Bessere finanzielle Effizienz beginnt mit Daten und Analysen

Kurzer Überblick

Angesichts der globalen wirtschaftlichen Bedingungen und der steigenden Kosten für die Geschäftstätigkeit ist finanzielles Wohlbefinden für die meisten Unternehmen zur obersten Priorität geworden.

Finanzabteilungen müssen die Ausgaben im gesamten Unternehmen kontrollieren und einen Überblick darüber haben, welche Arten den größten ROI generieren. Ohne aufschlussreiche Analysen ist die Verbesserung der Prognose und Budgetierung kompliziert – wenn nicht sogar unmöglich – da unzusammenhängende oder minderwertige Daten Teams daran hindern, eine ganzheitliche Übersicht über die Ausgaben im gesamten Unternehmen zu erhalten.

Unternehmen, die umfassende Daten und Analysen verwenden, erhalten ein ganzheitlicheres, genaueres Bild der Unternehmensausgaben in Echtzeit, was ihnen die Möglichkeit gibt, die finanzielle Effizienz zu steigern. Hier erfahren Sie, was Führungskräfte über die Herausforderung und die geschäftlichen Auswirkungen der Nutzung von Analysen zur Kontrolle der Ausgaben und zur Verbesserung des Betriebs sagen

Wenn Marktkräfte und Geschäftsprioritäten sich auf die finanzielle Effizienz auswirken

Finanzielles Wohlbefinden auf dem aktuellen Markt kann nur durch eine verbesserte Ausgabentransparenz, aufschlussreiche Analysen und Effizienz durch Automatisierung erreicht werden. Der „aktuelle Markt“ ist hier ein Schlüsselbegriff. Unternehmen stehen heute vor wirtschaftlichem und menschlichem Kapitaldruck durch Inflation und Einstellungsstopps, während sie den Druck von Investoren spüren, die den Gewinn gegenüber dem Wachstum priorisieren. All diese Kräfte beeinflussen die Fähigkeit der Finanzabteilung, effizient zu arbeiten.

Angesichts der stetig steigenden Geschäftskosten überdenken viele Groß- und Mittelstandsunternehmen ihre Ausgabenmanagementsysteme, um ihnen zu helfen, Kosten und kontinuierliches Wachstum effektiv auszugleichen.

Laut einer kürzlich durchgeführten Emburse-Studie nannten Finanz- und Controllingexperten überwiegend die Absicht, ihre Ausgaben sorgfältiger zu verwalten, anstatt als Reaktion auf Marktkräfte die Mitarbeiterzahl zu reduzieren.

Etwa die Hälfte (44%) gab an, dass sie die Sichtbarkeit und Analyse der Ausgaben erhöhen werden, um das finanzielle Wohlbefinden ihrer Organisation zu verbessern. Dazu benötigen Finanzteams Zugriff auf Ausgabendaten und Erkenntnisse. Diese Erkenntnisse ermöglichen es ihnen, Ausgabentrends zu identifizieren, die signalisieren, wo sie Investitionen zurückhalten und wo sie diese verdoppeln können.

Das Problem von Budgetierung und Planung ohne Analysen

In der jüngsten Umfrage sagten Finanz- und Controllingexperten, dass "Finanzberichterstattung" der wichtigste Prozess war, mit dessen Automatisierung sie 2022 begonnen haben, und beabsichtigen, dies 2023 fortzuführen. Automatisierung spart viel Zeit, aber die Anwendung von Analysen auf die Berichterstattung ist der Punkt, an dem echte Effizienzgewinne erzielt werden.

Das Problem, mit dem sich viele Teams bei der Automatisierung der Finanzberichterstattung konfrontiert sehen, ist die schiere Datenmenge, die verarbeitet und analysiert werden muss. Die meisten Unternehmen verfügen über grundlegende Berichtsfunktionen, die den Gesamtbetrag anzeigen, der für verschiedene Ausgaben wie Reisen und Unterhaltung ausgegeben wird, die normalerweise aus ERP-Systemen oder Firmenkarten bezogen werden. Diese grundlegende Berichterstattung kratzt jedoch lediglich an der Oberfläche. Diese Systeme sind nicht umfassend genug, um Finanzteams darüber zu informieren, warum sich die Ausgabenmuster geändert haben.

Zum Beispiel könnte eine Tasse Kaffee im Wert von 5 USD 20 verschiedene Datenfelder enthalten, die für das Humankapital relevant sind, wie z. B. Informationen über den Mitarbeiter, sein Team, den genehmigenden Manager und die Zentrale. Sie kann auch 20 Felder umfassen, die für die Ausgabenrichtlinie relevant sind, wie z. B. die Bestellung, das Kaffeeunternehmen, den Standort und die verwendete Karte.

Ein Kaffee mit 40 verschiedenen Datenpunkten verdeutlicht, warum ein genauer Überblick über die Ausgabendaten eines Unternehmens so schwierig ist. Das schiere Volumen und die granulare Natur von Ausgabendaten erschweren die Fähigkeit der Finanzabteilung, die Bücher effizient zu schließen und die Daten ohne detaillierte Analysen zu verstehen.Schließlich dreht sich finanzielles Wohlbefinden nicht nur um die Geldmittel, die ein Unternehmen ausgibt. Es umfasst auch die Fähigkeit, die Gründe für die Ausgaben zu verstehen und zu wissen, welche Dollar den echten ROI für das Unternehmen steigern.

Mittelständische HR-Firma verwendet Analysen, um Ausgaben in Höhe von über 500.000 USD zu erfassen

Mit mehr als 700 Außendienstmitarbeitern überwiegte die Höhe der Ausgaben (und die gesamte Abwicklung, die damit verbunden war) schnell die Fähigkeit von International Services, Inc. (ISI), wichtige Kennzahlen zu verarbeiten und Berichte zu erstellen. Selbst mit massiver Zeit, die für die Berichterstattung aufgewendet wurde, griff der Prozess immer noch nicht tief genug – und ISI war nicht in der Lage, den Wert des Spesenmanagements zu quantifizieren.ISI entschied sich zunächst für Emburse Certify, um die Genauigkeit und Pünktlichkeit seiner Ausgabeneinreichungen zu verbessern. Die Finanzen hätten jedoch durch das Volumen und die Tiefe der benutzerdefinierten Berichte verbessert werden können, die von der Organisation benötigt werden. Jede Woche verbrachte Athena Gazikas, Senior Expense Administrator, Stunden damit, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen, um Berichte über den finanziellen Zustand des Unternehmens zu erstellen und strategische Orientierung zu bieten. Der manuelle, Excel-basierte Prozess war mühsam. Oft konnte sie keine genauen Angaben über kritische Kennzahlen wie wöchentliche Ausgaben machen.Gazikas erkannte den Wert der Verwendung von Ausgabendaten zur Optimierung der Ausgaben und Verbesserung der Compliance. Dennoch zog ISI zunächst keine Analyselösung in Betracht, da das Team nur einige spezifische Berichte benötigte. Als es sich entschied, Emburse Analytics hinzuzufügen, begann ISI sofort, Einsparungen in mehreren Bereichen aufzudecken und gleichzeitig seinen Teams zu helfen, die Berichterstattungsprozess.

Vor Emburse Analytics hat das ISI-Team durchschnittlich 300.000 Euro pro Jahr manuell zurückerhalten, konnte den Zeitaufwand jedoch nicht bemessen. Heute werden jährlich bis zu 300 % schneller und genauer als zuvor Ausgaben in Höhe von 500.000 USD erfasst und Berichte verarbeitet. ISI meldete nach der Umstellung auf Emburse-Lösungen letztendlich jährliche Einsparungen von 2 Mio. USD.

Schlechte Datenqualität führt zu geringer Ausgabentransparenz

Eine Vielzahl von Finanzanalyse-Tools kann eine 10-prozentige Erhöhung der Ausgaben nach Abteilung, Abteilung, Mitarbeiter oder übernommenem Unternehmen aufschlüsseln. Aber die Erkenntnisse aus den Daten werden mit der Skalierung des Unternehmens kompliziert. Mitarbeiter in verschiedenen Staaten oder Ländern zu haben, eine Mischung aus Neu- und Alteinstellungen und verschiedene Ausgabenrichtlinien basierend auf Abteilung und Jobfunktion bedeutet, dass Groß- und Mittelstandsunternehmen mit verschiedenen Kreditorenmanagement- und Spesen-Richtlinien jonglieren müssen. Ohne ein System zur Zentralisierung der Ausgabendaten erfordert es eine Menge Beinarbeit, um die Gründe hinter einem Ausgabenanstieg von 10 % zu ermitteln.

Warum? Finanzteams ziehen Daten aus verschiedenen Quellen (wie ERP und CRM) zur Analyse in Tabellenkalkulationen. Alle diese Quellen unterliegen einzigartigen Datenstandards, was bedeutet, dass Finanzteams die Daten standardisieren und verfeinern müssen, bevor sie sie analysieren können. Da 50 % der Unternehmen immer noch Excel zur Verwaltung von Ausgaben verwenden, haben viele Finanzteams mit solchen Datenqualitätsproblemen zu kämpfen.

Die Verwaltung dieser getrennten Systeme ist mit großem zusätzlichen Betriebsaufwand verbunden. Das eigentliche Problem besteht jedoch in der fehlenden Datenqualität und Ausgabentransparenz, die sie verursachen. Finanzteams sind gezwungen, mit unzureichenden oder übermäßig komplizierten Daten zu arbeiten, und können keine fundierten Entscheidungen über die Richtlinienaktualisierungen oder Personaländerungen treffen, die zur Verbesserung der finanziellen Gesundheit des Unternehmens erforderlich sind.

Finanz- und Controllingexperten müssen die Analysefunktionen ihrer Ausgabenmanagementplattform voll ausschöpfen. Durch die Implementierung von Analysen innerhalb ihrer bestehenden Buchhaltungs- und Spesenmanagement-Lösungen können sie enorme Effizienzsteigerungen schaffen, bei denen das System automatisch Ausgabendaten konsolidiert. Finanzteams sparen nicht nur die Zeit, die sie mit der Erfassung, Zuordnung und Verarbeitung von Ausgabendaten verbringen, sondern erweitern auch die.

KI-gestützteAnalytik+ Ausgabenmanagement= Effizienz, multipliziert

Jede Finanzabteilung hat das gleiche Ziel: das finanzielle Wohlbefinden des Unternehmens zu verbessern. Aber die Spielregeln haben sich verändert, und die Verwaltung und Interpretation von Rohdaten in der Größenordnung, die moderne Unternehmen benötigen, ist allein durch menschliche Arbeit nicht mehr möglich. Finanzteams müssen die Analyselast auf neuronale KI- und maschinelles Lernen (ML) verlagern, beginnend mit ihrem höchsten Volumen Ausgabenkategorien.

KI- und ML-Algorithmen zeigen Ausgabemuster in Rohdaten auf, die Menschen verpassen (oder für die sie Tage benötigen würden). Dazu gehören kritische finanzielle Ineffizienzen, wie z. B. doppelte Lieferantenzahlungen, nicht konsolidierte Softwareabonnements, Verzugsgebühren auf Rechnungen oder genehmigte Spesenabrechnungen außerhalb der Richtlinien. Und das ist nur der Ausgangspunkt für KI-gestützte Analysen. Je mehr Rohdaten einem neuronalen Netzwerk zugeführt werden, desto besser funktioniert es und verbessert die Fähigkeit der Finanzabteilung, intelligente Ausgabenentscheidungen zu treffen.

Auf welche andere Weise wird die tägliche Arbeit von Finanz- und Controllingexpertenwirkungsvoller, wenn sie Analysen auf ihre Ausgabenmanagementplattformen anwenden?

Sie erhalten wichtige Einblicke, die Problembereiche im Kreditoren- und Spesenmanagement identifizieren, welche sich auf das finanzielle Wohlbefinden auswirken
Sie verfügen über einheitliche Datenquellen, die Informationen schnell und einfach filtern und ihnen einen umfassenderen Überblick über die Ausgaben im gesamten Unternehmen geben
Sie können fundiertere Investitionsentscheidungen mit besser ausgewogenen Ausgaben und Budgets treffen
Sie können eine verbesserte Ausgabentransparenz nutzen, um datengesteuerte Entscheidungen zu treffen
Sie sind in der Lage, die Gesamtkosten zu senken
Sie können manuelle Arbeit reduzieren und sich auf strategischere Funktionen konzentrieren

Einstieg in die Nutzung vonDatenundAnalysen, um die finanzielle Effizienz zu steigern

Die Implementierung neuer Daten- und Analyseprozesse zur Maximierung der finanziellen Effizienz mag abschreckend klingen, aber keine Sorge. Starten Sie wie folgt:

1. Automatisieren Sie Ihre Transaktionen

Lassen Sie alle Transaktionen, einschließlich Ausgaben und Kreditorenbuchhaltung, durch Automatisierung verwalten. Die Erfassung dieser Transaktionen ermöglicht eine Ausgabenanalyse. Darüber hinaus bietet die Automatisierung erhebliche Effizienzsteigerungen, da sie den Mitarbeitern hilft, produktiver zu arbeiten

2. Ausgaben optimieren

Verwenden Sie virtuelle Prepaid-Unternehmenskarten, um die durchschnittliche Zeit und die Kosten für die Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben zu reduzieren. Prepaid-Karten machen auch Spesenabrechnungen und Datenabgleich überflüssig.

3. Maximieren Sie Ihre Zahlungen

Erfassen Sie Rabatte auf Kartentransaktionen, um Renditen zu erzielen oder Kosten zu senken. Sie können auch den Zahlungszeitpunkt optimieren – Sie entscheiden, ob Sie frühzeitig bezahlen, um Rabatte zu erhalten, oder später bezahlen, um Bargeld für anstehende Rechnungen zu sparen. Bargeldmanagement in Echtzeit macht einen großen Unterschied während eines Abschwungs.

4. Nutzen Sie Analyse und Intelligenz

Führen Sie KI- und ML-basierte Analysen über die erfassten Zahlungen und Transaktionen bis hin zu Richtlinien hinweg durch, die mehr Investitionen oder Kostenreduzierung erfordern.

5. Planen Sie eine Ausgabenoptimierungsbewertung mit Emburse

Identifizieren Sie die einzigartigen Möglichkeiten Ihrer Organisation, die Betriebskosten zu senken und die Schritte zu formulieren, die Sie unternehmen müssen, um vollständige Transparenz und Kontrolle der Ausgaben zu erreichen.

Über Emburse

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