8 Möglichkeiten, wie Anwaltskanzleien unnötige Ausgaben reduzieren können und wie KI dabei helfen kann

Einleitung

DieKontrollederUnternehmensausgabensteht immer ganz oben auf der Prioritätenliste von CFOs undjedesJahrbringtneueProblememitsich. Es ist nichts Neues, dass Unternehmensausgaben schwerzukontrollierensind.

Es kommt durchaus vor, dass Mitarbeiter versehentlich doppelte oder außerhalb der Richtlinie liegende Ausgaben einreichen, die im Ausgabenberichts-Shuffle leicht übersehen werden. Leider ist auch Missbrauch häufig, dank unaufmerksamer Manager und risikofreudiger Mitarbeiter, die wissen, wie schwierig es sein kann, Tausende von fehlenden eidesstattlichen Erklärungen über Belege aufzuspüren.

Teilweise Prüfungen von Spesenabrechnungen sind für viele Unternehmen die Norm, die es sich nicht leisten können, Tausende von monatlichen Ausgaben zu durchforsten, und ihren Mitarbeitern die Kosten umgehend zurückerstatten möchten.

Teilaudits sind jedoch alles andere als ideal. Sie sind mühsam, zeitaufwendig und erfordern viel manuelle Arbeit. Selbst mit einem gründlichen Team von Prüfern ist die Wahrscheinlichkeit, alle Fehler zu erkennen, gering und die Anzahl an Arbeitsstunden einfach nicht wert.

Herkömmliche Technologielösungen lösen diese Herausforderung nicht, da sie nicht vergleichen können, was in einer Spesenabrechnung eingegeben wurde, und auch nicht jeden Händler auf Legitimität oder Angemessenheit überprüfen können. Aber KI kann helfen. KI-gestützte Ausgabenautomatisierung ermöglicht es Ihrem Finanzteam, risikoreiche Ausgaben genau zu identifizieren, ohne Zeit oder Budget zu verschwenden.

8 Bereichedes Kostenrisikos für Anwaltskanzleien

Problematische Ausgaben können viele Formen annehmen. Manchmal verstehen Mitarbeiter die Richtlinie ihres Unternehmens nicht vollständig (siehe unten). Manchmal reichen sie irrtümlich eine Ausgabe ein oder sie testen auch mal ihre Grenzen. Unabhängig von ihrer Absicht können außerplanmäßige Ausgaben zu erheblichen Verlusten führen.

Hier sind 8 häufige Risiken, die KI-gestützte Ausgabenautomatisierungssysteme erkennen können:

1. Kosten für hybrides Arbeitenvon zu Hause aus

Viele Anwaltskanzleien haben ihre Spesenrichtlinien als Reaktion auf die Arbeitspraktiken nach der Pandemie aktualisiert. Einige Mitarbeiter bleiben ganz oder zumindest teilweise im Homeoffice, während andere zurück ins Büro müssen. Es ist zeitaufwändig, dafür zu sorgen, dass die Ausgaben aller Mitarbeiter je nach Standort den korrekten Richtlinien entsprechen, und es sind Kontrollen erforderlich, die möglicherweise lückenhaft erfolgen.

Änderungen an Ausgabenrichtlinien sind nur ein Teil der Gleichung – die schnelle und klare Kommunikation dieser Änderungen ist ebenso wichtig. Die Forschung von AppZen hat gezeigt, dass die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter aktualisierte Ausgabenrichtlinien befolgen, um 50% höher ist, wenn diese klar kommuniziert werden. Es ist auch dreimal wahrscheinlicher, dass sie sich fair vergütet fühlen, wenn die Spesenrichtlinie klar und aktualisiert ist.

Einige Unternehmen bieten produktivitätssteigernde Käufe wie Kopfhörer oder Monitore an. Mit erweiterten Richtlinien, die es ermöglichen, von zu Hause aus zu arbeiten, erreichen die Mitarbeiter die Lebenszeitgrenzen schnell und ohne eigenes Verschulden. KI kann Mitarbeiter, die sich diesen Schwellenwerten nähern, automatisch überwachen und diese entsprechend anpassen.

2. Duplizieren

DoppelteAusgabenkönneninverschiedenenFormenauftreten.EinMitarbeiterkönnte:

  1. Absichtlichoder unabsichtlicheinenBeleg fürdieselbeAusgabemehr alseinmalinseparaten Spesenabrechnungen einreichen
  2. EineAusgabedoppelt einreichen,einmalmit einemBelegundeinmal miteinemMRA(„missing receiptaffidavit“– eidesstattlicheErklärung überfehlendenBeleg)
  3. EineBarausgabe alsAusgabemelden, dieeigentlichauf derFirmenkarte verbuchtwurde

3. AusgabenaußerhalbderRichtlinie

ErkennenSieeklatanteVerstößegegendieRichtlinien,von MassagenüberSportwagenbishinzuSofas,diealsHome- Office-Möbelgemeldetwurden.SelbstwenneinUnternehmen untereinemanderenNamentätigist,kannKIOnline-Quellen wieGoogleoderYelpheranziehen,umdiewahreNaturdes GeschäftseinesHändlerszubestimmen.

ZumBeispielhatdieKIvonAppZendenHändlernamen„K-Kel, Inc“alsDBA-NamenfürdenStripclubSpearmintRhinoentlarvt.

4. Bestechungundandere illegale Handlungen

GeschenkeanKundenoderLieferantenkönnenlegitime Ausgabensein.AberGeschenkeanbestimmteausländische Regierungsbeamteoderanderepolitischexponierte PersonenkönntengemäßdenUS-Bundesvorschriftenals BestechungangesehenwerdenundIhrUnternehmenin großeSchwierigkeitenbringen.KIistfürdieEinhaltungvon Vorschriftenunerlässlich,dasieNamenmitDatenbanken abgleichenundGeschenkempfängerverifizierenkann.

5. Reise-Upgrades

DerMissbrauchvonAusgabenkanneinfachoder aufwendigsein–vonderEinreichungpersönlicher AusgabenaufeinerReisebishinzumKaufeinesteuren Flugtickets,nurumeinenniedrigerenTarifzustornieren undumzubuchen,umdieDifferenzeinzusparen.Unnötige Upgradessindebenfallsüblich.Beispielsweisekönnte

einMitarbeiterseinFlugticketaufdieersteKlasseoder seinStandard-HotelzimmeraufeineSuiteumbuchenund behaupten,dasseskeineanderenTicketsbzw.Zimmer mehrgab.WährendandereLösungenmöglicherweiseeine ungewöhnlichhoheRatemelden,könnennurKI-Systeme nachKostenabweichungeninverschiedenenKategorien suchenundkontextbezogeneBeweiseverwenden,umdie korrektenAusgabenfüreinemanuelleÜberprüfungzu kennzeichnen.

6. Grenzen testen

DiemeistenUnternehmensindsichdarüberimKlaren,wie vielsiebeibestimmtenAnlässen(z.B.einMittagessenfür einePersonaufeinerGeschäftsreiseimVergleichzueinem AbendessenmitKunden)fürEssenundAlkoholerstatten werden,aberdasbedeutetnicht,dassMitarbeiternicht versuchenwerden,dieGrenzenetwaszuverschieben.

WährendeinzusätzlichesGetränkodereineVorspeisein derRegelkeinegroßeSacheist,könnenwiederkehrende MahlzeitenimWertvon500USDinMichelin-Restaurants IhrenUmsatzbeeinträchtigen.KI-gestützteSystemesollten IhreAufmerksamkeitaufdieechtstenAusgabenlenken, damitIhrTeamkeineZeitdamitverbringt,kleineÜberschüsse zukontrollieren.

7. Wiederholungstäter

Vielleicht hat ein Mitarbeiter regelmäßig zusätzliche Aufschläge zu den regulären Ausgaben hinzugefügt,
z. B. eine Taxifahrt am Flughafen im Wert von 75 USD, wenn er in Wirklichkeit 50 USD ausgegeben hat. Oder jemand reicht wiederholt Ausgaben mit fehlenden Belegen ein oder sie liegen knapp unterhalb der Schwelle Ihres Unternehmens, Belege zu verlangen, um fälschliche Behauptungen zu verbergen. Emburse und AppZen können verdächtige Muster in einzelnen Spesenabrechnungen und Ausgabenmustern einzelner Mitarbeiter erkennen, um sicherzustellen, dass dein Unternehmen nicht betrogen wird.

8. Bestimmte Anforderungen an die Einhaltung von Richtlinien

GroßeUnternehmenhabenoftspezifischeAnforderungen, dieschwermanuellzusteuern,geschweigedenn zuautomatisierensind.EinigeAnwaltskanzleien verlangenbeispielsweisevonihrenMitarbeitern, dasssieSoftwareabonnementsüberBeschaffung undnichtüberAusgabenerwerben,damitsiedie Abonnementverpflichtungengenauverfolgenkönnen.

DiegenaueIdentifizierungeinespotenziellenSoftwarekaufs istjedochschwierig.(WelcheUnternehmenverkaufen Software?WelcheSKUssindSoftwareimVergleichzu SchulungenoderSupport?)KI-Modellekönnendiese Belastungverringern,indemsieesUnternehmenmit besonderenKlassifizierungsanforderungenermöglichen, dieArbeitzuautomatisieren,waszuerheblichen ZeiteinsparungenführtundZuordnungsfehlervermeidet.

EineweiteregängigePraxisinprojekt-oder förderungsorientiertenUnternehmenistdieErstellung einmaligerSchwellenwerteundRichtlinienfürbestimmte Projekte.EinigeausländischeKundenerstattenbeispielsweise möglicherweisedenBusiness-Class-Flugpreis,inanderen SituationenistjedochnurdieEconomy-Klasseakzeptabel.

KI-basierteSystemekönnenAusgabeninnerhalbbestimmter Hauptbuchcodes(GL)durchsetzen,dieKundenprojekte, Fördermittel,Firmenveranstaltungenusw.repräsentieren.

Wie KIhelfen kann

KI-basierteAusgabenautomatisierungslösungensindeineschnelleundkostengünstigeMöglichkeitzur VerwaltungderAusgabenvonAnwaltskanzleien.WährendregelbasierteSystemeundmanuellePrüfungen einigeMehrausgabenundMissbrauchaufdeckenkönnen,kannIhnennurKI-gestützteSoftwareein vollständigesBildallerAusgabenliefern.

ImFolgendensinddieentscheidendenAnforderungenaufgeführt,wennSieeineKI-Lösungin Betracht ziehen, um sicherzustellen, dass Ihr Emburse T&E-Programm stets den Richtlinien entspricht:

100%-igePrüfung, Vorauszahlung

PrüfenSieautomatisch100%derAusgabenvor derErstattungaufDuplikate,Diskrepanzenund potenziellenBetrug,umfestzustellen,welche SpesenabrechnungeneinemanuelleÜberprüfung erfordernundwelchedirektzurZahlung weitergeleitetwerdenkönnen.AufdieseWeise könnenSieAusgaben,dienichtdenRichtlinien entsprechen,vorderZahlungablehnen,anstatt zuversuchen,Ausgabenzurückzufordern,wenn eszuspätist.

Bereicherung durchIntellgenz

KritischeInformationen,dieSiebenötigen,um Ausgabenzuvalidieren,sindwahrscheinlichüber dasgesamteUnternehmenoderinexternenOnline- Quellenverteilt.KIkanndasInternetdurchsuchen, umHändlerundPreisezuüberprüfenundPersonen anhandvonregulatorischenListenzuverifizieren, wiez.B.solche,diepolitischexponiertePersonen identifizieren.DiesermöglichtesIhnen,IhrRisiko vollständigzubewerten,indemSiezusätzlichen Kontexteinbringen,umjedeTransaktion zuverstehen.

Dokumente verstehen

OCRkannTextdigitalisierenundnachnumerischen BeträgenoderSchlüsselwörternsuchen,versteht jedochdenKontextnicht.KIverstehtAusgaben undkannlernen,nutzerdefinierte,kostenbezogene DokumentewieGeschäftsbegründungsformulare zulesen.Sieweiß,dasseinRootBeerFloataufeinem BelegeinDessertundkeinBierist.Undwennvor derBewirtungbestimmterKundeneinebesondere Vorabgenehmigungerforderlichist,kanndieKIdies ebenfallsvalidieren.

Anpassen

Unternehmensfinanzteamsverfügenoftüber einzigartigeAusgabenrichtlinien,dienurschwer automatischdurchzusetzensind.Diesliegtdaran, dasssiehäufigaufeindifferenziertesVerständnis einesbestimmtenSachverhaltsoderaufdieFähigkeit angewiesensind,unterstützendeDokumentezu lesenundzuverstehen.KIkannsokonfiguriert werden,dasssiedieseSituationeningroßem Maßstabangeht.WennSieesträumenkönnen, kannKIesautomatisieren.

Risikendetailliertbewerten

StellenSiefest,welcheAusgabenfehlerhaft,betrügerisch odernichtmitdenRichtlinienIhresUnternehmensvereinbar sind–ermittelnSiedoppelteAusgabenimgesamten Unternehmen,unabhängigdavon,obsievonderselben odervonverschiedenenPersonenstammen.EffektiveKI- LösungenbewertenkontinuierlichdasRisikoundermöglichen esIhnen,automatisierteMaßnahmenzuergreifen.

Prozesseoptimieren

MitderMöglichkeit,dasRisikojederAusgabezu berechnen,könnenSiedenAusgabengenehmigungsprozess sicherautomatisieren.KIlässtsichindeinbestehendes Ausgabenautomatisierungssystemintegrieren,um jedeAusgabein Echtzeitzu überprüfen,umFehler, VerschwendungundBetrug zuerkennen. Dieshilft Ihnen,dieRückerstattungszeitenzuverkürzen,Ihre Mitarbeiter zufrieden zu stellen und gleichzeitig alle Fehler, Verschwendung,BetrugundNichteinhaltungaufzudecken.

Verstehenundverbessern

DurchdieAutomatisierungdes SpesenausgabenmanagementswerdenErkenntnisse,Trends undBenchmarksausdenKöpfenIhrerPrüfer(dieohnehin nichtallessehenkönnen)geholtundstehenIhnensofortzur Verfügung.Voneiner360-Grad-AnsichtIhrerAusgaben,die esIhnenermöglicht,RisikeninEchtzeitzulokalisierenundzu kontrollieren,bishinzumVergleichIhrerAusgaben,Risiken undBetriebsleistungmitIhrerLeistungimJahresvergleichist KI-basierteDatenanalysederSchlüsseldazu,auseinemguten Programmeingroßartigeszumachen.

Fazit

Die Kosten von Anwaltskanzleien im Griff zu haben, beginnt mit der Erstellung klarer Kostenrichtlinien und der effektiven Kommunikation über alle Teamebenen hinweg. KI-Lösungen zusätzlich zu Ihren Emburse-Lösungen können die Compliance durchsetzen, Betrug und andere Risikofaktoren beseitigen und erhebliche Ausgabenverluste verhindern.

Sie erhalten eine automatisierte Lösung, um die Kostenverarbeitung ohne zusätzliche Personalressourcen zu adressieren. In einer Zeit, in der das Ausgabenmanagement wichtiger denn je ist, ist es mehr als willkommen, mit weniger mehr zu erreichen.

Über Emburse

EmbursemachtkomplexesSpesenmanagementganz einfach.UnserSpesen-undReisekostenmanagement, unsereKreditoren-Automatisierungundunsere Zahlungslösungenwerdenvonmehrals12Millionen Fachleutengenutzt,darunterCFOsundFinanzteams, ReisemanagerundGeschäftsreisende.Mehrals 20.000Unternehmenin120Ländernverlassen sichaufuns,wennesumdieeinfacheVerwaltung ihrerAusgabengehtundzählenaufunsere benutzerfreundlichenToolsundunseren persönlichenSupport. WirsorgenfürEffizienzundZeitersparnis, erhöhendiefinanzielleTransparenz,verbesserndie AusgabenkontrolleunddieEinhaltunggesetzlicher VorschriftensowiedieQualitätvonGeschäftsreisen. SokönnensichunsereKundenundihreTeamsauf daskonzentrieren,wasinihrempersönlichenund beruflichenLebenamwichtigstenist.

Über AppZen

AppZen,einPionierimBereichdesautonomen Ausgabenmanagements,revolutioniertdenBack- Office-FinanzbetriebmitKI-Technologiefürdie Unternehmensfinanzierung.UnsereLösungen wurdenspeziellfürdieFinanzabteilungentwickelt undfürMillionenvonTransaktionengeschult.Sie bietenunübertroffeneGenauigkeitundEffizienzbei derAutomatisierungvonAusgaben-,Rechnungs- undKartenverarbeitung.DieKIlässtsichnahtlos inbestehendeWorkflowsintegrierenundlernt deineinzigartigesAusgabenprofilkennen,um EntscheidungeninEchtzeitzutreffenundBetrugund unnötigeAusgabenzureduzieren. AppZenwirdvonglobalenUnternehmen,darunterein DrittelderFortune-500-Unternehmen,eingesetzt undbeschleunigtdieAgilitätundRisikominderungdes UnternehmensundbietetmehrZeitfürstrategische, sinnvolleArbeit.