrolle, um Prozesse zu rationalisieren, die Ausgabentransparenzzuerhöhen,dieCompliancezuverbessern und positive finanzielle Ergebnisse zu erzielen.

Wir machen Arbeit menschlicher. Wir eliminieren manuelle, zeitaufwändigeAufgaben,damitsichunsereKundenundihre Teamsaufdaskonzentrierenkönnen,wasinihremPrivat-und Berufsleben am wichtigsten ist.

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