So gewinnen Sie die Zustimmung des CFO’s zur Automatisierung Ihres Spesenmanagements

Die Herausforderung der Automatisierung

In der sich ständig verändernden Landschaft des Finanzmanagements ist Automatisierung der Schlüssel zu Effizienz, Compliance und strategischem Verständnis. Die Automatisierung ist mehr als nur eine Verbesserung der betrieblichen Leistungsfähigkeit, denn sie ermöglicht es CFOs und Finanzteams, als Architekten der Rentabilität und des strategischen Wachstums zu agieren.

Doch trotz der eindeutigen Vorteile arbeiten viele Unternehmen noch immer mit manuellen Spesenabrechnungen. Dieses Festhalten an veralteten Methoden bindet Ressourcen und behindert die Transparenz und die Compliance, und sorgt dafür, dass Fehlern und Betrug Tür und Tor geöffnet wird.

Die Herausforderung? Die Vorteile der Automatisierung mit den strategischen Zielen der CFO’s in Einklang zu bringen.

Genau darum geht es in diesem Leitfaden. Zunächst finden wir heraus, was für CFOs die höchste Priorität hat, bevor wir uns die fünf Elemente genauer ansehen, die in einem Business Case für die Automatisierung des Spesenmanagements enthalten sein sollten. Am Ende dieses Leitfadens werden Sie in der Lage sein, selbst den skeptischsten CFO für sich zu gewinnen.

Die sich ändernde Rolle des CFO

Untersuchungen von Deloitte, McKinsey und KPMG bestätigen, dass CFOs nicht mehr nur finanzielle Aufseher sind, sondern entscheidende Akteure für strategisches Wachstum. Ihre Aufgabe besteht nun darin, auf innovative Weise die Kosten zu kontrollieren, die Effizienz zu steigern und fundierte Entscheidungen zu treffen. Die Automatisierung ist ein operatives Upgrade und eine strategische Notwendigkeit.

Ein schnelleres Unternehmenswachstum stellt die CFOs jedoch vor neue Herausforderungen. Dies gilt insbesondere für mittelständische Unternehmen mit einem Jahresumsatz zwischen 50 und 500 Millionen Euro. CFOs müssen Strategien entwickeln, um das Wachstum zu unterstützen, die finanzielle Komplexität zu bewältigen und die Kosten zu kontrollieren.

Wachstumsorientierte CFOs benötigen Tools, um Möglichkeiten zur Kostenreduzierung zu ermitteln, die unternehmensweite Produktivität und Effizienz zu steigern, die Transparenz von Finanzen und Ausgabentransparenz zu erhöhen, strategische Entscheidungen zu unterstützen und Bedenken hinsichtlich Risiken und Compliance zu mindern. Automatisierung ist der Schlüssel, um diese Bedürfnisse zu erfüllen.

Fünf strategische Vorteile der Spesenmanagement-Automatisierung

Um eine Genehmigung für eine Reisekostenmanagementlösung zu erhalten, müssen Finanz- und Controllingexperten überzeugend darstellen, wie die Automatisierung dem CFO helfen wird, das Wachstum des Unternehmens zu fördern. Im Folgenden werden fünf Möglichkeiten beschrieben, wie die Automatisierung den CFOs hilft, ihre Ziele für das Unternehmenswachstum zu erreichen.

Die Senkung der Kosten für die Ausgabenbearbeitung ist eine Möglichkeit, die Gewinnmargen zu steigern. Die Global Business Travel Association hat herausgefunden, dass die Bearbeitung einer Spesenabrechnung in einem Unternehmen 54 Euro kostet und die Mitarbeiter durchschnittlich 20 Minuten für die Einreichung einer Spesenabrechnung benötigen. Darüber hinaus enthalten 19 % der Spesenabrechnungen fehlerhafte Angaben, die die Unternehmen 48 Euro und durchschnittlich 18 Minuten Zeit für die Korrektur kosten.

Die Automatisierung des Reisekostenmanagements senkt die Kosten für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen deutlich und verwandelt unnötige Kosten in Einsparpotenzial. Durch die Rationalisierung von Prozessen, Genehmigungen und Rückerstattungen und den Wegfall der Kosten für den Druck, die Zustellung und die manuelle Bearbeitung von Spesenbelegen können sich die Finanzteams auf Projekte konzentrieren, die die strategischeren Visionen der CFOs für ihre Teams unterstützen.

Die Automatisierung der Ausgaben befreit die Finanzteams von zeitraubender manueller Bearbeitung, so dass sie sich auf wertschöpfende Aktivitäten konzentrieren können, wie z. B. die Einhaltung der Vertragsbedingungen mit den Lieferanten. Forrester berichtet, dass 74 % der Entscheidungsträger im Bereich Reisekosten und Spesen die Verbesserung der Spesenmanagementprozesse und -Tools als entscheidend für die Kostensenkung und die Steigerung der Unternehmenseffizienz ansehen.

Spesenmanagementlösungen rationalisieren die Erstellung, Einreichung, Genehmigung und Erstattung von Spesenabrechnungen mit nur wenigen Klicks. Die elektronische Einreichung löst Arbeitsabläufe und Genehmigungsprozesse aus, wobei Vorgesetzte und Mitarbeiter durch automatische E-Mails über den Status der Abrechnung informiert werden.

Dadurch müssen die Mitarbeiter nicht mehr jeden Monat Zeit damit verbringen, Papierbelege abzuheften, monatliche Spesenabrechnungen auszudrucken oder Speseninformationen an ein anderes Büro zu senden. Manager müssen Speseninformationen nicht mehr manuell abgleichen, zudem reduziert die Automatisierung das Fehlerpotenzial deutlich.

Einer der wichtigsten Vorteile der Spesenautomatisierung ist die bessere Übersicht über die Finanzvorgänge. CFOs können Echtzeiteinblicke in Ausgabenmuster gewinnen, was eine fundiertere Entscheidungsfindung und strategische Planung ermöglicht. Diese Transparenz ist entscheidend für die Aufrechterhaltung der Budgetdisziplin und die Identifizierung von Möglichkeiten zur Kosteneinsparung.

Nach Angaben der Aberdeen Group budgetiert ein durchschnittliches Unternehmen zwischen 6 und 12 Prozent seiner Gesamteinnahmen für Spesen. Da die Ausgaben für Reisen und Unterhaltung einen bedeutenden Teil des Jahresbudgets eines typischen Unternehmens ausmachen, ist die Kontrolle der Ausgaben entscheidend. Laut IFP haben aber 28 % der mittelständischen Unternehmen keinen zeitnahen Einblick in Ausgabendaten.

Die Kostenautomatisierung stellt datengestützte Erkenntnisse für CFOs und andere Cash-Manager zur Verfügung. Zudem wenden laut PwC die leistungsstärksten Finanzunternehmen 20 % mehr Zeit für die Analyse als für die Datenerfassung auf.

CFOs sind nicht mehr nur Finanzbuchhalter, sondern auch Wachstumsstrategen. Um schnelle, fundierte Entscheidungen über Cash-Flow und Ausgaben treffen zu können, müssen sie sofortigen Zugriff auf Informationen haben. Manuelle Prozesse im Spesenmanagement hindern CFOs und andere Führungskräfte daran, auf die Daten für finanzielle Prognosen, Kostenkontrolle, Compliance und unternehmensweite Ausgabentransparenz zuzugreifen.

Automatisierte Spesenmanagementlösungen bieten umfassende Berichte in Echtzeit und Einblick in die Ausgabendaten. Dadurch erhalten CFOs sofortigen Zugang zu umsetzbaren Erkenntnissen, mit denen sie die Ausgaben im Vergleich zu den Budgets messen, Überschreitungen der Budgets feststellen und die Ausgaben mit den sich entwickelnden Geschäftszielen abstimmen können.

Diese Lösungen können auch Möglichkeiten zur Konsolidierung von Lieferanten aufzeigen und Beschaffungsteams mit den Daten beliefern, die sie für die Aushandlung von Lieferantenverträgen benötigen.

Laut dem Institute of Finance and Management (IOFM) priorisieren CFOs die Reduzierung von Compliance-Risiken, da Verstöße zu Geldstrafen, Bußgeldern und Reputationsschäden führen können, die das Wachstum behindern.

Die Automatisierung des Reisekostenmanagements stärkt die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem sie Transparenz bei den Ausgaben schafft. CFOs und Controller tragen in der Regel die Verantwortung dafür, dass diese Kontrollen und Nachverfolgungsverfahren vorhanden sind.

Automatisierte Spesenlösungen bieten sofortigen Zugriff auf Spesenabrechnungsdaten und integrierte Compliance-Funktionen. Buchhalter und Führungskräfte können innerhalb des Systems harte und weiche Reiserichtlinien festlegen. Die Mitarbeiter werden gewarnt, wenn eine Ausgabe einen Höchstbetrag überschreitet, und können dann ihren Erstattungsantrag ändern oder zurückziehen. Die Lösung prüft dann die Ausgaben, wobei nicht konforme Posten gekennzeichnet oder abgelehnt werden. Die Automatisierung ermöglicht den Unternehmen zudem eine einfache Prüfung der Reisekosten für jeden einzelnen Mitarbeiter, anstatt sich auf stichprobenartige, weitgehend manuelle Prüfungen zu verlassen.

Umsetzung der Vision für finanzielle Spitzenleistung

Der Weg zur Automatisierung ist nicht ohne seine Herausforderungen, aber der Weg wird von denjenigen gut durchdrungen, die den strategischen Wert dieser Transformation erkannt haben. Als Finanz- und Controllingexperte geht Ihre Rolle über die reine Verwaltung von Zahlen hinaus. Es geht darum, Ihr Unternehmen auf Wachstum und operative Exzellenz auszurichten. Die Nutzung der Spesenmanagementautomatisierung ist ein entscheidender Schritt auf diesem Weg und bietet einen Hebel zur Verbesserung der Rentabilität, Effizienz und strategischen Agilität.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Ihr Unternehmen von der Automatisierung des Spesenmanagements profitieren kann, sehen Sie sich folgende Ressourcen an: