Ausgabenoptimierung ist viel mehr als nur Ausgabenmanagement — sie ist ein integriertes Konzept zum Umgang mit Unternehmensausgaben, das umfassende Automatisierung, digitale Transformation und bestmögliche Nutzbarkeit von Daten für reibungslose Finanzprozesse beinhaltet.
Für führende Unternehmen im Finanzbereich, denen klar ist, dass die Analyse von Finanzdaten ein entscheidender Erfolgsfaktor ist, stellt sich die Frage, was genau eine Plattform zur Ausgabenoptimierung leisten muss.
Der folgende Überblick zeigt Ihnen, worauf Sie bei der Auswahl einer Plattform zur Ausgabenoptimierung achten sollten, damit Sie keine Lösung anschaffen, die nicht zu Ihren Anforderungen passt und deshalb nur geringen oder überhaupt keinen ROI bietet.
1. Wie sicher (oder unsicher) sind Ihre derzeitigen Zahlungsverfahren?
Zuerst müssen Sie ermitteln, welche Risiken mit Ihren aktuellen Zahlungsprozessen verbunden sind. Denn Verluste in diesem Bereich können sich erheblich auf die Unternehmensbilanz als Ganzes auswirken. Einem aktuellen Bericht der Association of Certified Fraud Examiners zufolge gehen jährlich 5 % des Umsatzes durch Betrug verloren. Weltweit betrachtet erreichte der Betrug mit Zahlungskarten im Jahr 2019 die astronomische Summe von ca.28,65 Mrd. EUR.
Bei Kreditoren-Prozessen gibt es viele Schwachstellen und Fehlerquellen vom beabsichtigten Betrug bis zu versehentlicher Fehlverwendung. Diese Risiken werden durch manuelle papierbasierte Prozesse und ineffiziente Workflows zusätzlich verstärkt. Um sie zu erkennen und zu beseitigen, sollten Sie sich die Frage stellen, wie Ihre Organisation mit folgenden Themen umgeht:
- Aufgabentrennung: Wer hat die Befugnis zur Genehmigung oder Ablehnung der Transaktionen — ein spezialisiertes Team oder ein einzelner Mitarbeiter? Werden in letztgenanntem Fall die Prüfungen und Genehmigungen dieses Mitarbeiters in irgendeiner Weise kontrolliert oder handelt er ohne spezielle Aufsicht?
- Genehmigung von Transaktionen: Prüft eine Person oder ein Team alle Zahlungen, bevor diese ausgeführt werden? Wie viel Einblick in die Transaktionen haben Sie?
- Unangekündigte Prüfungen und Kontrollen: Gibt es in Ihrer Organisation interne Verfahren für stichprobenartige unangekündigte Kontrollen? Werden diese Kontrollen von einer unabhängigen Drittpartei durchgeführt?
- Sicherheit von Zahlungsvorgängen: Verfügen alle unternehmenseigenen Geräte über ausreichenden Schutz, z. B. durch Firewalls mit regelmäßigem Update? Nutzen die Mitarbeiter sicherheitsanfällige physische Karten oder sichere virtuelle Karten?
Diese Fragen sind von entscheidender Bedeutung für alle mit Finanzen befassten Bereiche von der Kreditorenbuchhaltung über abteilungsinterne Ausgaben bis hin zu individuellen Spesen oder Reisekosten. Letztlich muss sich die Risikoanalyse auf alle möglichen Schwachstellen innerhalb der Organisation erstrecken. Sie müssen alle Systeme von Einkäuferkarten über Reisekosten- und Spesenbelegen bis zu elektronischen Zahlungen und Papierrechnungen einzeln in den Blick nehmen. Anschließend müssen Sie die Daten dieser einzelnen Systeme mit den Daten aller anderen Systeme vergleichen, um ein vollständiges Bild des Risikos zu erhalten, dem Ihre Organisation ausgesetzt ist.
2. Wie gut abgestimmt sind Ihre aktuellen Zahlungsprozesse?
Wenn Sie die Ausgabendaten Ihrer Organisation effektiv zusammenfassen wollen, brauchen Sie integrierte Systeme, die optimale Zugänglichkeit und Nutzbarkeit von Daten bieten und Ihnen so ein komplettes Bild verschaffen. Man könnte denken, das versteht sich von selbst – aber vielen CFOs und anderen führenden Unternehmen im Finanzbereich ist nicht bewusst, wie ineffizient ihre Finanzprozesse ohne ein solches Gesamtbild sind. Häufig entstehen große Abstimmungsprobleme zwischen dem Management und einzelnen Teams.Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise ein System für Spesen und Reisekosten oder die Kreditorenbuchhaltung und ein anderes für die Gehaltsabrechnung nutzt, brauchen Sie eine Optimierungslösung, die mit beiden Systemen vernetzt ist und dadurch umsetzbare Erkenntnisse liefert.Wenn Sie wissen wollen, wie gut Ihr derzeitiges Ausgabenmanagement tatsächlich funktioniert, sollten Sie folgende Aspekte in den Blick nehmen:
- Benutzerfreundlichkeit: Wie einfach und intuitiv sind Ihre aktuellen Prozesse für das Zahlungs- und Ausgabenmanagement? Können zum Beispiel die Kreditorenbuchhaltung und andere Abteilungen, Teams und Einzelpersonen ihrem Bedarf entsprechend auf die Lösungen zugreifen?
- Remote-Mitarbeiter: Können ganz oder teilweise außerhalb des Unternehmens arbeitende Mitarbeiter problemlos Belege online oder über Mobilgeräte einreichen? Und können Sie ebenso problemlos deren Auslagen prüfen und erstatten?
- Online-Sicherheit: Sind Ihre Mitarbeiter ausreichend zum Thema sicheres Online-Verhalten geschult? Welche Maßnahmen greifen, wenn ein System kompromittiert wird? Wer wird in solchen Fällen benachrichtigt?
3. Was sind Ihre langfristigen Ziele im Bereich Ausgaben?
Bevor Sie Optimierungsmaßnahmen in Angriff nehmen, müssen Sie sich ein Gesamtbild der Ausgabensituation verschaffen. Was ist Ihr langfristiges Ziel (bzw. das ideale Ergebnis) bei den Ausgaben Ihrer Organisation?Die Antwort ist möglicherweise ganz einfach und lautet: „Mehr Kontrolle und Überblick über Ausgaben“. Wenn dem so ist, bestehen beste Erfolgsaussichten: Plattformen zur Ausgabenoptimierung, die Trends nachverfolgen, führen schon im ersten Jahr nach ihrer Einführung zu einem 70-prozentigen Rückgang nicht regelkonformer Ausgaben.Aber unabhängig von kurzfristigen Zielen sollten Sie langfristig Folgendes anstreben:
- Präzisere Ausgabendaten mit so viel Automatisierung wie möglich
- Integration von Ausgabendaten und unternehmerischen Entscheidungen (d. h. Gewinnung konkret umsetzbarer Erkenntnisse aus den Daten für informierte zielsichere Entscheidungen)
- Nachverfolgung der Ergebnisse (was hat funktioniert und was nicht? Haben sich die Daten als zutreffend und verlässlich erwiesen?)
Die Optimierung des Ausgabenmanagements ist ein fortlaufender und schrittweiser Prozess, der regelmäßig neu bewertet werden muss:
- Woran messen Sie Veränderungen der Unternehmenskultur? Beleuchten Sie vor, während und nach der Implementierung der Lösung bestimmte Aspekte der Unternehmenskultur und beobachten Sie die Effekte innerhalb des Teams. Das Ergebnis wird Sie überraschen.
- Wie wirken sich optimierte Prozesse und Lieferanten-Masterdaten auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus?
- Welchen Wert haben die Sekundäreffekte von effektiveren Prozessen und weniger Datenmüll?
4. Hilft Ihr derzeitiges Ausgabenmanagement dabei, Arbeitsinhalte besser und angenehmer zu gestalten?
Es ist klar, dass zufriedenere Mitarbeiter produktiver arbeiten. Teams, die engagiert arbeiten, sind 21 % effektiver als Teams, bei denen das nicht der Fall ist.
Arbeit menschlicher zu gestalten — und so für Engagement und Zufriedenheit von Mitarbeitern zu sorgen — ist für das organisatorische Funktionieren und die finanzielle Stabilität von Unternehmen wesentlich wichtiger, als viele denken. Überraschen mag, dass auch Faktoren wie die angewandten Zahlungsprozesse großen Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter haben.
Ebenso wie Mitarbeiter durch mühsame, zeitaufwendige Arbeiten demotiviert werden können und sich nicht wertgeschätzt fühlen, verschaffen ihnen effektive Prozesse Zeit für Tätigkeiten, die sie als wesentlich sinnvoller und befriedigender empfinden was sie zufriedener und produktiver macht. FOW Media zufolge sind Unternehmen, die Automatisierung implementieren, im Vergleich fast ein Drittel (31 %) produktiver.
Wenn Sie feststellen wollen, wie Prozesse des Ausgabenmanagements Arbeit menschlicher machen, können Sie folgende Fragen stellen:
- Mühevolle und zeitaufwendige Aufgaben: Wie viele Stunden pro Woche verbringen Mitarbeiter mit manuellen papierbasierten Vorgängen? Der durchschnittliche Sachbearbeiter in der Kreditorenbuchhaltung bearbeitet manuell fünf Rechnungen pro Stunde, und in großen Unternehmen kann die Verarbeitung einer einzelnen Rechnung mehr als 11 Tage dauern. Machen Sie sich bewusst, wie viel Zeit Sie durch Automatisierung solcher Routinetätigkeiten sparen könnten.
- Verbesserung der aktuellen Prozesse: Wo ist die bereits implementierte Automatisierung am effektivsten und hilfreichsten? Wo ist sie am wenigsten effektiv? Wie viele Mitarbeiter arbeiten nach wie vor standardmäßig manuell, obwohl Automatisierungslösungen vorhanden sind?
Ausgabenoptimierung ist ein Muss für innovative Organisationen
Die Furcht vor einer globalen Rezession ist in aller Munde – in dieser Situation sind die Unternehmen am besten aufgestellt, die die richtigen Investitionsentscheidungen treffen. Aber Ausgaben nur zu verwalten, reicht nicht aus. Sie müssen optimalen Überblick über Ausgaben gewinnen, um erkennen zu können, wo sich Investitionen auszahlen. Auf dieser Basis können Sie in diesen Bereichen noch aktiver werden und Aktivitäten mit geringer Rendite zurückfahren.
Hier finden Sie eine umfassende Checkliste mit Informationen zu den Komponenten, die Sie brauchen.